« Le plus grand avantage d'EDI pour nous, c’est l’automatisation grâce au flux triangulaire entre le bon de commande, le bon de livraison et la facture. »
EDI (Electronic Data Interchange) est LE moyen d’échanger des documents commerciaux si l’on en croit Dirk Leemans de Colruyt Group. Le groupe utilise EDI pour Order-to-Cash depuis plus de 10 ans. En plus ils continuent à l'optimiser avec de nouvelles applications EDI telles que Vendor Replenished Inventory. Il nous explique aussi pourquoi ils échangent des messages Peppol avec certains de leurs clients.
Ces dernières années, il est devenu de plus en plus évident que notre avenir est numérique. L’échange de données connaît également une véritable révolution numérique. "Fin 2009, nous échangions pour la première fois un bon de commande de façon numérique. Coca-Cola a été un des premiers fournisseurs à le proposer. D'autres grands acteurs tels que Procter & Gamble et Nestlé ont également pris le train en marche peu de temps après et, aujourd'hui, nous utilisons le système Order-to-Cash avec la majorité de nos fournisseurs", déclare Dirk Leemans, Head Competence Center Supply Chain de Colruyt Group. Le processus pour arriver là où ils sont maintenant a duré environ 10 ans mais aujourd’hui, le groupe a parcouru un long chemin dans le déploiement d'EDI, en particulier dans le commerce classique de l'alimentation.
Order-to-Cash : de la commande au payement de la facture, un procédé automatique
L’échange de données chez Colruyt en quelques chiffres. Ils envoient environ 40.000 bons de commande électroniques chaque mois. Les bons de livraison et les factures représentent respectivement 25.000 et 30.000 exemplaires par mois. Colruyt utilise déjà les trois messages EDI bien connus pour 85% de ses fournisseurs de produits alimentaires.
Cela nous amène directement au plus gros avantage d’EDI, selon Dirk Leemans. "Notre plus gros avantage à utiliser le système Order-to-Cash (O2C), c'est ce match à trois, comme nous l'appelons. Le bon de commande, le bon de livraison et la facture sont automatiquement liés les uns aux autres et contrôlés en même temps.
Grâce à cela nous pouvons faire du management by exception. Vu que la majeure partie de nos livraisons sont approuvées automatiquement, nous ne devons plus que contrôler les exceptions. Si vous savez que nous devions par le passé vérifier des milliers de factures par an et que nous ne le faisons plus, il est facile de faire le calcul. Cela représente une réduction de temps et de main-d’œuvre considérable, et donc aussi de coûts."
"GS1 est comme un gardien pour le standard Harmonized Order-to-Cash"
GS1, ce sont des standards. L'organisation à but non lucratif dispose également d'un standard pour l'application EDI order-to-cash, à savoir Harmonized Order-to-Cash. "Début 2016, nous sommes passés de nos propres manuels EDI à la norme Harmonized Order to Cash. Ce fut une énorme simplification, non seulement pour nous mais aussi pour nos fournisseurs. Désormais, une seule structure est suffisante, alors qu'auparavant, il existait divers accords entre chaque fournisseur et chaque détaillant pour l'échange électronique de commandes, de bons de livraison et de factures. Cela pouvait engendrer des erreurs. Maintenant le risque d’erreurs est minime parce que tout le monde utilise le même standard."
Pour les fournisseurs, Harmonized O2C offre encore d’autres avantages. S'ils livrent non seulement à Colruyt, mais aussi à d'autres retailers tels que Delhaize et Carrefour, ils peuvent utiliser la même configuration pour tous les retailers. Il s'agit pour eux non seulement d'une simplification mais aussi d'une énorme économie de coûts.
"GS1 est un acteur clé. Ils veillent à ce qu'aucun variant du standard ne soit créé et que le standard reste le même pour tous. On peut les comparer à un chien de garde. En plus ils offrent aussi une valeur ajoutée avec leur soutien dans la mise en œuvre d'un tel standard."
