« En tant que conseiller neutre et indépendant en matière de standards, GS1 apporte clairement une plus-value. »
Grâce à l’utilisation du code ISO 6523 « 0209 » au sein de la version 3 de Peppol BIS, la Vlaams Energiebedrijf (VEB) a pu considérablement simplifier son processus de facturation. Ce code rend la facturation électronique plus efficace non seulement pour l’entreprise même, mais aussi pour ses clients. Un entretien enrichissant avec le responsable des processus et de l’innovation Maarten Maes.
Vlaams Energiebedrijf
La VEB est une agence externe (autonomisée) privée de la Région flamande qui relève du domaine politique « Environnement », chapeauté par la ministre flamande Zuhal Demir. Elle a pour objectif de rendre la gestion de l’énergie à la fois plus durable et plus efficace dans le secteur public, en incitant celui-ci à réaliser des économies d’énergie, en centralisant les données et en procédant à des achats groupés d’énergie verte qui est ensuite livrée au secteur public.
« La VEB intervenant comme centrale d’achat pour l’énergie. Nous pouvons totalement décharger nos clients (des villes et communes, mais aussi le VDAB, De Lijn... jusqu’aux fabriques d’église locales) de l’obligation de passer des marchés publics », explique Maarten Maes. « C’est ce que nous faisons pour eux. De plus, ces achats groupés nous permettent d’obtenir et de proposer des prix plus bas. »
Les EAN occupent une place centrale dans le processus de facturation. « Selon ses souhaits, le client peut obtenir une facture par EAN ou une facture mensuelle groupée pour tous ses EAN. » L’EAN, ou European Article Numbering, sert ici à identifier un raccordement au réseau électrique. Dans les clés d’identification GS1 actuelles, il correspond au GSRN.
Rationalisation
Le regroupement des EAN permet à la VEB de limiter grandement le nombre de factures. Les clients ne perdent cependant aucun détail, car une annexe comprenant tous les EAN est jointe à la facture, et les données sont consultables via le portail clients de la VEB. Peppol est la norme de facturation au sein des instances publiques flamandes depuis 2017. La VEB remarque-t-elle que l’utilisation quotidienne de Peppol recèle des avantages spécifiques ?
« Peppol a surtout simplifié le processus de facturation à la VEB », explique Maarten Maes. « Le traitement en particulier est nettement plus efficace, puisque les logiciels comptables de nos clients peuvent directement lire les factures Peppol. Le traitement de la facturation et des informations connexes par courrier ou par PDF est beaucoup plus long pour le client, ce qui comporte un risque de perte d’information. »
Migration de la version 2 à la version 3
La version 3 de Peppol BIS est disponible depuis 2019. Comment s’est déroulée la migration de Peppol BIS version 2 à version 3 ? « La VEB n’a adopté le système que fin 2020 », explique Maarten Maes. « Nous avons choisi délibérément d’associer la migration de la version 2 à 3 de Peppol BIS à une nouvelle optimisation de notre processus de distribution de documents, avec nos partenaires Cogenius (fournisseur de logiciel), ACTO (gestionnaire de la distribution des documents) et ARCO (point d’accès). »
GS1 Belgilux a joué un rôle actif dans cette migration, qui permettra à l’avenir à la VEB de gagner en flexibilité dans la facturation et face aux évolutions du marché et aux demandes du client. « Grâce aux formations GS1, nous comprenons mieux Peppol, ce qui nous permet de fournir un meilleur accompagnement à nos clients. En outre, GS1 a participé au groupe de projet au sein duquel nous avons réfléchi à des solutions. En tant que partie indépendante qui connaît parfaitement le marché, GS1 est en mesure d’indiquer les pièges possibles à un stade précoce. De plus, elle peut également puiser parmi les “meilleures pratiques” de ses autres contacts, comme les fédérations et organisations sectorielles. »
L’importance du code 0209
Quelle est l’importance du code ISO 6523 « 0209 »* au sein des factures Peppol BIS version 3 ? Simplifie-t-il la facturation électronique ? « Pour nous, le code EAN, qui identifie le point de livraison, est sacré. Nous avons dès lors ajouté ce standard GS1 dès nos débuts avec la version 3 de Peppol BIS (StandardItemIdentification). Nous avons également maintenu la référence à l’endroit initial de la facturation (SellersItemIdentification) afin que tous les clients puissent utiliser cette information. »
La VEB investit également dans ce nouveau standard pour l’avenir. « Les clients qui ont adhéré au projet ont réagi avec enthousiasme à la présence du code 0209 (avec indication standardisée du point de livraison). Les autres clients pourront opérer la transition vers le nouveau codage à leur propre rythme. Nous allons sans doute supprimer progressivement l’ancienne référence (non structurée). Si nous avons besoin à terme de l’ancien élément à d’autres fins, nous communiquerons suffisamment tôt à ce propos et encouragerons la transition. »
* ISO/IEC 6523 est une norme destinée à définir une structure pour l’identification unique des organisations et de certaines parties de celles-ci lors de l’échange de données informatiques et à spécifier la procédure d’enregistrement pour obtenir une valeur International Code Designator (ICD) pour un schéma de notification. Outre l’ICD 0088 pour le GS1 Location Number (GLN) et le 0160 pour le GS1 Global Trade Identification Number (0160), GS1 a également demandé le code 0209 pour l’identification d’autres standards GS1. Vous trouverez de plus amples informations ici.
