Cross-sector e-Invoicing en e-Procurement (Peppol)

e-Invoicing

Elektronische facturatie staat bovenaan het lijstje van administratieve vereenvoudigingen waarmee de grootste besparingen kunnen worden gerealiseerd. Toch is vandaag in België nog steeds maar 8% van alle facturen end-to-end elektronisch
 
Daarom werd in 2017 op initiatief van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning (BOSA), het Agentschap Facilitair Bedrijf van de Vlaamse Overheid en het Verbond van Belgische Ondernemingen (VBO), een e-Invoicing Business Expert Group opgericht. Deze groep heeft als missie het wegwerken van de obstakels waarmee e-facturatie in België geconfronteerd wordt.

Daarbij is het in eerste instantie de bedoeling om oplossingen te zoeken, uit te werken en te delen voor concrete implementatie- en businessproblemen in België waarmee bedrijven die elektronisch willen factureren, worden geconfronteerd. Het gaat daarbij zowel om elektronische facturatie in een Business-to-Government (B2G) context als in een Business-to-Business (B2B) context.
 
Daarnaast wil de e-Invoicing Business Expert Group elektronische facturatie in België ook bevorderen door te sensibiliseren rond de voordelen die elektronisch factureren biedt.
 
De Business Expert Group brengt een diverse groep stakeholders (ondernemingen, overheden, service providers, PEPPOL acces points, sectorfederaties, …) rond de tafel. Samen hebben deze stakeholders nodige expertise om concrete implementatieproblemen, die vaak verband houden met typisch Belgische zakelijke praktijken (boekhoudkundig, financieel, intersectoraal, juridisch, BTW-technisch), te identificeren, te analyseren en er concrete oplossingen voor naar voor te schuiven. 

Hoewel er verschillende e-facturatie standaarden bestaan, focust de e-Invoicing Business Expert Group zich in de eerste plaats op het Europees erkende PEPPOL BIS formaat. 

De Belgische federale en regionale overheden werken al enkele jaren aan de ontwikkeling van e-facturatie op basis van het Europese interoperabiliteitskader PEPPOL. Zo eist de Vlaamse overheid sinds begin 2017 voor al haar overheidsopdrachten een elektronische factuur conform de Europese regels. Ook de federale overheid is in de meeste overheidsdiensten klaar om elektronische facturen te ontvangen. De Brusselse en Waalse overheidsdiensten bereiden zich hier eveneens op voor.
 
De e-facturatie aan de overheid volgens het PEPPOL BIS formaat creëert een opportuniteit voor B2B e-facturatie. Hoewel er al lang sectorale e-facturatieformaten bestaan die tegemoetkomen aan specifieke sectorale omgevingen, ontbreekt er vandaag een universeel intersectoraal factuurformaat. Door de verplichting om elektronisch te factureren aan de overheid in het PEPPOL BIS formaat zullen heel wat bedrijven in diverse sectoren dit formaat implementeren. Dit is een uitgelezen opportuniteit om ook in B2B tot een grotere interoperabiliteit te komen, wat de overstap naar elektronische facturatie zal vergemakkelijken.
 
Bovendien zijn overheden in heel Europa sinds 17 april 2019 verplicht om e-facturen te accepteren die voldoen aan de Europese norm voor e-facturatie (EN 16931). De nieuwe versie PEPPOL BIS Billing 3.0 voldoet hieraan en is dus een instrument om aan deze wettelijke verplichting te voldoen. 

Tot slot wordt PEPPOL niet enkel gebruikt in de EU. Midden 2019 wordt PEPPOL naast 32 Europese landen gebruikt in Canada, Singapore en de Verenigde Staten. Ook Australië en Nieuw-Zeeland zijn sinds eind 2019 overgestapt op PEPPOL. 

In deze context worden op geregelde basis scenario’s gepubliceerd gebaseerd op PEPPOL BIS v3 die diverse scenario’s in detail beschrijven. De vastgelegde scenario’s zijn (originelen zijn te vinden op de teamsite van het VBO Manual BIS v3:

  • Minimal Invoice
  • Consumer empties 
  • Conditional discount (cash discount)
  • Standard exchange
  • Invoice not EUR – VAT in EUR

Deze scenario’s bevatten verwijzingen naar verschillende wettelijke verankeringspunten (BTW wetboek, Wetboek Economisch recht, Wetboek Vennootschappen en verenigingen, Europese BTW regelgeving, Europese Norm voor e-Invoicing, …) en voorbeelden (technisch en mensleesbaar formaat).

e-Procurement

Elektronische facturatie is geen eindpunt maar wel het eindpunt van e-Procurement. In dat kader zijn heel wat meer berichten beschikbaar waardoor uitwisseling van gegevens meer en meer een machine-to-machine gegeven wordt waarbij menselijke tussenkomst overbodig (en kans op fouten dus verkleind) wordt.
 

 

De e-Procurementcyclus

e-procurement