Do we need a cross-sector & cross-border format for exchanging data
Sectoroverschrijdende overeenkomsten voor de uitwisseling van transactiegegevens voor uw bedrijf
Op 30 november vond het vijfde “Innovation Café” van GS1 plaats. Dit ging over de toekomst van de EDI-standaarden. We spraken over de bestaande sectorspecifieke standaarden voor de uitwisseling van transactiegegevens, maar we analyseerden ook de internationale Peppolstandaarden en zijn voordelen. Dirk Willekens, senior Productspecialist bij GS1 Belgilux verklaart in deze tekst op welke manier intersectorale en grensoverschrijdende communicatie gunstig kan zijn voor uw bedrijf.
De formats voor de uitwisseling van sectorale gegevens bestaan ondertussen al enkele jaren en ze hebben hun dienst bewezen, door te tonen dat ze tot op een bepaalde hoogte beantwoordden aan de behoefte aan automatische gegevensuitwisseling. Het gebruik van sectorale formats kan, in de meeste gevallen, een passend antwoord bieden op zeer specifieke sectorale behoeften. Dankzij de automatisering van de processen, worden de gegevens op een snelle, betrouwbare en rendabele manier uitgewisseld. De enige beperking is misschien wel het regionaal gebruik, aangezien de meeste formats zijn beperkt tot een bepaalde regio en/of land. Er bestaan natuurlijk uitzonderingen, zoals de automobielsector. In de meeste gevallen is dat te wijten aan regionale reglementaire voorschriften. We raden u aan om dit specifieke sectorale format in te voeren als uw bedrijf actief is in een bepaalde sector, aangezien u het waarschijnlijk nodig zal hebben om te communiceren met uw leveranciers en klanten.
Ja, zeker en vast! Waarom? Omdat de sectorale formats focussen op de sectorspecifieke behoeften, terwijl de intersectorale/ grensoverschrijdende formats zich toeleggen op de interoperabiliteit en enkel op de belangrijkste elementen van een specifiek documenttype. Dat betekent echter niet dat het niet langer mogelijk is om de bestaande sectorale standaarden te gebruiken. De gelijktijdige ondersteuning van beide formats kan een aanzienlijk voordeel zijn als handelspartner.
Een verhoogde behoefte aan intersectorale en internationale standaarden
Aan de andere kant merken we dat er meer behoefte is aan interoperabiliteit en overschrijding van de sectorale en regionale barrières. Steeds meer bedrijven oefenen hun activiteiten uit op een intersectorale manier en helpen klanten buiten een specifieke sector (bijvoorbeeld bedrijven uit verschillende sectoren die overheidsinstanties tot hun cliënteel kunnen rekenen). Jammer genoeg heeft de Europese Unie, om deze transformatie te ondersteunen, een Europese norm voor elektronische facturatie ingevoerd, waardoor overheidsinstanties uit heel Europa verplicht zijn om op zijn minst elektronische facturen te kunnen ontvangen (niet op papier, noch in pdf-formaat). Als lid van de Europese Unie heeft de Belgische federale regering de wet van 7 april 2019 goedgekeurd die overheidsinstanties oplegt om elektronische facturen te kunnen ontvangen. Bepaalde Belgische regio’s (waaronder Vlaanderen en Brussel) vereisen echter dat de elektronische documenten van de afzenders beantwoorden aan bepaalde voorschriften in het kader van aanbestedingsprocedures. De bedrijven die deze wijziging al hebben geïmplementeerd, hebben een voordeel als ze willen meedingen voor Europese projecten in een grensoverschrijdend kader.
Naast deze verplichting voor overheidsinstanties om elektronische documenten te ontvangen, zien we dat steeds meer landen overstappen naar permanent toezicht op transacties. Dat betekent dat deze bedrijven op een bepaald moment onmiddellijk een btw-aangifte moeten kunnen doen en een rapport moeten kunnen opstellen. Frankrijk, bijvoorbeeld, zal deze werkwijze invoeren vanaf juli 2024. Deze beslissing heeft enkel als doel om het btw-deficit (geraamd op 4,44 miljard euro voor België in 2019 volgens het rapport over het btw-deficit in de EU) te verhelpen.
Om haar leden te ondersteunen bij deze aanpassingen die in volle ontwikkeling zijn, voerden GS1 Belgium & Luxembourg een specifieke mappingtool per sector in waarmee een bedrijf kan voldoen aan deze trend. Hierdoor kunnen sectorale formats worden omgezet in de intersectorale / grensoverschrijdende formats die gelden in België.
Wilt u meer weten? Neem contact op met ons op het adres cross-sector@gs1belu.org.
Dirk Willekens
Senior Productspecialist (met een enorme passie voor transactiegegevens)
