L'information produit de qualité, une nécessité absolue !
Des informations produits de haute qualité sont plus importantes que jamais. Quatre entreprises, le fabricant GB Foods, le grossiste Pietercil, SPAR Lambrechts et l'opérateur Foodservice Culinoa, jouent chacune un rôle différent dans la chaîne d'approvisionnement. Cela démontre encore plus l'importance d'une information qualitative sur les produits dans chaque maillon de la chaîne. Ils racontent leur expérience de leur point de vue.
A qui donnons-nous la parole aujourd'hui ?
Lambrechts
Lambrechts est un centre de distribution indépendant pour les magasins SPAR et SPAR Express, ainsi que pour Prima et Supra. Raf Lambrechts est Directeur Général et également membre du conseil d'administration de GS1 Belgium & Luxembourg.
Pietercil
Pietercil est un distributeur full-services dans le food et non-food. Joeri Andries, Master Data Manager, est responsable du département Data Management en charge de la gestion des données produit.
Culinoa
Culinoa est, en tant qu'opérateur Foodservice, un acteur majeur de la restauration dans le secteur des soins de santé. Amaury Bever, Directeur Administratif, est chargé de superviser le développement et la maintenance des systèmes d'information et l'optimisation des échanges de données.
GB Foods
GB Foods est un fabricant de produits alimentaires. Marisa De Winter, Masterdata and Project Manager, dirige l'équipe masterdata qui centralise la gestion des informations sur les produits.
Le besoin d'informations de qualité sur les produits
Les 4 acteurs s'accordent sur l'importance d'une information produit qualitative. L'exactitude de ces informations doit également être régulièrement vérifiée, validée et maintenue à jour pour garantir le bon déroulement des processus commerciaux. Aujourd'hui, les informations produit digitales et les informations sur l'étiquette physique sont indispensables. Bien entendu, le support physique et le support numérique doivent contenir les mêmes informations, c'est ce qu'on appelle un digital twin. Mais les données qui ne sont pas mentionnées sur l'emballage, comme les informations commerciales et logistiques générales, sont également cruciales et font partie du "digital twin". Toutes les parties doivent avoir les bonnes cartes en main afin de faire le bon achat.
Lambrechts explique que des informations qualitatives sur les produits sont nécessaires pour passer des commandes et facturer correctement dans les deux sens de la chaîne d'approvisionnement.
"Pietercil se concentre principalement sur la gestion des processus dans lesquels les informations produits sont échangées", explique Joeri Andries, Master Data Manager. "Au sein d'un département data, vous ne pouvez pas toujours être un spécialiste du contenu de tous les produits, mais vous devez pouvoir traiter les données de manière structurée."
Toutes les personnes interrogées estiment qu'une qualité optimale des données permet de rendre les processus plus efficaces et de gagner du temps. Les conditions préalables importantes pour atteindre cette qualité de données sont un emplacement central unique et des processus clairs pour gérer les informations sur les produits.
Ou pour Culinoa qui accompagne plus d'une centaine de cuisines de collectivité dans le secteur des soins de santé, il est essentiel que les données qu'ils reçoivent de leurs fournisseurs leur permettent d'informer leurs clients et consommateurs de manière précise et correcte. Ils peuvent ainsi intégrer ces données dans leurs fiches de recettes et leurs plans de menus.
En raison de l'automatisation des processus de préparation, il est également important que les données logistiques soient complètes et correctes afin de maintenir des niveaux de qualité et de coûts maitrisé. En général, les données fournies par Culinoa à ses clients sont les seuls critères de choix disponibles lors de la commande. "Il va sans dire que nous devons disposer de suffisamment de données de la part de nos fournisseurs pour pouvoir informer correctement nos clients."
"Chez GB Foods, nous travaillons en étroite collaboration avec notre environnement de production. Avant tout, nous voulons éviter que nos produits soient fabriqués avec des informations incomplètes ou non conformes sur l'étiquette, par exemple en ce qui concerne les allergènes", explique Marisa De Winter, Master Data and Project Manager.
Il est également important que les retailers reçoivent les informations logistiques correctes. Ainsi, les processus logistiques se déroulent sans heurts, que ce soit dans l'entrepôt ou dans les rayons du magasin.
Des informations complètes et correctes sur les produits ne sont pas un luxe pour les retailers…
Toutes les parties parlent d'une seule voix des conséquences désastreuses que peuvent avoir des données incomplètes ou incorrectes sur les produits, notamment en ce qui concerne les allergènes et les valeurs nutritionnelles. La santé des consommateurs est en jeu.
Raf Lambrechts, Administrateur Délégué de LAMBRECHTS, explique : "Nous remarquons souvent, dans les fiches produits de My Product Manager, que des ingrédients allergènes figurent dans la déclaration des ingrédients (en lettres majuscules), mais que les différents types d'allergènes individuels sont complètement vides. Il est impensable que nous mettions de telles informations sur notre site web et que nous laissions nos clients, qui peuvent avoir des allergies, rechercher et filtrer des produits sur cette base."
En termes de logistique, des données incomplètes peuvent également entraîner des erreurs. Culinoa donne l'exemple suivant : "Si le poids net égoutté d'une boîte de conserve n'est pas indiqué, cela entraîne des erreurs dans l'exécution des commandes et perturbe la bonne préparation des repas. Cela entraîne à son tour une perte de contrôle des coûts. Nous constatons également que nos clients préfèrent les produits avec une fiche produit complète, et nous le remarquons dans l'augmentation du volume des commandes."
