FAQ - Auditprogramma

My Audits is de tool die gebruikt wordt voor het uitvoeren van het auditprogramma van GS1 Belgilux, waarbij steekproefsgewijs audits op de productinformatie in My Product Manager uitgevoerd worden. Tijdens de audits wordt de etiketinformatie van het product met de gegevens in My Product Manager vergeleken. 

Het audit programma is verplicht voor leveranciers van voorverpakte voedingsmiddelen die niet aan de vrijstellingscriteria voldoen.

In geval een leverancier weigert deel te nemen aan het auditprogramma, dan zal: 

• deze de vlag ‘neemt niet deel’ ontvangen in onze systemen
• de niet-deelname gerapporteerd worden bij de retailers. 

Onder niet deelnemen wordt verstaan:     

• een leverancier geeft aan niet deel te nemen aan het auditprogramma (OF door melding te maken hiervan OF doordat er geen reactie komt op onze oproepen en herinneringen tot audit) 
• een leverancier corrigeert de gevonden fouten na audit in My Product Manager niet

Concreet zullen de leveranciers met producten in My Product Manager volgens volgende aanpak benaderd worden: 

• Leveranciers tot en met 40 producten worden elke andere iteratie (dus 4x in totaal) gecontacteerd met een audit sample set.
• Leveranciers vanaf 41 producten worden elke iteratie (dus 8x in totaal) gecontacteerd met een audit sample set.
• De groep leveranciers die elke andere iteratie gecontacteerd worden zullen verspreid worden over de even en oneven iteraties.

Indien je producten geauditeerd moeten worden, zul je van ons een e-mail ontvangen en zullen de geselecteerde producten zichtbaar zijn in de My Audits applicatie. Ben je geen My Product Manager editor? Neem dan contact op met de sectorhelpdesk om jezelf te identificeren als partij betrokken bij het auditprogramma. Enkel My Product Manager editors hebben toegang tot de My Audits applicatie. 

Als je het vastleggen uitbesteed hebt aan een gecertifieerde DMS, dan dienen deze producten niet geauditeerd te worden en kun je voor alle betrokken producten een vrijstelling aanvragen via de helpdesk. Gelieve ons in dit geval een volledige lijst van de betrokken producten met bewijs te bezorgen.

Gelieve volgende flow te volgen voor het melden/aanvragen van vrijstellingen naar aanleiding van het vastleggen van product gegevens door één van de gecertificeerde DMS’en: 

1. Leverancier vraagt DMS de GTIN/GLN Excel lijst met bevestiging op te sturen naar de sectorhelpdesk met contactpersoon leverancier in CC. 
    
2. DMS voert uit en stuurt de e-mail met Excel bijlage GTIN/GLN. Vermelding in de titel van de e-mail ‘Lijst uitzonderingen voor leverancier X (GLN X) n.a.v. capture vanwege DMS (naam)’ 
    
3. GS1 verwerkt deze lijst en geeft bevestiging aan beide partijen via e-mail.  
    
4. De vrijgestelde GTINs zullen niet in acht worden bij de audit steekproef

De toegestane formaten voor opladen zijn JPEG, PNG, TIFF en PDF. Er is een maximum van 120 MB per afbeelding/artwork toegestaan.

My Audits focust zich op de audit van informatie die van groot belang is voor consumenten, namelijk de etiketinformatie van voorverpakte voedingsmiddelen. Hiertoe behoren zaken zoals ingrediënten, nutriënten, allergenen, maar bijvoorbeeld ook netto inhoud, uitlekgewicht en keurmerken: denk maar aan ‘glutenvrij’, ‘vegan’, of het Europese bio-label. Klik hier voor het overzicht van de velden en de beoordelingscriteria.

De audit focust zich op voorverpakte voedingsmiddelen die consumenteneenheid zijn (ook multi-packs). 

Je kunt de lijst van vrijstellingscriteria terugvinden op onze website.

Op onze website vind je sectorafspraken en instructies voor het goed invoeren van data in My Product Manager.

Het auditprogramma van GS1 Belgium & Luxembourg is in de eerste plaats opgezet om te verzekeren dat de productinformatie die digitaal gedeeld wordt identiek is aan de gegevens op het etiket in de winkel. Hierbij wordt de etiketinformatie gebruikt als referentie. Voor bulkproducten of producten die nog bewerkt worden voor verkoop ontbreekt vaak dit referentie-label. Afnemers gebruiken de productgegevens echter wél op hun digitale kanalen en in communicatie naar de consument. Daarom acht GS1 het belangrijk ook de digitale gegevens van deze producten te controleren. Hierbij kan de producent naast een afbeelding van de verpakking ook andere documentatie aanleveren om de gegevens in de digitale productfiche te staven (bv. een PDF van de pagina uit de technische fiche met vermelding van de nutriënten).

