"Als neutrale, onafhankelijke adviseur inzake standaarden biedt GS1 duidelijk meerwaarde."
Dankzij het gebruik van de ISO 6523-code 0209 binnen Peppol BIS v3 weet het Vlaams Energiebedrijf (VEB) zijn facturatieproces aanzienlijk te vereenvoudigen. Zo maakte de code niet alleen voor het bedrijf zelf, maar ook voor zijn klanten de e-facturatie efficiënter. We vernemen er meer over in een gesprek met proces- en innovatiebeheerder Maarten Maes.
Vlaams Energiebedrijf
Het VEB is een privaat (verzelfstandigd) extern agentschap van de Vlaamse overheid, dat onder het beleidsdomein 'Omgeving' valt, waarvoor Vlaams minister Zuhal Demir bevoegd is. De doelstelling van het VEB is het energiebeheer in de publieke sector duurzamer en efficiënter te maken. Dat gebeurt door de publieke sector aan te zetten tot energiebesparing, door data te centraliseren en door centraal groene energie aan te kopen en aan de publieke sector te leveren.
"Doordat het VEB optreedt als een aankoopcentrale voor energie, kunnen we onze klanten (steden en gemeenten, maar ook VDAB, De Lijn, … tot en met lokale kerkfabrieken) volledig ontzorgen in het uitschrijven van openbare aanbestedingen", legt Maarten Maes uit. "Dat doen wij voor hen. Door de centrale aankoop kunnen we bovendien lagere prijzen bedingen en aanbieden."
In het facturatieproces nemen de EAN’s een centrale plaats in. "De klant kan een factuur per EAN krijgen, indien hij dat wenst, of alle EAN’s samen gebundeld per maand." De EAN of European Article Numbering wordt hier gebruikt ter identificatie van een elektriciteitsaansluiting. In de huidige GS1 identificatiesleutels komt dit overeen met GSRN.
Meer gestroomlijnd
Door de bundeling kan het VEB het aantal facturen sterk beperken. De klanten verliezen de detailinformatie niet, want een bijlage met alle EAN's zit bij de factuur, of de gegevens zijn raadpleegbaar via het klantenportaal van het VEB. Sinds 2017 is Peppol de norm voor facturatie bij de Vlaamse overheidsinstanties. Merkt het VEB in het dagelijkse gebruik van Peppol specifieke voordelen op?
"De grootste verandering in het facturatieproces bij het VEB is vooral een forse vereenvoudiging", geeft Maarten Maes aan. "Vooral de verwerking verloopt een pak efficiënter, aangezien de boekhoudkundige pakketten van onze klanten de Peppol-facturen rechtstreeks kunnen inlezen. De verwerking van facturatie en de begeleidende informatie via post of via pdf kent een veel langere doorlooptijd bij de klant met het risico dat informatie verloren kan gaan."
Migratie van v2 naar v3
Sinds 2019 is de Peppol BIS v3 beschikbaar. Hoe verliep die migratie van Peppol BIS v2 naar v3? "Het VEB is pas eind 2020 in het systeem gestapt", vertelt Maarten Maes. "We kozen er bewust voor om de migratie van Peppol BIS v2 naar v3 te koppelen aan een verdere optimalisatie van ons documentdistributie-proces, samen met onze partners Cogenius (sofwareleverancier), ACTO (beheerder van de documentdistributie) en ARCO (access point).”
GS1 Belgilux heeft een actieve rol gespeeld bij die migratie, die het VEB in de toekomst zal toelaten om flexibeler te factureren en op marktwijzigingen en klantvragen in te spelen. "Dankzij de GS1-opleidingen begrijpen we Peppol beter, waardoor we ook onze klanten beter kunnen begeleiden. Daarnaast zat GS1 in onze projectgroep waarin we brainstormen rond oplossingen. Als onafhankelijke partij die de markt door en door kent, kan GS1 in een vroeg stadium aangeven waar knelpunten kunnen zitten en de organisatie put ook uit de “best practices” bij hun andere contacten, zoals koepel- en sectororganisaties."
Het belang van code 0209
Welk belang heeft de ISO 6523-code 0209* binnen Peppol BIS v3-facturen? Wordt elektronische facturatie hierdoor vereenvoudigd? "Voor ons is de EAN-code, als identificatie van het leverpunt, heilig. Die GS1-standaard hebben we dan ook van bij de start met Peppol BIS v3 toegevoegd (StandardItemIdentification). We hebben ook de referentie op de oorspronkelijke plaats in de facturatie (SellersItemIdentification) behouden, zodat alle klanten aan de slag kunnen met de informatie."
Toekomstgericht zet het VEB in op die nieuwe standaard. "Wie als klant al mee is, reageert enthousiast op het feit dat de code 0209 (met gestandaardiseerde aanduiding van het leverpunt) aanwezig is. Andere klanten kunnen de transitie naar de nieuwe codering op hun eigen tempo maken. Gaandeweg zullen we de oude referentie (niet gestructureerd) wellicht wissen. Mochten we het oude element (SellersItemIdentification) op termijn voor iets anders nodig hebben, dan zullen we daar alleszins tijdig rond communiceren en de omschakeling stimuleren."
* ISO/IEC 6523 is een norm die bedoeld is om een structuur te definiëren voor de unieke identificatie van organisaties en delen daarvan bij de uitwisseling van computergegevens, en om de registratieprocedure te specificeren om een International Code Designator (ICD)-waarde voor een identificatieschema te verkrijgen. Naast de ICD 0088 voor de GS1 Location Number (GLN) en 0160 voor de GS1 Global Trade Identification Number (0160), vroeg GS1 ook code 0209 aan voor de identificatie van andere GS1 standaarden. Meer info vind je hier.
