Het beheer van productinformatie bij Foodservice bedrijf Bidfood N.V. in de kijker
Door de continue en snelle evolutie van technologieën die ons helpen bij het delen van gegevens, is de juistheid van onze productinformatie dé prioriteit bij Bidfood. Girolamo La Mendola, IT Director bij Bidfood, vertelt over zijn ervaring.
Bidfood in enkele cijfers
Bidfood is marktleider in de Foodservice en Horeca distributie in België en Luxemburg. In enkele cijfers uitgelegd: het bedrijf beschikt over vijf sites voor institutioneel gebruik (bv. ziekenhuizen, rusthuizen, scholen, crèches,enz.) en catering, 200 vrachtwagens (waarvan een deel van de steeds groeiende groene vloot) voor de levering van 36.500 producten onder drie types temperaturen (vers, droog en bevroren) naar meer dan 29.150 klanten , wat dus een gemiddelde van 3.500 per dag is. 77% van de bestellingen gebeuren online via het bestelplatform of zijn elektronische bestellingen via EDI. Ten slotte beschikt het bedrijf over 70.000 m² opslagruimte.
Doel zero touch – full quality
“Productinformatie gaat via verschillende kanalen bij Bidfood", vertelt Girolamo. "Een geautomatiseerde stroom die hoofdzakelijk via GS1 en een andere leverancier loopt en ons in staat stelt de informatie op een volledig geautomatiseerde manier op te halen om de producten bij te werken. Bovendien is er een portaal voor leveranciers die geen abonnement hebben op onze gecentraliseerde databankpartners, waar productinformatie kan worden ingevoerd. Ten slotte is er ook nog manuele invoer voor leveranciers die niet over technologische middelen beschikken.”
"Het uiteindelijk doel is om zero touch – full quality te bereiken.” Daarmee wil het bedrijf een optimale kwaliteit verkrijgen en tegelijkertijd taken vermijden die geen toegevoegde waarde hebben. Girolamo geeft ons het volgende voorbeeld : "Als een product beschikbaar of aangepast is in een gecentraliseerde databank, is de gegevenskwaliteit ervan verzekerd en worden ze automatisch in de lokale ERP’s geïntegreerd om zonder enige tussenkomst de correcte en real-time informatie ter beschikking te hebben.”
Productgegevens in constante evolutie
"Onze institutionele en horeca klanten hechten een groot belang aan gegevens en staan dan ook op de volledigheid van deze gegevens om de menu’s op te stellen, aangepast aan ieders dieetvoorschrift. Het is inderdaad een cruciaal en verplicht element in de communicatie met onze partners. Bidfood wil ook tonen dat we de controle over de gegevens hebben.”
"We stellen ook vast dat er een algemene evolutie is qua kennis van de consumenten, die steeds meer aandacht heeft voor de ingrediënten in producten en die zich bewust is van de impact op hun gezondheid. Steeds vaker worden in kantines bijvoorbeeld gedetailleerde beschrijvingen van gerechten met hun ingrediënten getoond om de noden en wensen van de consument te beantwoorden. Mensen zijn hier mee bezig."
Productinformatie: een vraag van levensbelang
Girolamo benadrukt het belang van datakwaliteit bij consumptieproducten en dat de productgegevens transparant en correct zijn, zowel voor Bidfood als voor de bedrijven binnen de institutionele sector en de horeca. "Stel je voor welke verschrikkelijke gevolgen het voor de consument kan hebben als de ingrediënten en allergenen fout op het productetiket staan. Vergeet niet: er staan levens op het spel."
My Product Manager anno 2021
Girolamo vertelt ons dat allergenen, voedingswaarden en ingrediënten oorspronkelijk beschikbaar waren in Trustbox. Al deze data is ondertussen naar My Product Manager verplaatst.
"De gegevens uit My Product Manager dienen als basis voor onze webshop, technische fiches, folders en nieuwsbrieven. Vervolgens gebruiken onze klanten deze om menu’s op te stellen om aan de noden van de uiteindelijke consument te voldoen.”
"We hebben ook een applicatie "Menu-planning " voor koks en diëtisten die zich baseert op de gegevens van My Product Manager, waarmee je recepten kan samenstellen en menu’s kan opstellen waarbij bepaalde allergenen worden vermeden en waarmee je ook de voedingswaarde van het recept kan berekenen.”
Het nu al op grote schaal delen van gegevens is een win-win oplossing voor iedereen
"Wij ontvangen ongeveer 75% van de gegevens van onze leveranciers via My Product Manager . Dat gaat van de kleinste tot de grootste leverancier.”
"Wij moedigen ook onze leveranciers aan om hun informatie in een gecentraliseerde databank te zetten die ons toestaat om hun catalogus met onze productdatabase te synchroniseren om zo over alle informatie te beschikken en zo hun producten zo goed mogelijk aan te kopen, maar ook weer te verkopen", concludeert Girolamo, IT Director Bidfood.