La toute nouvelle application EDI Vendor Replenished Inventory sous la loupe
Le groupe utilise déjà depuis plus d’un an la nouvelle application EDI, Vendor Replenished Inventory (VRI). Cette application signifie que vous n'avez plus de bon de commande mais que vous envoyez un rapport de stock (INVRPT) et un rapport de vente (SLSRPT) électroniques à votre fournisseur. Sur cette base, le fournisseur peut lui-même déterminer les produits et les quantités à livrer.
"Nous avons commencé à travailler avec le fournisseur P&G à ce sujet. Le système permet d’échanger des informations de manière structurée avec le fournisseur sur base de votre stock et de vos ventes. Cela permet d’optimiser la chaine. Le retailer dispose de stocks au bon moment et le fournisseur peut planifier sa production de manière plus efficace", explique Leemans.
Les bons comptes font les bons amis , également pour le Vendor Replenished Inventory. "Il faut bien sûr veiller à ce que la valeur ajoutée pour les deux parties ne soit pas perdue. Pour nous, le client final est au cœur de nos préoccupations. Si votre fournisseur devait raisonner uniquement sur la base de sa propre planification de production, vous perdriez de vue votre client final. Ici aussi, les accords sont la clé d’une bonne collaboration."
Quel est le verdict après une année de VRI ? "Nous en voyons certainement les avantages. Avant de le déployer auprès d'autres fournisseurs, nous voulons ajouter un peu plus d'intelligence comme des informations sur les promotions et les changements d'assortiment.
Pour le moment, ce flux d’information n’est pas encore optimal. Dès que ceci sera résolu, on pourra envisager un déploiement plus large" selon Leemans.
Pourtant, la solution est déjà utilisée au sein même du groupe. "Nous considérons Fine Food, notre société de production, comme un fournisseur avec lequel nous échangeons déjà des informations en interne par le biais de ce standard", ajoute Leemans.
Order-to-Cash à travers les secteurs
Harmonized Order-to-Cash est et restera le standard de GS1 Belgilux pour échanger des documents commerciaux par voie électronique dans le secteur FMCG & Foodservice. Lorsque vous souhaitez échanger des documents entre différents secteurs, un autre standard entre en jeu à savoir Peppol.
"Certes, d’un côté, vous êtes contraint par le gouvernementde l’utiliser car il n’accepte aucun autre standard. D’autre part, il s’agit d’un standard général qui, à mon avis, jouera également un rôle important dans la communication électronique intersectorielle inter-entreprises en temps voulu. Il faut prendre le train en marche. Solucious et DATS utilisent déjà le standard pour les gouvernements en tant que clients, mais je n'exclus certainement pas que cela se produise également avec d'autres clients non gouvernementaux. Si les deux parties en voient l'intérêt, nous sommes techniquement prêts à le faire."
Autres applications EDI au sein du Colruyt Group
Outre les messages EDI classiques, Colruyt Group utilise également diverses autres applications. Par exemple, ils utilisent HANMOV, ce sont des instructions destinées à l'entrepôt pour le ramassage des produits.
Fine Food Meat utilise le message PRICAT pour envoyer des informations sur les prix et le catalogue à ses points de vente. En outre, le groupe reçoit de plus en plus de demandes de lettres de voiture électroniques, eCMR.
Des solution providers en tant que partenaire
Le groupe Colruyt dispose lui-même d'un important département informatique qui se charge du mapping avec les systèmes et applications internes via Webmethods de Software AG. Ils travaillent également avec un certain nombre de fournisseurs de solutions, dont Basware, Generix et Descartes, pour l'envoi et la réception de messages EDI. "Les fournisseurs garantissent que les connexions sont disponibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, vous pouvez donc compter sur la fiabilité du système."
EDI, un must ou pas ?
Est-ce que Leemans conseille l’EDI à d’autres entreprises ? "Certainement !" C'est le moyen d'échanger des données rapidement et efficacement. Le risque d'erreur est également beaucoup plus faible qu'avec les processus manuels. En outre, vous allez économiser beaucoup de coûts et de temps dans vos processus lorsque vous parviendrez à ce flux à trois niveaux. "Je le recommande donc sans hésiter", conclut M. Leemans.