… ni pour les fournisseurs
Contrôle, contrôle, contrôle ! Les contrôles sont effectués manuellement et/ou mis en œuvre automatiquement à toutes les étapes du processus dans les 4 entreprises.
Chez Pietercil, par exemple, l'accent a été mis ces dernières années sur le contrôle des données à la source.
"Les outils internes que nous utilisons pour créer des produits dans nos systèmes comportent de nombreux contrôles intégrés pour valider l'exhaustivité et l'exactitude des données. Si, par la suite, certaines choses passent encore à travers les mailles du filet, il doit toujours y avoir un réflexe spontané pour voir si les contrôles peuvent être améliorés", déclare Joeri Andries.
GB Foods déclare que "si l'information sur les dimensions d'une unité consommateur est incorrecte, cela empêche votre produit de tenir en rayon. C'est un échec en tant que fournisseur. Vous voulez que vos produits soient disponibles en rayon à tout moment, selon les plans convenus avec votre retailer."
Points de développement
Les quatre parties se mettent d’accord sur une chose : les informations sur les produits sont encore trop souvent échangées par différents canaux ou stockées dans différents systèmes internes. Ces systèmes sont souvent encore peu structurés ou nécessitent trop de maintenance et de contrôle.
Chez LAMBRECHTS, on a donc récemment commencé à analyser le rapport sur la qualité des données dans My Product Manager. "Pour toutes les fiches produits auxquelles nous avons accès, nous pouvons voir si elles sont complètes et correctes ou non. Nous allons nous en servir dans nos futures discussions avec nos fournisseurs."
Les fournisseurs de LAMBRECHTS doivent, en tant que bons partenaires, non seulement fournir des produits de qualité, mais aussi veiller à ce que le digital twin de ces produits physiques soient également de qualité. Si le fournisseur garantit des informations fiables sur les produits, LAMBRECHTS, en tant que partenaire, utilisera en retour davantage ces informations.
"Un fabricant est responsable de l'exactitude et de la justesse des données. Ces informations doivent pouvoir être utilisées de manière individuelle pour informer pleinement et correctement un consommateur, ainsi que pour respecter totalement toutes les obligations légales."
"Une observation générale, et donc aussi un point d'amélioration, est que l'information sur les produits n'est pas encore assez "entretenue". Il faudrait synchroniser les données sur les produits. On se rend compte qu'après la création d’un produit, la vigilance sur l'exactitude des données du produit est moindre au fur et à mesure de son évolution (par exemple, des ajustements d'emballage ou modification des recettes). Les informations qui figurent actuellement sur l'emballage d'un produit doivent se trouver quelque part dans un système du fournisseur, non ? C'est justement cette information qui doit pouvoir être synchronisée."
Un point à améliorer selon Pietercil, "Nous avons beaucoup de produits qui sont actifs depuis longtemps et qui sont dans nos systèmes depuis tout aussi longtemps. Nous constatons aujourd'hui qu'il ne suffit pas de prendre des mesures à ce sujet lorsque nos clients identifient des erreurs, mais nous souhaitons assurer un suivi plus proactif. En raison de l'étendue et de la polyvalence de la gamme, c'est un véritable défi."
Chez Culinoa, les vérifications et les corrections des données relatives aux produits sont effectuées en permanence sur base des réactions de ses clients et du terrain. "Nous évoluons et développons constamment de nouveaux outils et de nouvelles intégrations avec différents partenaires pour fournir des informations de qualité à nos clients et aux consommateurs." explique Amaury, Directeur Administratif.
"Cependant, nous avons remarqué qu'il est souvent difficile d'obtenir des données correctes de la part de nos fournisseurs et que ces données ne sont pas toujours échangées de manière standardisée ou même structurée. "
On continue également à mettre l'accent sur toutes sortes de contrôles lors de la création de données de base dans les systèmes, chez le fabricant GB Foods. Cela comprend des contrôles avant, pendant et après leur processus de production. "Un nouveau système ERP sera bientôt mis en œuvre, ce qui permettra de ne plus fragmenter ces données et d'en garantir la qualité. Grâce à cette intégration, nous pourrons réagir encore plus rapidement", conclut Marisa, Master Data & Project Manager.
Conclusion
D’après Marisa De Winter, GB Foods: "L'expérience nous a appris que des données centralisées résultent en des données plus précises. De cette façon, nous pouvons réagir plus rapidement et nous essayons d'appliquer le principe "first time right". Les données et les informations correctes et complètes constituent un élément important de l'ADN d'une entreprise. Un bon processus concernant la création, la gestion et la qualité des données est indispensable dans chaque société."
"Pour obtenir des données correctes en permanence, je pense que cela n'est possible que si l'on applique le principe du "one-place-of-the-truth." conclut Raf LAMBRECHTS. Il serait donc souhaitable que tous les acteurs du secteur FMCG et Foodservice n'utilisent qu'un seul endroit pour échanger des informations sur les produits. Plus l'information est fragmentée, plus le coût de sa gestion est élevé et plus le risque d'erreur est grand. Nous avons besoin d'une plateforme authentique et vraie. C'est au sein de ce secteur que nous avons conjointement créé l'organisation GS1, il y a maintenant 50 ans. Utilisons donc cette plateforme au maximum pour relever ensemble ce grand défi."
Amaury, de Culinoa, estime qu'il est essentiel que tous les acteurs échangent davantage de données sur les produits en utilisant des standards reconnus, afin d'optimiser et de faciliter les processus de chaque partie, ainsi que d'offrir une plus grande transparence et sécurité aux consommateurs finaux.