"Naast de nauwkeurigheid van de in real-time toegankelijke informatie krijgen we een zeer "vlotte en vlekkeloze" doorstroming. Dit alles kan het proces alleen maar verbeteren en weinig ruimte laten voor onduidelijkheid.”
De voordelen van overal dezelfde methode te gebruiken bij het delen van gegevens zijn:
• Het vermijdt hercodering en dus fouten
• Het geeft je in één oogopslag het gamma producten van de leveranciers
• Het legt de verantwoordelijkheid terug bij de partijen die ze effectief dragen
• Het staat ons toe “dezelfde taal” te spreken
Wat met de kwaliteit van gegevens en een packshot?
“Onze prioriteit ligt bij de gegevenskwaliteit, die nog dagelijks een uitdaging vormt door de toenemende vraag van onze klanten.” Girolamo legt uit dat het niet zozeer om fouten gaat, maar ook om grijze zones die opgehelderd moeten worden (bv. suballergenen worden in vrije tekst gecodeerd). "Er moet strenger worden toegekeken op de exhaustieve invoering van alle gegevens zonder enige interpretatie (bv. allergeen niet aanwezig)."
Wat betreft het packshot, bevestigt Girolamo dat Bidfood deze al gebruikt. “Daarentegen voldoen de foto’s van onze leveranciers niet altijd aan vooropgestelde kwaliteitsnormen (bv. scherpte en/of beeldhoek). Het is soms dus moeilijk om ze correct te integreren in de verschillende communicatiemiddelen."
Terug naar de toekomst
Girolamo vertelt dat de gegevens in de nabije toekomst zullen worden uitgebreid tot commerciële en logistieke gegevens van zowel primaire, secundaire en tertiaire verpakkingen.
"De implementatie van deze gegevens zal bij enkele leveranciers in juni 2021 beginnen. De integratie zal stap voor stap uitgevoerd worden om een goede werking van onze ERPs te verzekeren. In september 2021 zullen we de implementatie uitbreiden naar al onze 400 leveranciers in My Product Manager.”
Nu werkt Bidfood samen met GS1 om de functie van de nieuwe interfaces te begrijpen en hoe ze de gegevens op een transparante manier kunnen integreren.
In de toekomst ziet Girolamo het delen van informatie nog groter. In de eerste plaats door het aantal leveranciers dat deelneemt aan de uitwisseling van deze gegevens te verhogen en vervolgens ook door de soorten gegevens uit te breiden. "Onze ambitie is om productgegevens over de ecologische voetafdruk van productie tot consumptie te berekenen en te integreren. Maar deze toename van de hoeveelheid gegevens moet ook op zodanige wijze gebeuren dat een "zero touch - full quality" wordt bereikt, wat inhoudt dat er geen controle meer zou zijn op de invoer van gegevens, maar enkel een validatie van de end-to-end synchronisatie.”
Foodservice is de essentiële schakel tussen de leverancier en de consument
"Foodservice is de belangrijkste schakel die tussen leverancier en consument staat. De Horeca sector vraagt ook extra aandacht voor de specificatie van de gegevens. Bijvoorbeeld, om de logistieke stroom te verbeteren moet het aantal artikels in een kartonnen verpakking in My Product Manager vermeld staan. Het is belangrijke informatie, want Bidfood moet een doos openen om de hoeveelheid die door de klant besteld werd te kunnen leveren. Dat zorgt voor een aanpassing van de logistieke eigenschappen van het product in onze ERPs.”
"Bovendien heeft een deel van onze klanten een medisch beroep (bv. Diëtisten in rusthuizen, ziekenhuizen, crèches, scholenenz.) en worden de gegevens gebruikt om voedingsschema’s op te stellen, voor revalidatie, genezing, enz.”
De productfiche wordt ontwikkeld om te voldoen aan de specifieke behoeften van Foodservice
GS1 Belgium and Luxembourg is in de eerste plaats op de gebruiker gericht en zal een extra inspanning leveren om aan de specifieke vereisten van Foodservice te voldoen.
Er zal een werkgroep opgericht worden waarin belangrijke stakeholders (fabrikanten, foodservice providers en operatoren) uit deze sector het datamodel verder zullen kunnen uitbreiden op basis van legal en business requirements die typisch zijn voor de Foodservice sector en dus anders dan in de FMCG sector.
In de loop van 2021 zal My Product Manager handelaars en leveranciers in staat stellen alle soorten productinformatie voor levensmiddelen, near-food en non-foodartikelen via het internationale GS1 GDSN-netwerk te uploaden en te downloaden. Momenteel biedt het platform alleen toegang tot etiketinformatie van levensmiddelen en nog niet tot (logistieke) verpakkingsgegevens.
