Een kijkje achter de schermen van de werkgroep
Nathalie Van Roekeghem, X-Functional Support Manager, Nestlé Belgilux en Maïté Moradiellos del Molino, SAP Area Lead, Delhaize Le Lion/De Leeuw, vertellen hoe ze elk hun bijdrage hebben geleverd aan de werkgroep rond het nieuwe auditprogramma en hoe dit werd uitgewerkt.
Vanaf het begin werden er verschillende vergaderingen gehouden waarbij telkens de leveranciers én de retailers rond de tafel zaten. Voor alle besproken zaken konden de verschillende partijen hun feedback vooraf doorsturen zodat dit tijdens de vergaderingen werd doorgenomen. Dit was handig werken om tot een consensus te komen. Als er grote knopen doorgehakt moesten worden, werd dit eveneens besproken met de Raad Van Bestuur. "Nestlé wordt in de Raad Van Bestuur vertegenwoordigd door Julie Hautfenne, Operations Director, dus wij speelden hierin een dubbele rol", legt Nathalie, Nestlé Belgilux, uit.
Methodiek toegelicht
"Allereerst werd er een volledige review gedaan van alle bestaande validatieregels die in de doelmarkten België, Luxembourg, maar ook Nederland worden toegepast. Die validatieregels maken het voor systemen mogelijk om de kwaliteit en volledigheid van productinformatie te controleren. Nadien werden alle auditregels die in Nederland van toepassing zijn onder de loep genomen. Enkel op basis van die auditregels kan nagaan worden of de informatie op de verpakking ook effectief in My Product Manager staat en omgekeerd. Uiteindelijk besloten alle partijen over de strengheid van de checks, d.w.z. vanaf welk moment wordt een product afgekeurd."
Maïté Moradiellos del Molino, SAP Area Lead, Delhaize, vertelt dat de organisatie goed zat. Ieder lid van de werkgroep moest wel vooraf alle validatie- en auditregels individueel onderzoeken. Het was hierbij niet altijd even evident om haar weg te vinden in alle beschikbare productkenmerken. Maar ze vindt het logisch dat tijdens de werkgroepvergaderingen vooral gefocust werd op productkenmerken en de daaraan gekoppelde regels waar vragen of meningsverschillen over waar.
Maïté, SAP Lead Area, Delhaize, ontkracht dit: zowel leveranciers als retailers willen het beste voor de eindconsument. "Het is dit gemeenschappelijke doel dat ons in de werkgroep aanzet om tot een consensus te komen."
"Het is ook zo dat wij als retailer over alle gegevens willen beschikken om bijvoorbeeld op onze website, onze klanten te kunnen laten filteren aan de hand van geselecteerde productcriteria. Niettemin denk ik dat wanneer het voordeel voor beide partijen duidelijk is, we kunnen toewerken naar een oplossing die iedereen past."
Bij Nathalie, X-Functional Support Manager, Nestlé, luidt hetzelfde: "Als leverancier willen we de lat zeker niet zo laag mogelijk leggen. We denken in functie van het uiteindelijke doel, en dat is de consument betrouwbare data doorgeven, zoals ze die ook op de verpakkingen in de winkel kunnen terugvinden. Wij hebben dan ook telkens onze feedback gegeven met dat doel voor ogen."
"Dit programma kan namelijk pas werken wanneer er een engagement is van zowel de retailer als de leverancier", vult Nathalie verder aan. “Indien de kwaliteit van het programma niet zou volstaan, zouden de retailers ervoor kunnen kiezen om de informatie misschien toch op een andere manier te vergaren, wat hier zeker niet de bedoeling is. We streven zoveel mogelijk naar My Product Manager als single source of data, en zien dat dit in de realiteit nog niet altijd het geval is. Dit nieuw auditprogramma zou daarbij moeten helpen."
Het Nederlands auditprogramma als basis, een 'pass' of een 'fail'?
Zowel Delhaize als Nestlé vinden het logisch dat uitgaan van het bestaande Nederlandse auditprogramma een goed vertrekpunt is. Het programma is up-and-running en heeft zichzelf al bewezen. Bovendien zijn er heel wat leveranciers die zowel in Nederland als in België en Luxembourg hun producten verkopen. Dan is het uiteraard handig dat deze programma's zoveel mogelijk op elkaar afgestemd zijn.
"Er zijn een paar punten die verschillen, maar voor het grootste deel zitten we op één lijn. Ik denk dat het grootste verschil is dat wij in België alleen de verstrekte afbeeldingen of artwork controleren en niet het fysieke product. Deze onmisbare stap garandeert juist dat de verplichte gegevens op de verpakking correct zijn, zoals GS1 heeft vermeld", klinkt het bij Delhaize.
