“Goede data voor een betere klantenervaring altijd lonend”
Wijzigingsverzoeken voor datamodel cruciaal voor optimalisering van productdata
De sectoren doe-het-zelf en tuin en dier wisselen al een tijdje artikeldata uit via de GS1 datapool. De basis hiervoor is het GS1 datamodel waarin staat welke data op welke manier moet worden vastgelegd. Dat zorgt ervoor dat we binnen de sector één taal spreken en maakt het mogelijk de uitwisseling van artikeldata te automatiseren. Net zoals bij veel andere processen, geldt ook hier dat Rome niet in één dag is gebouwd.
Regelmatig bijsturen is nodig en kan bovendien vrij makkelijk. Master Data Partners – die leveranciers vertegenwoordigt en retailer Intergamma verduidelijken waarom het zo belangrijk is dat iedereen in de sector actief aan dit proces deelneemt en kan bij dragen aan het uitwisselen van goede en relevante data. En dat kan door het indienen van wijzigingsverzoeken.
Verzoeken van alle aard
“Zo’n wijzigingsverzoek kan over de meest uiteenlopende zaken gaan: van de toevoeging van een waarde in een codelijst of over het verplicht maken van optionele velden (of vice versa) of de toevoeging van nieuwe velden. Denk bijvoorbeeld aan het vastleggen van de keurmerken voor duurzaam hout (FSC of PEFC) als de klant op zoek is naar een duurzaam product. Ook complexere verzoeken, zoals het aanvragen van een nieuwe productcategorie (‘bricks’) of veranderingen van definities zijn mogelijk”, vertelt Tinie D’Hondt van Master Data Partners. “Ze zijn belangrijk om het datamodel continu aan te passen aan de wensen van retailers, leveranciers én natuurlijk de consument. Het vervolgens invullen van die velden in de GS1 datapool is geen doel op zich, maar helpt om interne en externe processen beter te sturen, wettelijke verplichtingen na te komen en de consument te begeleiden op haar zoektocht naar het juiste product in een webshop.”
Mayra Yaldir-De Geus, Datacoördinator bij Intergamma, sluit zich daar bij aan. “De eerste ambitie bij het indienen van een wijzigingsverzoek zou moeten zijn: hoe kan ik de ervaring van de consument verbeteren? Dat zij het juiste product voor haar klus koopt. Als je als leverancier een nieuw fysiek product lanceert, denk dan vooraf goed na welk verhaal je bij je klanten wil vertellen op een website. Welke filters zal de consument gebruiken om tot het product te komen? Dan is het bijvoorbeeld belangrijk om de waarde ‘visgraad’ bij het veld vloermotief te hebben bij vloeren, want dat is momenteel erg hot. Dat goed definiëren en vervolgens goed invullen leidt doorgaans tot een betere conversie. Mensen shoppen meer dan ooit online en willen via de online kanalen zo precies mogelijk weten wat ze bestellen. Een goed datamodel draagt daar in belangrijke mate aan bij. Een wijzigingsverzoek helpt je je klant beter te bereiken. Bovendien is het aanvragen van een wijziging vrij makkelijk en levert het veel op.”
Continu proces
Elke verandering in het datamodel moet er dus op gericht zijn de ‘customer journey’ te verbeteren, of om te voldoen aan wet- en regelgeving. “Zo kan het omnichannel winkelproces vlotter verlopen. Het datamodel is nu al vrij stabiel en duidelijk, maar zal altijd onderhevig zijn aan nieuwe ontwikkelingen waar wij als sector gewoon op moeten inspelen. Het is belangrijk daar consistent in te zijn. Bovendien komen er dagelijks nieuwe producten met nieuwe functionaliteiten op de markt: ook daar moet het datamodel in meegaan. Om nog niet te spreken over de afhankelijkheid van alle nieuwe e-commercetools zoals keuzehulpen en configuratoren, die wij baseren op productspecificaties en continu ontwikkelen” vult Laurie Huurdeman-van Vliet, Datacoördinator bij Intergamma aan.
Ze vervolgt: “Vier keer per jaar komt er een nieuwe release uit van het GS1 datamodel. De aanpassingen zijn telkens gebaseerd op wijzigingsverzoeken van de markt zelf. In elke release zijn ongeveer zestig wijzigingsverzoeken verwerkt. Door het aantal releases te beperken tot vier per jaar, is alles beter te managen. GS1 informeert de sector en deze heeft dan twee maanden de tijd om de systemen en processen aan te passen. Vergelijk het met een smartphone die je om de zoveel tijd moet updaten: ook de creatie van een datamodel is zo’n ‘ongoing proces’.”
