STAP 3: Uitvoer audit

stap 3 uitvoer audit

De audit van de producten gebeurt digitaal op basis van de aangeleverde productafbeeldingen of het artwork. Zo vermijden we de complexiteit en kosten van een fysieke logistieke flow. De foto’s of artwork worden door speciale software verwerkt. Hierbij worden de verschillende informatieblokken op de verpakking geanalyseerd en geïnterpreteerd. De informatie in blokken die overeenstemmen met velden die volgens het auditprogramma moeten gecontroleerd worden, wordt uitgelezen en vergeleken met de gegevens van die velden in My Product Manager. Een auditeur zal het resultaat van die vergelijking beoordelen en informatieblokken die niet automatisch verwerkt konden worden, manueel bekijken. 

Aangezien de digitale bestanden de enige bron van informatie zijn voor de audit, is het van uiterst belang om de richtlijnen omtrent afbeeldingen te volgen.  Als de aangeleverde foto’s/artwork niet geschikt zijn om de audit uit te voeren (vb. bepaalde informatie is niet leesbaar of is verborgen onder een ander deel van de productverpakking), zal je per e-mail gevraagd worden nieuwe/extra foto’s/artwork op te laden vooraleer het auditproces verder kan gaan. Het product zal de status ‘inadequaat’ meekrijgen.  

score

Scoring: Tijdens het auditproces wordt voor iedere productfiche per controlepunt vastgelegd of de informatie in My Product Manager juist (score 1) of fout (score 0) is. De score van ieder controlepunt wordt vervolgens met een gewicht vermenigvuldigd dat het belang van het controlepunt bepaalt (1= laag, 5 = middelmatig, hoog = 10).  Het resultaat van deze vermenigvuldiging per controlepunt wordt vervolgens samengeteld en omgerekend naar een score op 100 voor die productfiche. 

Of de gemiddelde score van alle productfiches die in de steekproef zitten minstens 96 % is of minder, bepaalt de steekproefgrootte van het volgende kwartaal/semester.

Hier vind je een overzicht van de gecontroleerde velden alsook een link naar de beoordelingscriteria die gehanteerd worden bij audit.

Ter informatie

Zolang de audit bezig is, blijft de status van een product in de My Audits applicatie op ‘aangevraagd’ staan. De vooruitgang van de audit bij GS1 is voor een leverancier niet zichtbaar.