“Eerste learnings & resultaten piloot auditprogramma bekend”
De afgelopen maanden was GS1 Belgium & Luxembourg druk in de weer met de opstart van het auditprogramma. GS1 voert met het verplichte auditprogramma steekproefsgewijs controles uit op de productinformatie van voorverpakte voedingsproducten in My Product Manager.
Hierbij wordt de etiketinformatie van het product met de gegevens uit My Product Manager vergeleken. Waarom? Zo zorgen we voor een betere datakwaliteit in de sector en wordt het belang hiervan benadrukt.
Via een pilootproject, wil GS1 alles op alles zetten om elke stap van het auditproces grondig te testen alvorens te lanceren bij een grote groep leveranciers. Steffie Defreyne, Project Lead Data Quality, deelt alvast de eerste resultaten en learnings nu de eerste twee stappen van het proces live zijn.
Opzet piloot
Tijdens het pilootproject werden 486 GTIN’s van 11 grote spelers onderworpen aan het auditproces met als doel de verschillende stappen van het auditproces te doorlopen en te testen.
Stappen van het pilootproject
Het auditpilootproject bestond uit drie stappen. Steffie Defreyne licht ze in een notendop toe:
- De leverancier verzamelt foto('s) en/of het artwork van de geselecteerde producten en uploadt deze in de MyAudits app. Deze stap is live.
- GS1 voert de audit uit en bezorgt de leverancier een rapport met de details over de eventuele fouten. Deze stap is live
- De leverancier corrigeert de fouten in My Product Manager en vraagt een re-audit aan voor de producten die geen 100% behaalden. Deze stap is ongoing.
Eerste resultaten in zicht
“De piloot voor het auditprogramma geeft alvast een interessante kijk op de stand van zaken wat betreft de datakwaliteit in de sector,” vertelt Steffie.
Zo zien we dat slechts 100 producten van de 486 GTIN’s ofwel 21 % slaagt voor de audit. Maar liefst 386 producten ofwel 79 % slaagt niet.
Slecht 21 ofwel 4 % van alle GTIN’s behaalde een score van 100 %. Dit wil zeggen dat de GTIN geen fouten bevatte bij de initiële audit.
• Gemiddelde datakwaliteit % best scorende leverancier: 94
• Gemiddelde datakwaliteit % slechtst scorende leverancier: 45
• Gemiddelde datakwaliteit % piloot: 85
Ondanks het relatief hoge gemiddelde datakwaliteit percentage, haalt slechts 21% van de producten bij de initiële audit de vooropgestelde minimumgrens voor datakwaliteit van 96% of hoger. Slechts 4% van de piloot producten behaalt onmiddellijk een score van 100%.
Geen enkele van de geauditeerde leveranciers genoot van het beloningsmechanisme. Alle producten werden dus opnieuw opgevraagd voor en re-audit.
De meest gemaakte fouten situeren zich bij de "nutriënten" en de zogenaamde “statements & claims”.
“Concreet gaat het hier over inhoudelijke fouten op de nutriënten. Dat kan bijvoorbeeld zijn dat er in My Product Manager bij de waarde voor suiker 5 gram staat, maar op de verpakking 6 gram.
Daarnaast komt het ontbreken van volledige nutriëntentabellen in My Product Manager voor, maar ook inhoudelijke fouten bij de ingrediënten zoals typfouten, vermelding allergenen, vergeten van het woord ‘ingrediënten’ voorafgaand de opsomming, enz. en fouten bij het gebruik van het veld ‘beschrijving van de netto inhoud’.
Daarnaast blijkt het verschil tussen de bereidings- en gebruiksinstructies moeilijk voor leveranciers,” merkt Steffie Defreyne op.
Wat heel goed werd onthaalt, is de tool zelf en de bijhorende documentatie zoals gebruiksinstructies, website, en opleidingen. Deze werden als gebruiksvriendelijk ervaren door zowel gebruikers als auditeurs.
Ook de rapportering werd zo ervaren. De Excel-downloadfunctionaliteit laat leveranciers toe om correcties uit te voeren of uitgevoerde correcties gemakkelijk bij te houden.
Wat we niet kunnen ontkennen, is dat de audit een impact kan hebben op de huidige processen binnen bedrijven.
“We dienen er rekening mee te houden dat bedrijven per GTIN gemiddeld 30 minuten nodig hebben voor de uitvoering van de voorbereidende stappen zoals het verzamelen van foto’s, controleren van de data in My Product Manager alsook het opladen van foto’s in MyAudits en opstarten van de audit.
Een learning uit de piloot was dan ook om de leverancier 4 weken voorbereidingstijd toe te kennen, zodat de taken voor audit gespreid kunnen worden en zo een lagere impact op de bedrijfsprocessen hebben.