Momenteel worden er veel wijzigingsverzoeken ingediend, maar het is de bedoeling dat dit op termijn toch gaat dalen, vindt Tinie. “Iedereen moet ernaar streven om binnen een zo kort mogelijke termijn te evolueren naar een zo stabiel mogelijk datamodel. Maar de markt, wetgeving en de behoeften van consumenten veranderen, dus het relevant maken en houden van het datamodel zal blijven gebeuren.”
Methode
Een klein wijzigingsverzoek, als het verplichten of optioneel maken van een veld of het toevoegen van een nieuwe nog niet bestaande waarde in de GS1 datapool, begint met het invullen van een formulier via de website van GS1. Vaak wordt daar een Excel-bestand aan toegevoegd, om de aanvraag te onderbouwen met de reden, zodat GS1 de aanvraag probleemloos kan verwerken.
“Een wijzigingsverzoek kan bijvoorbeeld ook helpen bij de ‘onboarding’ van een nieuwe leverancier omdat voor bepaalde productgroepen het datamodel nog niet echt geschikt is. Nieuwe productgroepen zijn nog niet altijd goed beschreven omdat die behoefte er nog niet was. In dat geval worden vaak grotere wijzigingsverzoeken ingediend. Het indienen van grotere wijzigingsverzoeken zoals het toevoegen van een nieuwe productgroep (meerdere bricks) gebeurt via een template in Excel. “In die template geef je aan waarom je wat wil wijzigen, voor wie het van toepassing is en wat het grote verschil tussen de oude en de nieuwe situatie in het datamodel zal zijn”, duidt Mayra. “Zo schets je een goed beeld van hoe het datamodel eruit zou moeten zien na verwerking van de aanvraag door GS1 en zie je in één oogopslag wat er zal veranderen.”
De verzoeken worden na het uitwerken door GS1 gedeeld met de bedrijven in de GS1 onderhoudsgroep en de bedrijven die deelnemen aan het GS1 changeproces. In digitale ‘sprint calls’ worden de changes die zijn ingediend met bedrijven uit de sector besproken. “Op die manier is iedereen op de hoogte van de veranderingen en is er, indien nodig, ook ruimte voor aanscherpingen en/of een tegenvoorstel. Als alle partijen akkoord zijn, worden de wijzigingen door GS1 verwerkt en opgenomen in het datamodel en via een release aan de sector opgeleverd, zegt Tinie” De bedrijven in de sector hebben dan twee maanden de tijd om hun systemen en processen aan te passen om de artikelen volgens het nieuwe datamodel met elkaar uit te wisselen. Daarmee is de ‘update van de telefoon’ gereed.
Nuttige tips
Als retailer vindt Intergamma het handig om een wijzigingsverzoek met minstens één leverancier te bespreken voordat ze die bij GS1 indienen. “Hoe meer overeenstemming en samenwerking er vooraf is, hoe vlotter het wijzigingsverzoek kan worden geaccepteerd”, aldus Laurie. “Het komt er vooral op aan je verantwoordelijkheid te nemen en verzoeken in te dienen. Wij hameren sowieso graag op consistentie: zorg ervoor dat je zoveel mogelijk bestaande velden aan nieuwe ‘bricks’ koppelt indien nodig. Streef dus naar hergebruik, dat zorgt ook voor meer duidelijkheid en snelheid en leidt tot minder ruimte voor interpretatie en op die manier ook tot minder fouten.”
“Dien een voorstel pas in als je er helemaal zeker van bent, dan is het meteen raak”, vult Mayra aan. “Wees zo compleet mogelijk qua aanvraag en onderbouwing bij elk voorstel dat je indient. Dat scheelt achteraf een hoop werk om eventuele wijzigingen weer door te voeren en zorgt voor minder tegenslagen.”
“Ieder goed doordacht wijzigingsverzoek helpt”, argumenteert Tinie. “Het is iets wat een professionele aanpak verdient. Denk er dus goed over na welke specifieke wijzigingen absoluut noodzakelijk of relevant zijn. Het is iets waar je gaandeweg in groeit. We kunnen elke zinvolle input gebruiken om tot een zo compleet mogelijk en bruikbaar datamodel te komen.”
Bekijk de GS1 website voor meer informatie over het indienen van wijzigingsverzoeken.
