FAQ - Auditprogramma

My Audits is de tool van GS1 Belgilux voor het uitvoeren van audits op de productinformatie in My Product Manager. Tijdens de audit wordt de etiketinformatie van het product vergeleken met de gegevens in My Product Manager om de nauwkeurigheid en volledigheid van de data te controleren. 

Het auditprogramma is verplicht voor elke GTIN die opgeroepen wordt. De eerste audit op elk product is ook gratis.

Als een leverancier geen audit aanvraagt, dan zal:  

• het GTIN als ‘nieuw’ blijven staan in de oproepen,
• de niet-deelname gerapporteerd worden bij de retailers.  

Voor elke nieuwe GTIN biedt GS1 één gratis audit aan. Zo maken we voor iedereen de datakwaliteit inzichtelijk én belonen we bedrijven die datakwaliteit hoog in het vaandel dragen. Scoor je namelijk telkens 100%, dan betaal je nooit voor deelname aan het programma.  

Zit er toch een fout in je data, dan rekenen we de tweede audit wel aan. Op die manier zijn we in staat het programma te financieren en kostenneutraal te houden ten opzichte van onze andere diensten.  

Niet elke partij die capture-diensten aanbiedt doet dat op dezelfde manier, soms zijn niet alle velden of alle nodige talen inbegrepen in het pakket. Daarom controleert het auditprogramma elke GTIN, ook als de data werden vastgelegd door een GS1-partner of via My Data Capture.

Dat betekent niet dat capture-dienst niet zinvol is. Mits goede afspraken kunnen zij je helpen om ‘first-time-right’ te scoren en zo je audits gratis te houden. 

De meeste informatie vind je rechtstreeks op onze website, bijvoorbeeld via de kennisbank, het My Audits stappenplan of verder in deze FAQ. Daarnaast kan je volgende documenten downloaden:

• Benelux FMCG Datamodel: definities & instructies van alle in te vullen attributen
• Beoordelingscriteria: Extra verduidelijking voor audit gerelateerde attributen
• Lijst met GPC-codes in de audit scope: om na te gaan welke bricks zullen opgeroepen worden
• Richtlijnen audit afbeeldingen: waar moet je rekening mee houden bij het opladen van een foto of artwork?  
• Codelijst erkende labels: Overzicht van internationaal erkende logo’s en labels die mogelijk op je etiket staan.  

Als jouw product geauditeerd moet worden, ontvang je hiervoor een mail. Wekelijks sturen we elk bedrijf waarvoor nieuwe producten geselecteerd zijn één mail met de vraag om de audit op te starten. 

Elke nieuwe en gewijzigde GTIN die gepubliceerd wordt in My Product Manager komt in de scope van het auditprogramma als aan al onderstaande voorwaarden voldaan wordt:

• Het product bevind zich in de (hoofd)categorie voorverpakte voedingsmiddelen, detergenten, cosmetica of dierenvoeding.
• Producttype: Het is een consumenteneenheid of een foodservice-artikel.
• Het product wordt verkocht op de Belgische en/of Luxemburgse markt.
• Het product valt binnen deze lijst van GPC-bricks.  
• Het product is een ‘national brand’ en geen private label-artikel.
• Aanmaakdatum: De productfiche werd voor het eerst aangemaakt in My Product Manager na 1 april 2025.
• De productfiche heeft geen einddatum, of is nog niet verstreken.
• Validatie: Alle blokkerende validatieregels zijn opgelost.

GS1 maakt deze selectie voor jou, je ziet de opgeroepen producten in My Audits.  

Voldoet je product niet aan alle selectiecriteria en is het toch opgeroepen? Neem dan contact op via fmcg-foodservice@gs1belu.org om een mogelijke uitsluiting van de audit aan te vragen. Vermeld in het onderwerp van je mail ‘My Audits’.  

Let op, ook foodservice- en bulkproducten kunnen geauditeerd worden op basis van de aanwezige etiketinformatie aangevuld met de technische fiche.  

De toegestane formaten voor opladen zijn JPEG, PNG, TIFF en PDF. Er is een maximum van 120 MB per afbeelding/artwork toegestaan. Lees meer in de richtlijnen voor audit afbeeldingen. 

