Kwalitatieve productinformatie, een absolute vereiste!

Kwalitatieve productinformatie of goede datakwaliteit is vandaag belangrijker dan ooit. Vier bedrijven, fabrikant GB Foods, groothandelaar Pietercil, SPAR Lambrechts en foodservice operator Culinoa spelen elk een verschillende rol binnen de toeleveringsketen. Dit maakt het nog maar eens duidelijk hoe belangrijk kwalitatieve productinformatie in elke schakel van die keten is.

Ze vertellen hun ervaring vanuit hun perspectief. 

Met wie praten we vandaag?
 

De 4 partijen zijn het eens over het belang van kwalitatieve productinformatie. De juistheid van deze informatie moet ook regelmatig gecontroleerd, gevalideerd en up-to-date gehouden worden om vlotte bedrijfsprocessen te garanderen.

De dag van vandaag is digitale productinformatie naast het fysieke etiket niet meer weg te denken. Uiteraard moet zowel de fysieke als digitale drager dezelfde informatie bevatten. Maar ook gegevens die niet op de verpakking vermeld staan zoals algemene commerciële en logistieke informatie zijn cruciaal en maken onderdeel uit van de “digital twin”. Alle partijen moeten dezelfde kaarten in handen hebben om de juiste aankoop te kunnen doen.

Zo vertelt Lambrechts dat kwalitatieve productinformatie noodzakelijk is om correct te kunnen bestellen en te factureren en dit in de twee richtingen van de supply chain.

Bij Pietercil wordt vooral gefocust op het beheer van de processen waarin productinformatie worden uitgewisseld, vertelt Joeri Andries, Master Data Manager. "Binnen een data departement kan je niet altijd inhoudelijke specialist zijn van alle producten, maar je moet wel gestructureerd met data omgaan."

Alle geïnterviewden vinden dat optimale datakwaliteit leidt tot efficiëntere processen en tot tijdswinst. Belangrijke randvoorwaarden om die datakwaliteit te bekomen zijn één centrale plek en duidelijke processen om de productinformatie te beheren.

"Bij GB Foods werken we nauw samen met onze productieomgeving. We willen in eerste instantie vermijden dat onze producten met onvolledige of niet-conforme etiketinformatie bv. op vlak van allergenen, worden geproduceerd.", vertelt Marisa De Winter, Master Data and Project Manager.
Bovendien is het belangrijk dat retailers ook de correcte logistieke info ontvangen. Zo verlopen de logistieke processen goed, of het nu in het magazijn of in de winkel op het schap is.

Volledige en correcte productinformatie is geen overbodige luxe voor retailers 

Alle partijen spreken met één stem over de desastreuse consequenties die onvolledige of foutieve productdata met zich mee kan brengen, vooral als het gaat over allergenen en nutritionele waarden. De gezondheid van de consumenten staat namelijk op het spel. 

Raf Lambrechts, Gedelegeerd Bestuurder bij LAMBRECHTS legt uit: "We merken in de productfiches in My Product Manager vaak op dat er in de ingrediëntenverklaring allergene ingrediënten staan (in hoofdletters), maar waarbij de verschillende individuele allergenentypes volledig blanco zijn. Het is ondenkbaar dat wij zo’n informatie op onze website zouden zetten en onze klanten, die mogelijks een allergie hebben, hierop producten zouden laten zoeken en filteren."

Ook op logistiek vlak kunnen onvolledige data tot fouten leiden. Culinoa geeft volgend voorbeeld: "Wanneer het netto uitlekgewicht van een blikje niet wordt aangegeven, leidt dit tot fouten bij de uitvoering van de bestellingen en wordt het goede verloop van de bereidingen van de maaltijden verstoord. Hierdoor gaat dan weer het kostenbeheer verloren. Daarnaast merken we dat onze klanten de voorkeur geven aan producten met een complete productfiche, en dat merken we in het verhoogde ordervolume.

… maar evenmin voor leveranciers

Controle, controle, controle! Controles worden manueel uitgevoerd en/of automatisch geïmplementeerd in alle stappen van het proces bij alle bedrijven.

