Een revolutie in de datakwaliteit voor voorverpakte voedingsmiddelen
In het tweede semester van dit jaar start GS1 Belgium & Luxembourg met een verplicht auditprogramma voor voorverpakte voedingsmiddelen.
Datakwaliteit wordt al enkele jaren gemeten op basis van validatieregels. Vroeger gebeurde dit in een afzonderlijk systeem, de “DataChecker”. Ondertussen zit deze functie al meer dan een jaar onder de motorkap van My Product Manager en brengt het de kwaliteit van de productinformatie van voorverpakte voedingsmiddelen in kaart.
Ontoereikende validatieregels onder de loep
Jan Somers, CEO van GS1 Belgilux: “Het rapport van die validatieregels op sectorniveau is niet echt positief. Ongeveer 20 % of m.a.w. 25.000 productfiches bevatten fouten of onvolledigheden. Hierdoor kan de informatie niet aan data-afnemers ter beschikking gesteld worden, omdat de betrouwbaarheid niet kan worden gegarandeerd. Als een leverancier in het midden laat of een product effectief vrij is van allergenen of dat hij mogelijks de allergenen vergeten in te vullen is, ontstaat er een probleem.”
Tom Depoorter, Sector FMCG & Foodservice van GS1 Belgilux: “Er was bovendien ook langer al een “buikgevoel” dat validatieregels niet volstaan. Het systeem kan dan wel afdwingen dat bepaalde specifieke productkenmerken altijd of onder bepaalde voorwaarden ingevuld worden, of controleren of waarden binnen een logische marge liggen en of de relaties tussen die waarden kloppen, maar dat is nooit sluitend."
Als de Nederlandstalige omschrijving in de Franstalige en Duitstalige velden wordt gekopieerd, dan zijn de validatieregels handig omzeild. Maar eigenlijk zijn we zelfs niet zeker dat de Nederlandstalige omschrijving effectief die van het juiste product is. Evenmin kunnen we met zekerheid zeggen dat de geregistreerde ingrediënten, nutriënten en allergenen effectief overeenstemmen met die op de verpakking.”
Jan Somers: “In de zomer van 2019 namen we de proef op de som en lieten we 200 producten uit uitéénlopende categorieën door een derde partij auditeren. Dit zowel tegen het voormalige vrijwillige datakwaliteitsprogramma van GS1 Belgilux “Certificate of Excellence”, als tegen het verplichte programma “DataKwaliTijd 2.0” van de Nederlandse collega’s. Het resultaat bevestigde het buikgevoel: slechts 10 % slaagde voor beide programma’s. Dit was de bevestiging dat de systeemcontroles onvoldoende kunnen garanderen dat de productinformatie in My Product Manager overeenstemt met wat fysiek op de productverpakking staat.”
GS1 blijft niet bij de pakken zitten: een nieuw auditprogramma ziet het licht
Jan Somers GS1: “Daarom besliste de Raad van Bestuur eind 2019 dat de blauwdruk van een nieuw verplicht auditprogramma uitgewerkt mocht worden. Aangezien er in de Benelux heel sterk wordt samengewerkt op vlak van productinformatie, was het een evidentie om te vertrekken van het Nederlandse programma dat op dat moment al 2 jaar actief was.”
Victor Vroklage Business Analyst FMCG & Foodservice van GS1 Belgilux, verantwoordelijk voor de inhoud van het programma, gaat verder: “Dit Nederlandse programma zomaar kopiëren zonder het kritisch onder loep te nemen, was uiteraard geen optie. Er werd een werkgroep opgericht met een 10-tal bedrijven, zowel fabrikanten, groothandelaars als retailers, die de opdracht kreeg in 2020 de blauwdruk van het nieuwe Belgilux-programma uit te werken.
Een kijkje achter de schermen van de werkgroep
Delhaize en Nestlé delen hun ervaring binnen de werkgroep rond datakwaliteit.
