e-facturatie tussen handelspartners uit de FMCG & Foodservice sector + vanuit die sector naar overheid

Jouw bedrijf behoort tot de FMCG of Foodservice sector en wenst:

  • e-facturen (elektronische facturen) te verzenden naar of te ontvangen van handelspartners uit de eigen sector
  • e-facturen te verzenden naar overheidsklanten uit de publieke sector

Dan gebruik je het best

Deze e-factuur is onderdeel van een set van 3 elektronische handelsdocumenten: HO2C e-bestelbon (ORDERS), HO2C e-leverbon (DESADV) en HO2C e-factuur (INVOIC).

HO2C

Ondersteunde factuur- en creditnotascenario’s:

De HO2C e-factuurhandleiding bevat heel wat scenario’s die enkel bij transacties tussen handelspartners uit de FMCG- en Food Service sector relevant zijn, maar niet bij e-facturatie naar de overheid.

Toch zijn alle beschreven scenario’s geïmplementeerd volgens de voorbeelden uit de handleiding. Dit impliceert wel dat, indien zuivere scenario’s gemengd worden, het testen van dit nieuwe scenario aanbevolen is. *

Aanvulling op handleiding voor e-facturatie naar overheid:

In dit document vindt u het overzicht van de elementen die aan de HO2C e-factuur standaard toegevoegd moeten worden om naar de overheden te kunnen factureren.*

* Indien u concreet wil weten welk EANCOM-segmenten, data-elementen en codes extra moeten worden toegevoegd, kan u onze helpdesk contacteren om een sub/superset Message Implementation Guide van HO2C INVOIC voor overheidsfacturatie te ontvangen.

Stappenplan voor het starten met e-facturatie naar de overheid:

We gaan er van uit dat jouw bedrijf momenteel al HO2C e-facturen verstuurt en/of ontvangt van handelspartners binnen de FMCG & Foodservice sector.

  1. Meld je aan bij GS1
    Vul het volgende formulier in om je bij GS1 Belgilux aan te melden.
    Op die manier hebben wij een overzicht van alle partijen die van dit systeem gebruik maken.

  2. Controle voorbeeld e-facturen door GS1
    Bereid per factuur/creditnotascenario dat jouw bedrijf met de overheid gebruikt, een voorbeeld EDI-bestand voor. Contacteer hiervoor eventueel de leverancier van jouw boekhoudsoftware of EDI solution provider.
    De helpdesk van GS1 Belgilux vraagt deze bestanden bij jou op en controleert of ze conform de HO2C INVOIC e-factuur standaard zijn.
    Een voorbeeld moet slechts één scenario bevatten (maak dus geen combinatie van verschillende scenario’s) en een beperkt aantal lijnen.

  3. Opzetten verbinding tussen jouw bedrijfsnetwerk en e-facturatieplatform overheid (Mercurius) door solution providers
    Als de voorbeeldfacturen/creditnota’s conform de HO2C INVOIC e-factuur standaard zijn, ontvang je van GS1 Belgilux een formulier. Dit moet je ingevuld bezorgen aan de EDI solution provider die het e-factuurplatform van de overheid (Mercurius) beheert, nl. Babelway.
    Vervolgens zet Babelway samen met jouw eigen EDI solution provider een test- en productieverbinding (AS2) tussen jouw eigen bedrijfsnetwerk en het e-facturatieplatform van de overheid (Mercurius) op.

  4. Testen verzenden e-facturen naar e-factuurplatform overheid door overheidsleveranciers
    Wanneer jouw bedrijfsnetwerk en het e-facturatieplatform van de overheid (Mercurius) met elkaar verbonden zijn, moet je één of meerdere test e-facturen via de testverbinding naar de overheid sturen. De overheid controleert of ze jouw e-facturen in hun boekhoudsoftware kunnen importeren.

  5. E-factureren naar de overheid door overheidsleverancier
    Na een geslaagde import van jouw test e-facturen, geeft de overheid jou toestemming om jouw papieren facturen te vervangen door e-facturen en die via de productieverbinding te versturen.

Uitzondering:

Heeft jouw bedrijf plannen om ook e-facturen te verzenden naar, of te ontvangen van bedrijven uit andere private sectoren dan de sector waartoe jouw bedrijf behoort?

Overweeg dan om naast de sectorale standaard e-factuur HO2 INVOIC, ook de intersectorale standaard e-factuur PEPPOL BIS Billing 3.0 te gebruiken.

Peppol