My Audits focust zich op de audit van informatie die van groot belang is voor consumenten, namelijk de etiketinformatie. Hiertoe behoren zaken zoals ingrediënten, nutriënten, allergenen, maar bijvoorbeeld ook netto inhoud, uitlekgewicht, keurmerken en symbolen. Denk maar aan ‘glutenvrij’, ‘vegan’, het Europese bio-label of AISE-logo’s. Klik hier voor het overzicht van de velden en de beoordelingscriteria. 

De audit focust zich op alle voorverpakte FMCG-productcategorieën. Denk hierbij aan:

• Voedingsmiddelen & voedingssupplementen
• Detergenten
• Cosmetica & verzorgingsproducten
• Diervoeding  

Als je alle sectorafspraken uit het Benelux FMCG Datamodel gevolgd hebt, is je fiche goed ingevuld. Om je op weg te helpen vind je op onze website instructies voor het correct invoeren van data in My Product Manager.

Het auditprogramma van GS1 Belgium & Luxembourg is in de eerste plaats opgezet om te verzekeren dat de productinformatie die digitaal gedeeld wordt identiek is aan de gegevens op het etiket in de winkel. Hierbij wordt de etiketinformatie gebruikt als referentie. Voor bulkproducten of producten die nog bewerkt worden voor verkoop ontbreekt vaak dit referentie-label. Afnemers gebruiken de productgegevens echter wél op hun digitale kanalen en in communicatie naar de consument. Daarom acht GS1 het belangrijk ook de digitale gegevens van deze producten te controleren. Hierbij kan de producent naast een afbeelding van de verpakking ook andere documentatie aanleveren om de gegevens in de digitale productfiche te staven (bv. een PDF van de pagina uit de technische fiche met vermelding van de nutriënten). 

Het uitgangspunt van een audit blijft dat de informatie op je etiket identiek moet zijn aan die in je digitale productfiche. Toch wordt in sommige gevallen toegelaten om in de dataset meer informatie te delen dan zichtbaar is op het etiket. De info zal niet expliciet worden goedgekeurd, maar zal ook niet leiden tot een lagere datakwaliteitsscore voor het GTIN.  

Voorbeelden die niet zullen leiden tot een afkeuring zijn:

• extra voedingswaardetabellen of nutriënten;
• een alternatieve verwoording van instructies voor de consument;
• vertaling van gegevens die niet in alle landstalen op het etiket voorkomen, waarbij de betekenis behouden blijft.

Fouten die nog wél zullen gerapporteerd worden zijn onder andere:

• gegevens zichtbaar op het etiket die ontbreken in de dataset;
• ingevoerde gegevens die niet overeenkomen met de definitie/instructies voor het attribuut;
• informatie die niet op het etiket staat, maar ook zonder productkennis fout is;
• vertalingen die een andere betekenis hebben dan de originele gegevens.  

Bij twijfel of discussie blijven de instructies in het Benelux FMCG datamodel en daarop gebaseerde beoordelingscriteria de basis voor een correcte productfiche. Wil je zeker zijn van een 100% datakwaliteitsscore, gebruik die instructies dan altijd als startpunt. 

Verschillende attributen kunnen ingevuld worden in meerdere talen. In het Belgilux auditprogramma kijken we enkel naar velden ingevuld met de taalcodes Nederlands (nl), Frans (fr) en Duits (de). Andere talen, zoals Engels (en), worden niet inhoudelijk gecontroleerd, ook niet voor velden waarbij ze verplicht ingevuld worden.  

Opgelet, GS1 Belgilux bepaalt nooit welke talen verplicht zijn op het label van een product. In het auditprogramma vergelijken we enkel de talen op het label met de talen in de dataset.  

Wanneer wordt een taal gecontroleerd?  

Ongeacht wat op de verpakking staat controleren we altijd of de gekozen taalcode overeenkomt met de gebruikte taal. Als een attribuut in een taal voorkomt op de verpakking van een product dan controleren we of diezelfde informatie in dezelfde taal terug te vinden is in de dataset.  

