“De grootste winst van EDI is voor ons de automatisatie dankzij de three-way match tussen bestelbon, leverbon en factuur"
EDI is dé manier om handelsdocumenten uit te wisselen als we Dirk Leemans van Colruyt Group mogen geloven. Al meer dan 10 jaar gebruikt de groep EDI voor Order-to-Cash. Bovendien blijven ze het verder optimaliseren met nieuwe EDI-toepassingen zoals Vendor Replenished Inventory. Daarnaast vertelt hij ons waarom ze ook Peppol berichten uitwisselen met bepaalde klanten.
De laatste jaren wordt alsmaar duidelijker dat onze toekomst digitaal is. Zo kent ook gegevensuitwisseling een heuse digitale evolutie. “Eind 2009 wisselden wij voor het eerst een elektronische bestelbon uit. Coca-Cola was één van onze eerste leveranciers die dat aanbood. Andere grote spelers zoals Procter & Gamble en Nestlé zijn snel daarna ook op de kar gesprongen en nu gebruiken we met het overgrote deel van onze leveranciers Order-to-Cash”, vertelt Dirk Leemans, Head Competence Center Supply Chain bij Colruyt Group. Het traject om te komen tot waar ze nu staan bedroeg zo’n 10 jaar, maar nu staat de groep heel ver in de uitrol van EDI, zeker in de klassieke food retail.
Order-to-cash: van bestelling tot betalen factuur een automatisch proces
Die gegevensuitwisseling ziet er bij Colruyt in enkele cijfers als volgt uit. Maandelijks versturen ze zo’n 40.000 elektronische bestelbonnen. Leverbonnen en facturen zijn dan weer goed voor respectievelijk 25.000 en 30.000 exemplaren per maand. Voor al 85 % van de foodleveranciers gebruikt Colruyt de drie bekende EDI-berichten.
Dat brengt ons gelijk bij het grootste voordeel van EDI volgens Dirk Leemans. “Wat voor ons dé winst is bij het gebruik van Order-to-Cash (O2C), is die three-way match zoals wij het noemen. Op een automatische manier worden bestelbon, leverbon en factuur aan elkaar gelinkt en zo ook gelijk gecontroleerd.
Hierdoor kunnen wij aan management by exception doen. Aangezien het gros van onze leveringen automatisch goedgekeurd wordt, moeten enkel de uitzonderingen nog gecontroleerd worden. Als je weet dat wij vroeger duizenden facturen per jaar moesten controleren en nu niet meer, dan is de rekensom snel gemaakt. Dat is een enorme vermindering qua tijd en werkkrachten en dus ook qua kosten.”
“GS1 is een soort waakhond voor de Harmonized Order-to-Cash standaard”
GS1, dat zijn standaarden. Ook voor EDI-toepassing order-to-cash heeft de not-for-profit organisatie een standaard, namelijk Harmonized Order-to-Cash. “Begin 2016 zijn wij van onze eigen EDI-handleidingen overgestapt op de Harmonized Order-to-Cash standaard. Dat was een enorme vereenvoudiging, niet alleen voor ons, maar ook voor onze leveranciers. Nu is er maar één structuur nodig, terwijl er vroeger bij wijze van spreken tussen elke leverancier en elke retailer verschillende afspraken bestonden om bestel-, leverbonnen en facturen elektronisch uit te wisselen. Dat is vragen om fouten. Nu is het risico op fouten miniem omdat iedereen dezelfde standaard gebruikt.”
Voor leveranciers biedt de Harmonized O2C standaard nog andere voordelen. Als zij niet alleen aan Colruyt, maar ook aan andere retailers zoals bijvoorbeeld Delhaize en Carrefour leveren, dan kunnen ze dezelfde setup voor alle retailers gebruiken. Dat is niet enkel een vereenvoudiging, maar betekent voor hen ook een enorme kostenbesparing.
“GS1 is daarin een belangrijke speler. Zij waken erover dat er geen varianten van de standaard ontstaan en dat de standaard voor iedereen dezelfde blijft. Je kan het vergelijken met een waakhond. Bovendien bieden ze ook meerwaarde met hun ondersteuning in het implementeren van zo’n standaard.”
