Questions fréquemment posées - My Audits

My Audits est l’outil de GS1 Belgilux pour réaliser des audits sur les informations produit dans My Product Manager. Lors de l’audit, les informations figurant sur l’étiquette du produit sont comparées aux données présentes dans My Product Manager afin de vérifier leur exactitude et leur complétude. 

Le programme d’audit est obligatoire pour chaque GTIN convoqué. Le premier audit de chaque produit est gratuit.

Si un fournisseur n’effectue pas l’audit, alors :

• le GTIN restera marqué comme « nouveau »,
• la non-participation sera signalée aux détaillants. 

Pour chaque nouveau GTIN, GS1 offre un audit gratuit. Cela permet à chacun d’avoir une meilleure visibilité sur la qualité de ses données et récompense les entreprises qui accordent une grande importance à cette qualité.

En effet, si vous obtenez un score de 100 % à chaque audit, vous ne paierez jamais pour participer au programme.

Cependant, si une erreur est détectée dans vos données, un second audit vous sera facturé. Cela nous permet de financer le programme et de le maintenir à coût nul par rapport à nos autres services. 

Tous les prestataires de services de capture de données n’opèrent pas de la même manière. Parfois, certains champs ou certaines langues nécessaires ne sont pas inclus dans le package. C'est pourquoi le programme d’audit vérifie chaque GTIN, même si les données ont été enregistrées par un partenaire de GS1 ou via My Data Capture.

Cela ne signifie pas que le service de capture n'est pas utile. Ils peuvent vous aider à obtenir un score « first-time-right » et ainsi maintenir vos audits gratuits. 

La plupart des informations sont disponibles directement sur notre site web, notamment via le centre de connaissances, le plan d’action My Audits ou encore ce FAQ. En complément, vous pouvez télécharger les documents suivants

• Benelux FMCG Datamodel : définitions et instructions pour tous les attributs à remplir
• Critères d’évaluation : explications supplémentaires sur les attributs liés à l’audit
• Liste des codes GPC dans le périmètre de l’audit : permet de vérifier quelles catégories de produits (bricks) sont concernées
• Directives pour les images d’audit : à respecter lors du téléchargement d’une photo ou d’un visuel   
• Liste des labels reconnus : aperçu des logos et labels internationalement reconnus pouvant figurer sur votre étiquette   

Si votre produit doit être audité, vous recevrez un e-mail. Chaque semaine, nous envoyons un e-mail unique aux entreprises dont de nouveaux produits ont été sélectionnés, avec la demande de lancer l’audit. 

Chaque GTIN, nouveau ou modifié, qui est publié dans My Product Manager entre dans le champ d'application du programme d'audit si toutes les conditions suivantes sont remplies : 

•  Le produit appartient à l'une des (sous-)catégories suivantes : aliments préemballés, détergents, cosmétiques ou alimentation pour animaux.
• Type de produit : il s'agit d'une unité consommateur ou d'un article foodservice.
• Le produit est vendu sur le marché belge et/ou luxembourgeois.
• Le produit appartient à cette liste de GPC-bricks.
• Le produit est une "marque nationale" et non un article de marque distributeur.
• Date de création : la fiche produit a été créée pour la première fois dans My Product Manager après le 1er avril 2025.
• La fiche produit n'a pas de date de fin, ou elle n'est pas encore expirée.
• Validation : toutes les règles de validation bloquantes ont été résolues.

 GS1 effectue cette sélection pour vous, et vous pouvez voir les produits convoqués dans My Audits. 

Si votre produit ne répond pas à tous les critères de sélection et a tout de même été convoqué, contactez-nous à l'adresse fmcg-foodservice@gs1belu.org pour demander une éventuelle exclusion de l'audit. Indiquez "My Audits" dans l'objet de votre e-mail.

Attention, les produits foodservice et en vrac peuvent également être audités sur la base des informations présentes sur l'étiquette, complétées par la fiche technique. 

Les formats autorisés sont JPEG, PNG, TIFF et PDF, avec une taille maximale de 120 Mo par image/artwork. Consultez les directives sur les images d'audit pour plus d'informations. 

My Audits se concentre sur les informations d’étiquette essentielles pour les consommateurs, telles que les ingrédients, les nutriments, les allergènes, mais aussi le contenu net, le poids égoutté, les labels et symboles (ex. "sans gluten", "vegan", le label bio européen ou les logos AISE). Cliquez ici pour voir la liste des champs audités et les critères d’évaluation. 

L’audit couvre toutes les catégories FMCG préemballées, notamment :

• Aliments et compléments alimentaires
• Détergents
• Cosmétiques et produits de soin
• Alimentation pour animaux 

Si vous suivez les accords sectoriels du data model Benelux FMCG, votre fiche sera complétée correctement. Des instruction pour bien remplir My Product Manager sont disponibles sur notre site web. 

Le programme d’audit de GS1 Belgique & Luxembourg vise à garantir que les informations numériques partagées sont identiques à celles figurant sur l'étiquette en magasin. Pour les produits en vrac ou transformés avant la vente, cette référence d’étiquette manque souvent. Cependant, les acheteurs utilisent ces données dans leurs canaux numériques et dans leur communication vers les consommateurs. Ainsi, GS1 estime important de vérifier également ces données numériques, en autorisant les producteurs à fournir d'autres documents (ex. un PDF extrait de la fiche technique mentionnant les nutriments). 

Différents attributs peuvent être renseignés dans plusieurs langues. Dans le programme d'audit Belgilux, nous ne vérifions que les champs remplis avec les codes de langue néerlandais (NL), français (FR) et allemand (DE). Les autres langues, comme l'anglais (EN), ne sont pas contrôlées sur le fond, même pour les champs où elles sont obligatoires.