Andersom kan het zijn dat een extra taal aanwezig is in de dataset, die niet op de verpakking zelf staat. In dat geval controleren we enkel of de taal overeenkomt met de gekozen taalcode en of de informatie mogelijk kan kloppen, maar kunnen we niet één op één vergelijken.   

Voorbeeld: wanneer wordt een taal goed- of afgekeurd?  

Hieronder enkele voorbeelden op basis van de vaak voorkomende bewaarinstructie ‘Koel en droog bewaren’.

De resultaten vind je na afloop van de audit van een product terug in je My Audits app.

Een attribuut wordt goedgekeurd aan de hand van beoordelingscriteria, die bepalen of een attribuut correct of foutief is. De criteria zijn gebaseerd op het Benelux FMCG datamodel.

Ieder attribuut dat tijdens een audit gecontroleerd kan worden, krijgt een vooraf bepaald gewicht toegewezen:

• 5 of 10 punten voor attributen met een groot belang.
• 0 punten voor attributen die eerder informatief zijn en productbeschrijvingen (excl. Wettelijke benaming).

Tijdens het auditproces wordt voor iedere productfiche per attribuut vastgelegd of de informatie in My Product Manager juist (score 1) of fout (score 0) is. Vervolgens worden de score en het gewicht vermenigvuldigd en wordt dit resultaat samengeteld voor alle gecontroleerde attributen. Deze som wordt dan omgerekend naar een score op 100 en getoond in My Audits.  

Voorbeelden:

Klein etiket met weinig informatie

• 6 gecontroleerde attributen hebben een gewicht van 10
• 6 gecontroleerde attributen hebben een gewicht van 5
• 4 gecontroleerde attributen hebben een gewicht van 0
  • Maximum totaalscore = 6*10 + 6*5 = 90
  • Resultaat wordt omgerekend naar 100, bijvoorbeeld 80/90 = 88,88%

Uitgebreid etiket met veel informatie

• 63 gecontroleerde attributen hebben een gewicht van 10
• 17 gecontroleerde attributen hebben een gewicht van 5
• 12 gecontroleerde attributen hebben een gewicht van 0
  • Maximum totaalscore = 63*10 + 17*5 = 715
  • Resultaat wordt omgerekend naar 100, bijvoorbeeld 690/715 = 96,50% 

De score van een product geeft een inschatting van de inspanning die nog nodig is om aan een voldoende hoge datakwaliteit te geraken. Voldoende is in dit geval 100%, omdat anders nooit gegarandeerd kan worden dat alle informatie van kritiek belang terug te vinden is in de productfiche.  

Bijvoorbeeld: in het geval van een uitgebreid productetiket kan de totaalscore van een GTIN waarvoor de informatie rond één allergeen ontbreekt nog steeds hoger zijn dan 96%.

Het validatierapport in My Product Manager geeft informatie over de logische validatieregels en voor welke producten er volgens deze validatieregels nog openstaande fouten of waarschuwingen aanwezig zijn. Dit betreft het volledige productassortiment in My Product Manager.  

Het rapport in de My Audits applicatie betreft enkel de geauditeerde producten. In dit rapport vind je gedetailleerde informatie terug over fouten gemaakt voor producten die opgeroepen en gecontroleerd werden in het auditprogramma.  

Neem in dat geval contact op met de sectorhelpdesk via e-mail: fmcg-foodservice@gs1belu.org , of telefoon +32 2 229 18 88

Vermeld graag duidelijk waarover het gaat (My Audits + probleem) in het onderwerp van de e-mail en vermeld voor welk product (GTIN) je niet akkoord gaat + de reden.  

Retailers hebben via My Product Manager toegang tot een audit rapport voor alle GTIN die naar hen gepubliceerd zijn. Daarin kunnen ze zien welke GTIN van een leverancier werden opgeroepen, of er aan de audit is deelgenomen en wat de score is per GTIN. 

Indien je het antwoord op je vraag niet vindt bij de vaak gestelde vragen, dan kun je terecht bij de sectorhelpdesk via e-mail of telefoon via: fmcg-foodservice@gs1belu.org - +32 2 229 18 88

Mogen wij vragen in het onderwerp van de e-mail te vermelden dat het een vraag betreffende My Audits + eventuele extra details betreft.