Stappenplan Audit

Uit het assortiment in My Product Manager selecteren wij steekproefsgewijs en volgens specifieke selectiecriteria producten om deel te nemen aan het auditprogramma. De selectie van de producten gebeurt op basis van volgende principes: 

Steekproef 

Binnen het programma werken we met een steekproefmethode, waarbij een keuze gemaakt wordt hoeveel en welke producten opgevraagd zullen worden voor audit via de My Audits applicatie.

Per iteratie 

Gedurende de duur van het auditprogramma, wordt over 8 periodes (iteraties genoemd) een nieuwe steekproef genomen uit het productassortiment en zul je bericht krijgen via e-mail dat nieuwe producten klaar staan voor controle. Deze producten staan weergegeven met de status ‘nieuw’ in het overzicht in de My Audits applicatie.

Leveranciers met tot 40 producten in My Product Manager zullen per elke andere iteratie bevraagd worden (dus 4 maal in totaal). Vanaf 41 producten in My Product Manager wordt een leverancier elk iteratie (en dus 8 maal in totaal) bevraagd. Aan de start van het audit programma wordt elke leverancier op basis van de grootte van het assortiment op dat moment ingedeeld in een bepaalde groep. Belangrijk: het percentage bevraagde producten zal voor beide groepen dezelfde zijn, enkel de contact frequentie is verschillend. 

Selectiecriteria 

De producten voor de steekproef worden op basis van volgende criteria geselecteerd: 

• Grootte van het assortiment: hoe groter het assortiment, hoe meer producten geselecteerd zullen worden voor controle. Hoe kleiner het assortiment, hoe minder. 
   
• Producteigenschappen: binnen het assortiment komen enkel voorverpakte voedingsmiddelen die een consumenteneenheid zijn (dus ook multi-packs) in aanmerking om geselecteerd te worden voor audit.
   
• Nationale merkproducten: private label producten zijn out of scope van het audit programma. 
   
• Focus op recente producten: 80% recente en 20% minder recente producten. In geval er onvoldoende recente producten geselecteerd kunnen worden, wordt de steekproef verder aangevuld met andere producten.

Gekoppeld aan een beloningsmechanisme

Als je een goede score behaalt voor je productinformatie tijdens de audit, word je beloond. In het volgende iteratie zal je steekproef namelijk kleiner worden van zodra je een zogenaamde ‘first time right’ audit score behaalt van 96%. Dat wil zeggen: de productfiches behalen gemiddeld een score van 96 %.  

Bij het eerste iteratie start elke leverancier in de steekproef categorie 50%. De lagere categorie betreft 10%, de hogere categorie 100%.

Een praktisch voorbeeld:

Een leverancier heeft een assortiment van 160 producten die in aanmerking komen voor audit. In het eerste iteratie worden daarom 20 producten voor audit geselecteerd (160 producten / 8 iteraties * 50%). Is de gemiddelde score van deze 20 producten 96 %, dan zullen in een volgend iteratie slechts 2 producten (160 producten / 8 iteraties * 10%) voor audit opgevraagd worden. LET OP: indien het gemiddelde first time right audit percentage in de iteratie lager ligt dan 96%, komt de leverancier in een volgende iteratie terug in de hogere steekproef categorie terecht, etc.

Ter voorbereiding van de audit vragen wij om enkele acties uit te voeren, waaronder het nakijken van de validatieregels in My Product Manager, het verzamelen van een artwork of foto’s alsook het aanvragen van vrijstellingen waar relevant.

Om de audit van je productgegevens voor te bereiden, vragen wij om enkele acties uit te voeren: 

Resultaat validatieregels

In het My Product Manager rapport kun je eventuele fouten of waarschuwingen in verband met je producten terugvinden. Om het audit proces niet te verstoren en de kansen op een goede ‘first time right’ audit score te verhogen, is het aangeraden om deze fouten en waarschuwingen voorafgaand de audit op te lossen. 

Vrijstelling aanvragen

Indien je van mening bent dat één of meerdere van de gekozen producten voldoet aan de criteria voor vrijstelling, dan vragen wij om dit te melden via de sectorhelpdesk. Graag in het onderwerp melding maken van het auditprogramma + ‘vrijstelling’ en in de e-mail te melden voor welke product(en) en welke reden je de aanvraag indient. Je wordt dan verder op de hoogte gesteld van de beoordeling:

• Indien de aanvraag als onterecht beoordeeld werd en dus niet weerhouden, verandert er niets en vragen wij je verder te gaan met de volgende stappen uit het stappenplan. Het product blijft in status ‘nieuw’ staan.
• Indien de aanvraag als terecht beoordeeld werd, zal dit product in de My Audits applicatie de status ‘vrijgesteld’ krijgen en zal een ander product met status ‘nieuw’ als alternatief aangeboden worden. 

Images/artwork 

Voor de audit van start kan gaan, dient minimum 1 (en maximum 6) foto’s of een artwork gelinkt te worden aan elk van de producten waarvoor geen vrijstellingsaanvraag lopende is. Zonder foto(‘s) of artwork kan de audit niet opgestart worden. De formaten waarin foto’s of een artwork beschikbaar gesteld kunnen worden zijn: JPEG/PNG/TIFF en PDF. 