Attention, GS1 Belgilux ne détermine jamais quelles langues sont obligatoires sur l'étiquette d'un produit. Dans le programme d'audit, nous comparons uniquement les langues figurant sur l'étiquette avec celles présentes dans la base de données.   

Quand une langue est-elle contrôlée ? 

Indépendamment de ce qui est indiqué sur l'emballage, nous vérifions toujours si le code de langue choisi correspond bien à la langue utilisée. Si un attribut apparaît dans une langue sur l'emballage d’un produit, nous vérifions si cette même information figure dans la même langue dans la base de données.

Inversement, une langue supplémentaire peut être présente dans la base de données sans figurer sur l’emballage. Dans ce cas, nous vérifions uniquement si la langue correspond au code de langue choisi et si l’information semble correcte, mais nous ne pouvons pas effectuer une comparaison directe.   

Exemple : quand une langue est-elle acceptée ou refusée ? 

Voici quelques exemples basés sur l’instruction de conservation courante « Conserver au frais et au sec » 

L’objectif principal d’un audit est de garantir que les informations sur l’étiquette correspondent exactement à celles dans la fiche produit numérique. Cependant, certaines informations supplémentaires dans la fiche produit ne seront pas pénalisées :

• Des tableaux nutritionnels ou nutriments supplémentaires
• Une reformulation alternative des instructions consommateur
• Une traduction de données non présentes dans toutes les langues officielles sur l’étiquette, si leur signification est préservée

En revanche, les erreurs suivantes seront signalées :

• Données visibles sur l'étiquette mais absentes de la fiche produit
• Données incorrectes selon les instructions de l’attribut
• Informations non présentes sur l’étiquette et manifestement erronées
• Traductions ne respectant pas la signification originale 

En cas de doute ou de discussion, les instructions du datamodel Benelux FMCG et les critères d'évaluation qui en découlent restent la base pour une fiche produit correcte. Si vous voulez être certain d'obtenir un score de qualité des données de 100 %, utilisez toujours ces instructions comme point de départ.

Les résultats sont disponibles après l’audit d’un produit dans votre application My Audits. 

Un attribut est approuvé en fonction des critères d’évaluation, qui déterminent si un attribut est correct ou incorrect. Ces critères sont basés sur le modèle de données FMCG Benelux. 

Chaque attribut contrôlé lors d’un audit se voit attribuer un poids prédéfini :

• 5 ou 10 points pour les attributs de haute importance.
• 0 point pour les attributs à caractère informatif et les descriptions du produit (à l'exception de la dénomination légale).

Lors du processus d’audit, chaque fiche produit est évaluée pour chaque attribut afin de déterminer si l’information dans My Product Manager est correcte (score 1) ou incorrecte (score 0). Ensuite, le score est multiplié par le poids de l’attribut, et les résultats sont additionnés pour tous les attributs contrôlés. Cette somme est ensuite convertie en un score sur 100 et affichée dans My Audits.

Exemples :

Petite étiquette avec peu d’informations

• 6 attributs contrôlés ont un poids de 10
• 6 attributs contrôlés ont un poids de 5
• 4 attributs contrôlés ont un poids de 0
  • Score maximal total = 610 + 65 = 90
  • Résultat converti sur 100, par exemple 80/90 = 88,88%

Étiquette détaillée avec beaucoup d’informations

• 63 attributs contrôlés ont un poids de 10
• 17 attributs contrôlés ont un poids de 5
• 12 attributs contrôlés ont un poids de 0
  • Score maximal total = 6310 + 175 = 715
  • Résultat converti sur 100, par exemple 690/715 = 96,50%

Le score d'un produit donne une estimation de l'effort encore nécessaire pour atteindre un niveau de qualité des données suffisant. Dans ce cas, suffisant signifie 100 %, car autrement, il ne peut jamais être garanti que toutes les informations critiques sont bien présentes dans la fiche produit.

Par exemple : dans le cas d'une étiquette produit détaillée, un GTIN dont les informations concernant un allergène manquent peut toujours obtenir un score supérieur à 96 %. 

Le rapport dans My Product Manager fournit des informations sur les règles de validation logique et indique pour quels produits il reste des erreurs ou avertissements selon ces règles de validation. Cela concerne l’ensemble des produits dans My Product Manager.

Le rapport dans l’application My Audits ne concerne que les produits audités. Il fournit des informations détaillées sur les erreurs constatées pour les produits sélectionnés et contrôlés dans le cadre du programme d’audit. 

Dans ce cas, veuillez contacter le helpdesk sectoriel par e-mail : fmcg-foodservice@gs1belu.org, ou par téléphone au +32 2 229 18 88.

Veuillez mentionner clairement l’objet de votre demande (My Audits + problème) dans le sujet de l’e-mail et préciser le GTIN concerné ainsi que la raison de votre désaccord. 

Les détaillants ont accès, via My Product Manager, à un rapport d’audit pour tous les GTIN qui ont été publiés vers leur GLN. Ils peuvent y voir quels GTIN d’un fournisseur ont été sélectionnés, si l’audit a été réalisé et quel est le score obtenu pour chaque GTIN. 

Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question dans la FAQ, vous pouvez contacter le helpdesk sectoriel par e-mail ou par téléphone : fmcg-foodservice@gs1belu.org - +32 2 229 18 88  

Veuillez indiquer dans l’objet de l’e-mail qu’il s’agit d’une question relative à My Audits, avec d’éventuels détails supplémentaires.