Velda: ‘GS1 datapool is een bewijs van kwaliteit’

“Het was best een klus, maar er staan nu zo’n zevenhonderd artikelen in de GS1 datapool.” Martijn Veldhuis, eigenaar van familiebedrijf Velda zag snel de toegevoegde waarde van de datapool. Hij is zowel producent als leverancier van artikelen voor in en om de vijver en ziet de database als een bewijs van kwaliteit.

De onderneming is inmiddels uitgegroeid tot een bedrijf met veertig medewerkers. Voor de volgende stap, het soepel uitwisselen van productdata, kiest Velda voor de samenwerking met GS1, toeleveranciers en afnemers als Intratuin. Veldhuis: “We hebben zelf het initiatief genomen om contact op te nemen met GS1 en in dezelfde periode vroeg Intratuin of we producten in de datapool wilden zetten. Uit eigen onderzoek bleek dat er meer voor- dan nadelen aan zaten, dus zijn we gestart met het klaarstomen en uploaden van productdata.”

De kick-off van het project, dat uiteindelijk een maand in beslag zou nemen, bestond uit het leggen van contact met het GS1 relatiemanagement team. “Op basis van dat contact hebben we een webinar gevolgd. Dat was een prima manier om de basis te leren kennen voor het delen van artikelgegevens met GS1.” Het fundament voor productdata was al voorhanden, stelt de eigenaar. “Wel stond deze productinformatie nog wat verspreid over diverse bestanden. Onze product developers beschikten over de GPC productclassificeringen. Informatie over de afmetingen en het gewicht van de artikelen kwam bij onze verkopers vandaan. Die gecombineerde gegevens hebben we in één bestand gezet. Dat overzicht staat nu ook in ons ERP-systeem waarmee we zorgen voor de synchronisatie met de GS1 datapool.

Het verzamelen en bundelen van alle informatie nam ongeveer een week in beslag. Dataverrijking was niet of nauwelijks nodig, stelt Veldhuis. “De verdeling van taken was ook logisch, iedereen keek naar de productdata die hij of zij beheerde. Het uploaden van de gegevens in de GS1 datapool leverde geen hoofdbrekens op. “Sterker, het verzamelen en invoeren van de productdata heeft ons enorm geholpen om alles intern op een rijtje te krijgen. Het uploaden van die eerste zevenhonderd artikelen krijgt absoluut nog een vervolg. Deze eerste serie artikelen is vooral bedoeld om Intratuin te kunnen bedienen.”

Is de GS1 datapool essentieel voor de bedrijfsvoering van Velda? “Nou, er is altijd wel een manier om dit te regelen, maar nu beschikt de hele branche over dezelfde informatie. Dat is prettig. Zelf krijgen we informatie goed aangeleverd van toeleveranciers en weten na het webinar hoe we ermee om moeten gaan. Het voorraadinzicht is iets beter dan voorheen.” Afnemers van de biofilters, pompen en waterverbeteringproducten, zoals Intratuin, weten door de productdata in de GS1 datapool hoe groot producten zijn. “Dat is prettig voor de winkelinrichting, verrassingen blijven achterwege.” 

Hoewel Velda veel producten zelf ontwikkelt en produceert, levert het ook artikelen van toeleveranciers. “We vragen aan deze leveranciers om data zo goed mogelijk aan te leveren, zodat wij die informatie makkelijk kunnen verwerken. Ik kan eigenlijk alleen maar stellen dat onze processen voor het verzamelen en verwerken van productdata soepel verlopen. Is er desondanks toch een vraag, dan stellen we die aan het GS1 relatiemanagement team.”

Het productdata project is gestart, maar is volgens Veldhuis verre van gereed. “De eerste data - inclusief de beschrijvingen - staat er nu in de Nederlandse taal in. Het is ons streven om de gegevens er ook in het Duits, Engels, Frans en Russisch in te zetten, zodat al onze afnemers hiervan gebruik kunnen maken. De GS1 datapool is een bewijs van kwaliteit. Staat dat, dan weet je dat je je zaken op orde hebt als iemand een informatieverzoek doet. Ik kan andere bedrijven absoluut aanraden hetzelfde te doen. Maar start wel met het verzamelen van alle info, voor je de datapool vult. Doe het in één keer goed, dan voorkom dat je vastloopt.”