Verschillende attributen kunnen ingevuld worden in meerdere talen. In het Belgilux auditprogramma kijken we enkel naar velden ingevuld met de taalcodes Nederlands (nl), Frans (fr) en Duits (de). Andere talen, zoals Engels (en), worden niet inhoudelijk gecontroleerd, ook niet voor velden waarbij ze verplicht ingevuld worden.  

Opgelet, GS1 bepaalt nooit welke talen verplicht zijn op het label van een product. In het auditprogramma vergelijken we enkel de talen op het label met de talen in de dataset.  

Wanneer wordt een taal gecontroleerd?  

Ongeacht wat op de verpakking staat controleren we altijd of de gekozen taalcode overeenkomt met de gebruikte taal. Als een attribuut in een taal voorkomt op de verpakking van een product dan controleren we of diezelfde informatie in dezelfde taal terug te vinden is in de dataset. Andersom kan het zijn dat een extra taal aanwezig is in de dataset, die niet op de verpakking zelf staat. In dat geval controleren we enkel of de taal overeenkomt met de gekozen taalcode en of de informatie mogelijk kan kloppen, maar kunnen we niet één op één vergelijken.  

Voorbeeld: wanneer wordt een taal goed- of afgekeurd? 

Hieronder enkele voorbeelden op basis van de vaak voorkomende bewaarinstructie ‘Koel en droog bewaren’ 

De resultaten vind je na afloop van de audit van een product terug in je My Audits app, bij ‘rapport’. 

Een artikel wordt goedgekeurd aan de hand van beoordelingscriteria, die bepalen of een attribuut correct of foutief is. 

Tijdens het auditproces wordt voor iedere productfiche per controlepunt vastgelegd of de informatie in My Product Manager juist (score 1) of fout (score 0) is. De score van ieder controlepunt wordt vervolgens met een gewicht vermenigvuldigd dat het belang van het controlepunt bepaalt (1= laag, 5 = middelmatig, hoog = 10).  Het resultaat van deze vermenigvuldiging per controlepunt wordt vervolgens samengeteld en omgerekend naar een score op 100 voor die productfiche. Is gemiddelde score minstens 96%, dan wordt het artikel als ‘voldoende’ beoordeeld. Indien de score lager ligt dan 96%, dan volgt het verdict ‘onvoldoende’. 

Het rapport in My Product Manager geeft informatie over de logische validatieregels en voor welke producten er volgens deze validatieregels nog openstaande fouten of waarschuwingen aanwezig zijn. Dit betreft het volledige productassortiment in My Product Manager 

Het rapport in de My Audits applicatie betreft enkel de geauditeerde producten. In dit rapport vind je gedetailleerde informatie terug over fouten gemaakt voor producten die het auditprogramma het verdict ‘onvoldoende’ kregen op basis van de gecontroleerde attributen volgens de beoordelingscriteria. Producten die deel uitmaken van het auditprogramma maar die het verdict ‘voldoende’ meekregen, zijn niet in het rapport beschikbaar. 

Neem in dat geval contact op met de sectorhelpdesk via e-mail of telefoon: fmcg-foodservice@gs1belu.org - +32 2 229 18 88

Vermeld graag duidelijk waarover het gaat (My Audits + probleem) in het onderwerp van de e-mail en vermeld voor welk product (GTIN) je niet akkoord gaat + de reden. 

GS1 Belgilux informeert de retailers via e-mail van zodra de producten uit de steekproef voor een iteratie geauditeerd zijn. In de My Audits applicatie kun je ook zelf zien wat het verdict per product is (voldoende of onvoldoende).  

Retailers worden ook op de hoogte gesteld van de eventuele weigering tot deelname van leveranciers.

Indien je het antwoord op je vraag niet vindt bij de vaak gestelde vragen, dan kun je terecht bij de sectorhelpdesk via e-mail of telefoon via: fmcg-foodservice@gs1belu.org - +32 2 229 18 88

Mogen wij vragen in het onderwerp van de e-mail te vermelden dat het een vraag betreffende My Audits + eventuele extra details betreft.