In het proces van aanmaken, controleren, verspreiden, accepteren en terugbetalen van nationale kortingsbonnen die in verschillende winkelformules gelden, zijn verschillende actoren betrokken. Zij hebben elk een specifieke rol te spelen.
Uitgever van de kortingsbon
De uitgever van een kortingsbon creëert een bon die uniek wordt geïdentificeerd met behulp van het Global Coupon Number (GCN). De gegevens van de kortingsbon worden ingevoerd via My Coupon Manager en vervolgens gesynchroniseerd en gedeeld met retailers.
Supermarkt
Retailers ontvangen dagelijks bijgewerkte kortingsboninformatie. Ze verwerken en integreren deze in hun kassasystemen, die vervolgens de bonnen kunnen interpreteren en valideren wanneer ze bij de kassa worden gescand. Aan het einde van elke dag worden alle scans van kortingsbonnen verzameld en teruggestuurd naar het clearinghouse.
Clearingshouse Highco Data
Het clearinghouse ontvangt inwisselingsgegevens van retailers, waaronder een overzicht van kortingsbonnen per winkel en per kassa, evenals fysieke kortingsbonnen. Het valideert de kortingsbonnen die door de winkeliers zijn geaccepteerd, vergoedt ze en factureert de kosten door aan de uitgever van de bon.
Opmerking: digitalisering van de informatiestroom in verband met de vergoeding van gescande kortingsbonnen en standaardisering van het validatieproces zullen papieren kopieën overbodig maken en de weg vrijmaken voor digitale kortingsbonnen.
GS1 Belgium & Luxembourg
GS1 is een standaardisatieorganisatie. GS1 beheert de standaard voor de unieke identificatie van kortingsbonnen (GCN) en de codering van deze code op een drager die aan de kassa kan worden gescand. Het houdt ook toezicht op de applicatie My Coupon Manager en de uitwisseling van kortingsboninformatie tussen GS1, retailers en het clearinghouse.
FOD Financiën
De FOD Financiën maakt het mogelijk om af te zien van btw op kortingsbonnen, waardoor een ingewikkeld proces van betaling en terugbetaling van btw op het kortingsbedrag vermeden wordt.
Retailers voorzien GS1 dagelijks van terugbetalingsgegevens om de kwaliteit te bewaken en het clearinghouse de mogelijkheid te bieden een efficiënt en correct terugbetalingsproces te garanderen. Op basis van deze informatie zal het clearinghouse de transacties valideren, de winkeliers terugbetalen en de uitgever van de kortingsbonnen opnieuw factureren.