La gestion de l'information produit sous les projecteurs de la société de Foodservice Bidfood S.A.
Face à l’évolution constante et rapide des technologies qui facilite le partage des données, l’exactitude des informations liées aux produits est notre priorité chez Bidfood. Girolamo La Mendola, IT Director chez Bidfood nous partage son expérience.
Bidfood en quelques chiffres
Bidfood est le leader sur le marché de la distribution Foodservice et l'Horeca sur l'ensemble du territoire belge et luxembourgeois.
En quelques chiffres, l’entreprise c’est 5 sites à vocation Institutionnel (ex. hôpitaux, maisons de repos, écoles, crèches, etc.) et Horeca, 200 camions (dont une partie de la flotte 'verts' en continuelle croissance) pour la livraison de 36.500 produits livrés sous 3 types de températures (frais, ambiant, surgelé) à plus de 29.150 clients donc 3.500 en moyenne par jour.
77% des commandes sont passées en ligne via le portail de commande ou via commande électronique par EDI. Enfin elle dispose de 70.000 m² d’espace de stockage.
Objectif zero touch – full quality
"L’information produit est acheminée par plusieurs canaux chez Bidfood", nous explique Girolamo. "Un flux automatisé qui passe principalement par GS1 et un autre provider et nous permet de récupérer les informations d’une façon totalement automatisée pour mettre à jour les produits. De plus, un portail à l’attention des fournisseurs, non abonnés à nos partenaires de bases de données centralisées, est disponible pour l’introduction d’informations relatives aux produits. En dernier recours, l’introduction ‘manuelle’ pour les fournisseurs qui ne disposent d’aucun moyen technologique."
"L'objectif final est d'arriver à un zero touch – full quality. C’est-à-dire que nous voulons atteindre une qualité optimale tout en évitant les tâches sans valeur ajoutée." Girolamo nous donne l'exemple suivant : "si un produit est disponible ou adapté dans une base de données centralisée, la qualité des données sera garantie et il sera intégré de façon automatique dans les ERPs locaux afin de disposer des informations correctes en temps réel, sans aucune manipulation."
Les données produits en constante évolution
"Nos clients institutionnels et Horeca portent une très grande importance aux données et sont intransigeants sur l'exactitude de celles-ci pour établir des menus adaptés aux sensibilités de chacun. En effet, c’est un élément crucial et obligatoire dans les interactions avec nos partenaires. Bidfood met un point d'honneur à montrer que nous avons le contrôle et la maîtrise des données."
"Nous constatons également une évolution générale de la connaissance du consommateur final qui porte de plus en plus attention aux ingrédients contenus dans les produits et sont conscients de l'impact sur leur santé. De plus en plus fréquemment, dans les cantines par exemple, les plats sont détaillés avec leurs compositions pour rencontrer les besoins et les souhaits du consommateur. C’est rentré dans la mentalité des personnes !"
L'information produit : une question de vie ou de mort
Girolamo insiste sur le fait qu'il est vital que les produits de consommation soient de qualité et que les données produits y afférents soient transparentes et exactes, aussi bien pour Bidfood que pour les acteurs du secteur institutionnel et pour l’Horeca. "Imaginez les conséquences désastreuses pour le consommateur si les ingrédients et les allergènes ne sont pas bien mentionnés sur la fiche produit. Des vies sont en jeu, il ne faut pas l'oublier."
My Product Manager anno 2021
Girolamo nous explique qu'initialement les allergènes, les valeurs nutritionnelles et les ingrédients étaient disponibles dans trustbox. Toutes ces infos ont entre-temps été migrées dans My Product Manager.
"Les données provenant de My Product Manager servent de base pour alimenter notre webshop, nos fiches techniques, nos folders et nos newsletters. Ensuite, nos clients les utilisent pour créer leurs menus pour répondre aux besoins du consommateur final."
"Nous avons également une application à destination des cuisiniers et diététiciens "menu-planning" qui se base sur les données de My Product Manager et qui permet de développer des recettes et générer des menus en évitant la présence de certains allergènes et de calculer la valeur nutritionnelle de cette recette."
Le partage des données déjà largement généralisé est une solution win-win pour tout le monde
"Nous recevons près de 75% des données de nos fournisseurs via My Product Manager. Cela va du plus petit fournisseur au plus grand."
