Datakwaliteit voor een lange levensduur

Oorspronkelijk was er binnen het doe-het-zelfmodel van GS1 GDSN niets dat specifiek voor dieren geschikt was. GS1 heeft daarom Flamingo en enkele concullega’s aangesproken en een werkgroep samengebracht. Dankzij deze werkgroep stelden ze een model op dat werkte via het SRC-systeem waarbij je manueel data inggeeft of deze via Excel-files uploadt. Flamingo beschikte al over een Inriver PIM-systeem en ze hadden plannen om dit te koppelen aan GS1 GDSN om zo automatisch data in te lezen.

“Zodra GS1 de overstap maakte van SRC naar My Product Manager, hebben we deze plannen kunnen uitvoeren. XSARUS, onze implementatiepartner, heeft samen met ons een mapping opgesteld tussen ons PIM-systeem en Channable (feedmanagement platform om producten naar verschillende verkoopkanalen te uploaden en ads te beheren) om deze automatische connectie op te zetten. Zo werd Channable ook voor GS1 GDSN het tussenplatform waarmee wij nu lijsten aan onze klanten bezorgden. Dankzij dit systeem ligt het beheer ook grotendeels in onze handen zonder dat XSARUS een apart programma moest opstellen, wat het proces vergemakkelijkt.”

Ondertussen heeft Flamingo over 18 000 GTIN’s met ongeveer 6500 artikelen en houden ze wekelijks een vergadering met XSARUS om de werking van hun systeem te blijven verbeteren.

Updates en vernieuwingen om datamanagement te verbeteren zijn een meerwaarde maar wel heel wat werk om te implementeren. Het is tijdrovend om alle data conform de nieuwe modellen te zetten, zeker ook na een datamodel update. Daarom wordt bij Flamingo data dagelijks aangepast. Zo kunnen ze hun verdelers steeds de juiste up-to-date informatie presenteren. Ze zoeken voortdurend nieuwe manieren om deze efficiënter te verwerken. Zoals het integreren van foto’s, afmetingen correcter zetten of de zoekfunctionaliteiten verbeteren bij een datamodel update. Hierdoor willen ze de dataflow tussen diensten optimaliseren: zij bezorgen data aan hun Master Data team, die ze verwerkt en relevante data terugkoppelt.

De 100% foutloze integratie kwam er dankzij de eerder vermelde mapping, de automatische koppeling tussen GS1 GDSN en hun goed gevulde PIM-systeem. Maar omdat ze nog nooit eerder met het platform gewerkt hadden, was voor hen een 100% foutloze integratie een aangename verrassing.

“Bij de eerste integratie konden we nog geen simulatierapporten gebruiken omdat we nog geen informatie hadden om mee te werken. Bij de aanlevering van een nieuw model gebruiken we wel altijd een simulatierapport om na te kijken wat ons percentage datakwaliteit zou zijn bij de overzetting naar het nieuwe model. Zo kunnen we ons voorbereiden op de lancering van een nieuw datamodel en kunnen we de kwaliteit van onze data garanderen.”

Daarnaast zijn de simulatierapporten ook een handig hulpmiddel om fouten te ontdekken vooraleer de data verwerkt wordt. Bij elke nieuwe aanlevering van data stellen ze eerst een rapport op. Hiermee controleren ze of er data ontbreekt en of, indien nodig, de mapping tussen PIM, Channable en My Product Manager aangepast moet worden. Met deze rapporten kunnen ze ook voortdurend hun werkwijze bijschaven: wat werkt goed, wat werkt niet en hoe kunnen ze dit verbeteren.

Hieruit volgt de automatisering van het proces: bij de mapping tussen het Inriver PIM-systeem, Channable en My Product Manager leggen ze linken en stellen ze bepaalde regels op. Eenmaal deze geschreven zijn, hoeven ze bij een volgende verwerking van data deze niet meer handmatig na te kijken. “Dan is het slechts een kwestie van een paar keer klikken om alles juist te zetten.” Dankzij hun ervaring met dit systeem verlicht dit de werkdruk aanzienlijk. Hoewel de uitwisseling van data tussen hun PIM-systeem en GS1 GDSN automatisch gebeurt, moeten ze dit proces nog steeds zelf opstarten. De mogelijkheid om deze uitwisseling automatisch te laten plaatsvinden, op vastgelegde tijdstippen bijvoorbeeld, is een werkpuntje waar Flamingo en XSARUS nog aan werken.

“Het grote voordeel van My Product Manager is dat het platform ons toelaat om data op een uniforme manier te krijgen, te verwerken en te leveren aan iedereen die het platform gebruikt. Zo wordt het uitwisselen van data een eitje. Het gebruik van My Product Manager is ook een meerwaarde in de communicatie met onze klanten omdat de data verwerken en doorsturen zo op een uniforme manier gebeurt. Zo kunnen we onze verdelers zo veel mogelijk ontlasten. Daarnaast gebruiken meer en meer bedrijven My Product Manager, voor ons is het dus ook een handig platform om connecties te maken en te onderhouden binnen ons professioneel netwerk.”