Nieuwste EDI-toepassing Vendor Replenished Inventory onder de loep
De groep gebruikt al meer dan een jaar de nieuwste EDI-toepassing, Vendor Replenished Inventory (VRI). Deze toepassing houdt in dat je geen bestelbon meer hebt, maar dat je een elektronisch voorraadrapport (INVRPT) en verkooprapport (SLSRPT) naar je leverancier stuurt. Op basis daarvan kan de leverancier zelf producten en hoeveelheden die uitgeleverd moeten worden, bepalen.
“We zijn samen met P&G als leverancier daaraan begonnen. Het systeem laat je toe om op een gestructureerde manier informatie te delen met je leverancier over je voorraad en afzet. Hierdoor wordt de ketting geoptimaliseerd. De retailer heeft op het juiste moment de voorraad en de leverancier kan zijn productieplanning efficiënter opstellen”, vertelt Leemans.
Afspraken maken goede vrienden, zo ook bij Vendor Replenished Inventory. “Je moet natuurlijk oppassen dat de meerwaarde voor beide partijen niet verloren gaat. Voor ons staat de eindklant centraal. Als je leverancier enkel vanuit zijn eigen productieplanning zou redeneren, dan verlies je je eindklant uit het oog. Daarom zijn afspraken ook hier de sleutel tot een goede samenwerking.
Wat is het verdict na een jaar VRI? “We zien er de voordelen zeker van. Voor we het gaan uitrollen naar andere leveranciers, willen we er nog iets meer intelligentie insteken, zoals informatie over promoties en assortimentswijzigingen.
Momenteel loopt die informatiedoorstroming nog niet optimaal. Zodra dat opgelost is, kan een verdere uitrol plaatsvinden”, aldus Leemans.
Toch wordt de oplossing ook al binnen de groep zelf gebruikt. “Fine Food, ons productiebedrijf, aanzien we als leverancier waarmee we dus intern ook informatie uitwisselen via deze standaard”, vult Leemans aan.
Order-to-cash over sectoren heen
Harmonized Order-to-Cash is en blijft de EDI-standaard van GS1 Belgilux om elektronische handelsdocumenten binnen de FMCG en Foodservice sector uit te wisselen. Wanneer je documenten over verschillende sectoren heen wil uitwisselen, komt een andere standaard aan zet, namelijk Peppol.
“Je wordt natuurlijk enerzijds verplicht door de overheid om het te gebruiken, want zij aanvaarden geen andere standaard. Anderzijds is het een brede standaard die ik op termijn ook in cross-sector B2B elektronische communicatie een belangrijke rol zie spelen. Die trein willen we natuurlijk niet missen. Solucious en DATS gebruiken de standaard nu al voor overheden als klanten, maar ik sluit zeker niet uit dat dit met andere niet-gouvernementele klanten ook gaat gebeuren. Als beide kanten er het nut van inzien, zijn we daar technisch klaar voor.”
Andere EDI-toepassingen binnen Colruyt Group
Naast de klassieke EDI-berichten gebruikt Colruyt Group ook verschillende andere toepassingen. Zo gebruiken ze HANMOV, dat zijn instructies voor het magazijn om producten op te halen.
Fine Food Meat gebruikt het PRICAT bericht om prijs- en catalogusinformatie naar de winkelformules te sturen. Daarnaast krijgt de groep steeds meer vraag naar elektronische vrachtbrieven, eCMR.
Solutions providers als partner
Colruyt Group heeft zelf een grote IT-afdeling, zo doen ze de mapping naar de interne systemen en applicaties via Webmethods van software AG. Daarnaast werken ze samen met enkele solutions providers waaronder Basware, Generix en Descartes voor het verzenden en ontvangen van de EDI-berichten. “De providers garanderen dat de connecties 24 op 24, 7 op 7 beschikbaar zijn, waardoor je kan rekenen op de betrouwbaarheid van het systeem.”
EDI, een aanrader of niet?
Raadt Leemans EDI aan andere bedrijven aan? “Zeker! Het is de manier om snel en efficiënt gegevens uit te wisselen. Er is ook duidelijk minder kans op fouten dan bij manuele processen. Bovendien ga je in je processen heel wat kosten en tijd besparen wanneer je die three-way match bereikt. Ik raad het dus zeker aan”, sluit Leemans af.