“Nous incitons aussi les fournisseurs à introduire leurs informations dans une base centralisée qui nous permettra de synchroniser leur catalogue avec notre base produits afin de disposer de toutes les informations pour commander au mieux leurs produits, mais également pour les vendre”, en conclut Girolamo, IT Director Bidfood.
"En plus de l’exactitude des informations accessibles en temps réel on obtient un flux très "smooth et flawless". Tout ceci ne peut qu'améliorer le processus et ne laisser guère de place à l'ambiguïté."
L'avantage global d'utiliser une seule et même méthode de partage de données est que :
- cela évite le ré-encodage et par conséquent les erreurs
- cela permet de voir l’étendue de la gamme des produits des fournisseurs en un clin d'œil
- cela remet la responsabilité aux parties à qui elle incombe
- cela permet de tous parler "le même langage"
Quid de la qualité des données et d'un packshot
Notre priorité est la qualité des données, celle-ci liée à la demande grandissante de nos clients sur ce sujet reste encore un challenge au quotidien. Girolamo nous explique qu'il ne s'agit pas forcément d'erreurs mais également de zones floues qu'il faudrait clarifier (ex. les sous-allergènes sont encodés en texte libre). "Une rigueur plus importante doit être portée sur l'introduction exhaustive de toutes les données sans interprétation possible (ex. allergène non présent)."
En ce qui concerne le packshot, Girolamo nous confirme que Bidfood l'utilise déjà. "En revanche, les photos reçues des fournisseurs ne correspondent pas aux exigences de qualité prédéfinies (ex. définition et/ou angle de vue). Il est donc parfois difficile de les intégrer correctement dans les différents supports de communication."
Retour vers le Futur
Girolamo nous annonce que dans un futur proche les données s’étendront aux données commerciales et logistiques telles que les emballages primaires, secondaires et tertiaires.
"L'implémentation de ces données commencera avec quelques fournisseurs en juin 2021. L'intégration se fera petit à petit pour s'assurer du bon fonctionnement de nos ERPs .
En septembre 2021 on étendra l'implémentation à l'intégralité de nos 400 fournisseurs présents dans My Product Manager."
Au jour d’aujourd’hui, Bidfood est déjà en contact avec GS1 pour comprendre le fonctionnement de toutes les nouvelles interfaces et comment intégrer les données de façon très transparente.
Dans le futur, Girolamo imagine un partage d'informations encore plus large. D’abord en augmentant le nombre de fournisseurs participant à l’échange de ces données et ensuite en augmentant aussi les types de données reçues. "Nous ambitionnons de calculer et intégrer des données produits sur l’emprunte carbone de la production à la consommation." Mais cette augmentation du nombre de données doit aussi se faire de manière à arriver à un 'zéro touch – full quality' ce qui implique qu’il n'y aurait plus de contrôle sur l’introduction des données mais uniquement une validation de la synchronisation end-to-end."
Le Foodservice est le maillon indispensable entre le fournisseur et le consommateur
"Le Foodservice est le maillon le plus important qui lie le fournisseur et le consommateur. Le secteur de la restauration demande une attention plus particulière dans la spécificité des données. Par exemple, pour améliorer le flux logistique, il faudrait que le nombre d'articles dans un conditionnement carton soit renseigné dans My Product Manager. C'est une information critique, car Bidfood est amené à ouvrir un carton pour livrer la quantité demandée par le client. Ce qui engendre une adaptation des caractéristiques logistiques du produit dans nos ERPs."
"Par ailleurs une partie de nos clients sont des personnes du milieu médical (ex. diététicien, maison de repos, hôpitaux, crèches, écoles, …) et les données sont utilisées pour établir des régimes alimentaires, de revalidation, guérison, etc."
La fiche produit en cours de développement pour répondre aux besoins spécifiques du Foodservice
GS1 Belgium Luxembourg est avant tout axé sur les utilisateurs et fera un effort supplémentaire pour couvrir les exigences spécifiques du Foodservice.
Un groupe de travail a été mis en place pour inviter toutes les parties prenantes de ce secteur à élaborer une fiche produit complète.
Dans le courant de l'année 2021, My Product Manager permettra aux retailers comme aux fournisseurs d’uploader et downloader tous les types d’informations produits pour les articles food, near-food et non-food via le réseau international GS1 GDSN. Actuellement, la plateforme ne permet que d’accéder aux informations étiquettes des articles alimentaires et non les données de conditionnement (logistique).