Nestlé merkt nog een verschil op: "De verschillen zitten hem momenteel inderdaad in de uitvoering van de testen. In Nederland moeten de producten fysiek naar een derde partij opgestuurd worden, waarbij een auditor de informatie op het product en de afmetingen en gewichten zal checken met wat in het systeem van GS1 Nederland staat. Er gebeurt in Nederland dus nog een menselijke verificatie. In Belgilux voert GS1 zelf de audit uit en dit in eerste instantie volledig virtueel: we zullen een artwork opsturen waarvan de data via een robot op basis van artificiële intelligentie (AI) wordt gecheckt. Een auditor van GS1 doet dan, indien nodig, nog een laatste menselijke check."
Delhaize concludeert met volgende pluspunten: "Er is een duidelijk voordeel in termen van efficiëntie, snelheid en ook kosten voor de leveranciers. Leveranciers hoeven niet voor elke audit een fysiek product op te sturen, maar alleen de foto’s of het artwork van het artikel zonder fysieke stroom."
Nieuwe lampjes beginnen te branden
Door alle gevalideerde checks aandachtig te doorlopen en te bestuderen realiseren beide spelers hoeveel data er gedeeld wordt en welke data er eigenlijk nog gedeeld zou moeten worden.
Maïté Moradielos, Delhaize, vindt dat er nog gewerkt moet worden op de niet verplichte velden die beschikbaar zijn in het datamodel. Zoals bijvoorbeeld de Nutriscore of de verpakkingsgegevens van het artikel. Ook sommige productkenmerken die nog geen deel uitmaken van de beschikbare velden zouden overwogen moeten worden. "We zijn op de goede weg, maar er is nog werk aan de winkel."
Nestlé vult aan met het feit dat data soms nog op andere manieren gedeeld en vergaard wordt dan via My Product Manager. Dit staaft nog meer het belang om dit auditprogramma op een goede manier tot stand te brengen, zodat we de data in My Product Manager als betrouwbaar en kwalitatief naar voren kunnen brengen. Dit zou dan de single source of data moeten zijn.
Eerste impressies van de uitgewerkte blauwdruk van het auditprogramma
Tot nu toe loopt alles gesmeerd en is Nestlé hoopvol dat dit auditprogramma zal bijdragen aan een betere datakwaliteit. "We zitten momenteel in een pilootfase, waarbij verschillende artikelen getest worden d.m.v. nieuwe AI-technologieën en het is belangrijk om er een eerste resultaat van te zien."
Maïté, SAP Area Lead bij Delhaize, is ook enthousiast en verwacht dat dit auditprogramma het gebruik van My Product Manager zal stimuleren bij andere spelers in de sector door hen vertrouwen te geven in de kwantiteit en kwaliteit van de gegevens die op dit platform beschikbaar zijn.
Delhaize gebruikt het GS1 GDSN netwerk al vele jaren voor de uitwisseling van artikelgegevens, maar werd geconfronteerd met een kwaliteitsniveau en een kwantiteit van de informatie die soms ontoereikend was.
"Wij denken dat het verplichte audit-programma dit zeer snel zal oplossen." Bovendien wil Delhaize van deze gelegenheid gebruik maken om al haar leveranciers opnieuw aan te moedigen alle mogelijke artikelinformatie op My Product Manager te zetten.
Denk toekomstgericht
De implementatie van dergelijk auditprogramma is niet te onderschatten en brengt voorbereidend werk met zich mee.
Zowel Delhaize als Nestlé raden leveranciers aan om eerst te controleren of ze geschikte productfoto’s en artwork hebben. "Op die manier kan de audit zo efficiënt mogelijk worden uitgevoerd. Leveranciers moeten er ook voor zorgen dat alle velden goed zijn ingevuld, ook de niet-verplichte velden", benadrukt Maïté, Delhaize.
Nathalie Van Roekeghem, Nestlé, haalt ook aan dat het bij dergelijke projecten belangrijk is om in de beginfase genoeg tijd in te plannen om de huidige interne manier van werken misschien een nieuwe draai te geven. "Het is zeer belangrijk om een ‘first time right’ score te krijgen voor de productdata, dus er zal eventueel wat tijd moeten geïnvesteerd worden in het herzien van de bestaande productdata, zodat er achteraf geen rework meer nodig is."
GS1 Belgium & Luxembourg werkt aan een nieuw auditprogramma!
In de tweede helft van dit jaar zal GS1 Belgium & Luxembourg een verplicht auditprogramma voor voorverpakte levensmiddelen lanceren.