GB Foods geeft aan dat "Incorrecte afmetingen van een consumenteneenheid ervoor kan zorgen dat je product niet in het schap past. Dit is een no-go als leverancier. Je wil je producten steeds ter beschikking hebben op het schap, volgens de afgesproken plannen met je retailer."

Groeipunten 

Een algemene vaststelling bij de vier partijen is dat productinformatie nog te veel via verschillende kanalen uitgewisseld wordt of in verschillende interne systemen wordt opgeslagen. Die systemen zijn vaak nog ongestructureerd of vragen nog te veel onderhoud en controle. 

Van LAMBRECHTS' leveranciers wordt verwacht dat zij als goeie partner niet alleen kwalitatieve producten aanleveren, maar dat de digital twins van die fysieke producten evenzeer kwalitatief zijn. Als de leverancier garant staat voor betrouwbare productinformatie, gaat LAMBRECHTS als partner in ruil die informatie meer gaan gebruiken.

"Een fabrikant is verantwoordelijk voor goede en correcte data.  Deze info moet 1-op-1 kunnen gebruikt worden om een consument volledig en correct te informeren alsook volledig te voldoen aan alle wettelijke verplichtingen."

"Een algemene vaststelling, en dus ook een verbeterpunt, is dat productinformatie nog te weinig “onderhouden” wordt.  Het zou om synchronisatie van productgegevens moeten gaan. Maar er wordt na creatie vaak weinig tot geen energie gestoken in het beheer ervan als het product evolueert (bv. aanpassingen van de verpakkingen of zelfs recepturen). De info die op dit moment op de verpakking van een product staat, moet toch ergens in een systeem van de leverancier staan? Het is juist die info die gesynchroniseerd moet kunnen worden." 

Een verbeterpunt bij Pietercil, "We hebben heel wat producten die al lange tijd actief zijn en al even lang in onze systemen zitten. We merken nu dat het niet voldoende is om hier alleen acties op te nemen wanneer onze klanten fouten vaststellen, maar willen dit meer pro-actief controleren. Door de uitgebreidheid en veelzijdigheid van het assortiment is dit een hele uitdaging."

Bij Culinoa worden er voortdurend controles en correcties uitgevoerd op de productgegevens op basis van de feedback van zijn klanten en het werkterrein. "Wij ontwikkelen voortdurend nieuwe instrumenten en nieuwe integraties met verschillende partners om onze klanten en consumenten kwaliteitsinformatie te kunnen bieden." vertelt Amaury, Administratief Directeur.
"Wij hebben echter gemerkt dat het vaak moeilijk is om correcte gegevens van onze leveranciers te verkrijgen en dat deze gegevens niet altijd op een gestandaardiseerde of zelfs gestructureerde manier worden uitgewisseld. "

Conclusie 

Marisa De Winter, GB Foods, deelt volgende boodschap: "De ervaring leert ons dat gecentraliseerde data zorgt voor accuratere data. Op deze manier kan er ook sneller geschakeld worden en proberen we om het principe ‘first time right’ toe te passen. Masterdata en correcte, volledige info is een belangrijk stukje DNA van een bedrijf. Een goed proces rond creatie en beheer van masterdata en datakwaliteit is onmisbaar in elke onderneming."

Raf LAMBRECHTS' conclusie luidt als volgt "Om tot permanent correcte data te komen, kan dit volgens mij alleen wanneer het “one-place-of-the-truth” principe wordt toegepast. Het zou bijgevolg goed zijn indien alle spelers binnen de FMCG- en Foodservice sector slechts 1 bron gebruiken voor het uitwisselen van productinformatie. Hoe meer de informatie gefragmenteerd zit, hoe groter de kost om die te beheren en hoe groter de kans op fouten. We hebben één authentieke bron van waarheid nodig. Het is vanuit de sector dat we samen de organisatie GS1, ondertussen 50 jaren, geleden hebben opgericht. Laten we dat platform dan ook maximaal gebruiken om deze grote uitdaging samen aan te pakken."

Amaury, Culinoa, is van mening dat het van essentieel belang is dat alle spelers meer productgegevens uitwisselen gebruik makend van erkende standaarden, om de processen van elke partij te optimaliseren en te vergemakkelijken, plus de eindgebruikers meer transparantie en veiligheid te bieden.