De richtlijnen omtrent foto’s en artwork specificaties dienen altijd in acht genomen te worden en zijn van groot belang voor het vlot en correct uitvoeren van de audit. 

Nadat de producten voor je klaarstaan in de My Audits applicatie, krijg je 4 weken de tijd om in My Product Manager eventueel nog productinformatie te corrigeren of te vervolledigen, een vrijstelling aan te vragen, de afbeeldingen/het artwork op te laden en de audit start aan te vragen. 

Start audit 

Eens de voorbereidende stappen werden uitgevoerd, kun je de start van de audit per product officieel goedkeuren en van start laten gaan door een druk op de knop ‘start audit’. Elk product waarvoor je de audit opstart, krijgt in het overzicht de status ‘aangevraagd’ en zal doorstromen om geauditeerd te worden (zie volgende stap). 

LET OP

Eens je de audit van start laat gaan, wordt een zogenaamde ‘snapshot’ van de data uit My Product Manager genomen. Informatie aangepast in My Product Manager na het nemen van de snapshot, wordt niet in rekening genomen van de audit. 

De uitvoer van de audit gebeurt digitaal en met behulp van een specifieke software. Het scoring mechanisme voor de gecontroleerde velden op basis van de vastgelegde beoordelingscriteria zorgt voor een correct resultaat per product.

De audit van de producten gebeurt digitaal op basis van de aangeleverde productafbeeldingen of het artwork. Zo vermijden we de complexiteit en kosten van een fysieke logistieke flow. De foto’s of artwork worden door speciale software verwerkt. Hierbij worden de verschillende informatieblokken op de verpakking geanalyseerd en geïnterpreteerd. De informatie in blokken die overeenstemmen met velden die volgens het auditprogramma moeten gecontroleerd worden, wordt uitgelezen en vergeleken met de gegevens van die velden in My Product Manager. Een auditeur zal het resultaat van die vergelijking beoordelen en informatieblokken die niet automatisch verwerkt konden worden, manueel bekijken. 

Aangezien de digitale bestanden de enige bron van informatie zijn voor de audit, is het van uiterst belang om de richtlijnen omtrent afbeeldingen te volgen.  Als de aangeleverde foto’s/artwork niet geschikt zijn om de audit uit te voeren (vb. bepaalde informatie is niet leesbaar of is verborgen onder een ander deel van de productverpakking), zal je per e-mail gevraagd worden nieuwe/extra foto’s/artwork op te laden vooraleer het auditproces verder kan gaan. Het product zal de status ‘inadequaat’ meekrijgen.

Scoring: Tijdens het auditproces wordt voor iedere productfiche per controlepunt vastgelegd of de informatie in My Product Manager juist (score 1) of fout (score 0) is. De score van ieder controlepunt wordt vervolgens met een gewicht vermenigvuldigd dat het belang van het controlepunt bepaalt (1= laag, 5 = middelmatig, hoog = 10).  Het resultaat van deze vermenigvuldiging per controlepunt wordt vervolgens samengeteld en omgerekend naar een score op 100 voor die productfiche. 

Of de gemiddelde score van alle productfiches die in de steekproef zitten minstens 96 % is of minder, bepaalt de steekproefgrootte van de volgende iteratie.

Hier vind je een overzicht van de gecontroleerde velden alsook een link naar de beoordelingscriteria die gehanteerd worden bij audit.

Ter informatie

Zolang de audit bezig is, blijft de status van een product in de My Audits applicatie op ‘aangevraagd’ staan. De vooruitgang van de audit bij GS1 is voor een leverancier niet zichtbaar. 

Na het uitvoeren van de audits is het tijd voor de resultaten. Via een e-mail word je op de hoogte gesteld als de feedback over jouw producten in de My Audits app beschikbaar is.

Nadat de audit van alle producten afgewerkt werd, krijg je een e-mail om je hiervan op de hoogte te stellen. De status van de producten zal in de My Audits applicatie nu ‘voltooid’ zijn. Daarnaast zal een verdict (voldoende/onvoldoende) vermeld worden per product als audit feedback:  

• Voor de voldoende producten: goed nieuws! Je hoeft verder niets te doen. 
   
• Voor de onvoldoende producten: Zorg ervoor dat je de gevonden fouten binnen de 3 weken corrigeert in My Product Manager aan de hand van het rapport dat je in de My Audits applicatie terugvindt en vergeet vervolgens niet je re-audit aan te vragen (zie volgende stap). Het product komt opnieuw in de status ‘aangevraagd’ terecht. 

Voor de producten die een onvoldoende kregen, kan een re-audit aangevraagd worden. Hierbij gaan we de producten, na correctie van fouten in My Product Manager, opnieuw auditeren.

Voor de producten die als onvoldoende beoordeeld werden tijdens de audit,  kan na correctie van de fouten de re-audit van je product(en) aangevraagd worden. Stappen 3 en 4 worden hierbij terug doorlopen. De eerste re-audit per product is gratis. 

Als alle producten per iteratie uiteindelijk geauditeerd en goedgekeurd werden, dan weet je zeker dat deze productinformatie correct, compleet en up-to-date is! 

Belangrijk

De informatie over de beoordeling van een geauditeerd product zal ook beschikbaar gemaakt worden voor retailers.