Maïté Moradiellos, SAP Area Lead, maakt deel uit van het Master Data Support Team binnen Delhaize. "Wij zijn verantwoordelijk voor de correcte integratie van de gegevens die wij van GS1 in ons systeem ontvangen en bieden ondersteuning aan het Masterdata Team dat verantwoordelijk is voor het aanmaken en onderhouden van artikelen in onze systemen." Momenteel werkt dit team aan het verbeteren van het beheer van de ontvangen gegevens om zo de beschikbare informatie optimaal te kunnen gebruiken.
Nathalie Van Roekeghem, Cross-Functional Support Manager bij leverancier Nestlé is verantwoordelijk voor een team van verschillende functies waaronder masterdata. Het masterdata team is verantwoordelijk voor het aanvullen, controleren en beheren van de data.
"Wanneer nieuwe producten gecreëerd worden, komt deze productinformatie meestal vanuit onze internationale markten, waar de productie doorgaat. Deze informatie wordt dan aangevuld en gecontroleerd op 3 niveaus: door ons lokale Marketing Team, ons lokale Quality Team, en ons lokale Master Data team. Deze laatste gaan dan ook de productinformatie doorsturen via het Global Data Synchronisation Network (GS1 GDSN) naar de klanten die op dat netwerk actief zijn en ook naar My Product Manager." vertelt Van Roekeghem.
De belangrijkste drijfveer om deel te nemen aan de werkgroep
Nestlé is als grootste voedingsbedrijf ter wereld een grote speler in de FMCG-markt. "We vinden daarom dat we een grote verantwoordelijkheid dragen ten opzichte van onze consumenten. Het was dus vanzelfsprekend om vanaf het begin aanwezig te zijn in deze werkgroep en actief mee te denken hoe het auditprogramma het beste opgesteld kan worden en zo de best mogelijke kwaliteit te garanderen."
Het auditprogramma wordt gezien als een grote meerwaarde. "We vinden het enorm belangrijk dat de consument toegang heeft tot de meest kwalitatieve en correcte data over onze producten, zodat ze weloverwogen keuzes kunnen maken. Transparantie en vertrouwen zijn cruciaal in onze belofte naar hen toe. De consument zou online dezelfde data moeten kunnen verkrijgen als wanneer ze het product fysiek in de winkel zien liggen", argumenteert Nathalie.
Er werd rekening gehouden met de invalshoek van de leveranciers, onder andere Nestlé. Zo werd er bijvoorbeeld geluisterd naar hoe zij omgaan met productinformatie en welke impact dit kan hebben op de werking van dergelijk programma.
"Bovendien wilden wij er mee op toezien dat we zoveel mogelijk kunnen aligneren met het auditprogramma van GS1 Nederland, aangezien er veel leveranciers in beide markten aanwezig zijn."
Lees hier hoe dit concreet in zijn werk ging :
Een kijkje achter de schermen van de werkgroep
Bij Delhaize vertelt Maïté, SAP Area Lead, dat de eerste stap altijd draait om het ontvangen van de beste datakwaliteit van hun leveranciers. De kwaliteit van hun masterdata is immers altijd al een prioriteit geweest voor Delhaize, en dit jaar willen ze nog een stapje verder gaan. Er werd een intern comité opgericht om alle verzoeken omtrent masterdata beter te beheren en zo een betere datakwaliteit te garanderen. Daarom nam Delhaize deel aan de werkgroep.
Ondertussen is GS1 al sinds eind vorig jaar volop de uitvoering van het programma aan het voorbereiden.
Jan Somers, CEO GS1 Belgilux: “Het bestuur heeft ervoor gekozen om de audit intern en digitaal uit voeren. Hierbij wordt zoveel als mogelijk op basis van artificiële intelligentie (AI) productinformatie uit productafbeeldingen of artwork gehaald en automatisch vergeleken met de informatie van de productfiche in My Product Manager. Indien nodig, is er een menselijke interventie, waarbij auditors zullen bijsturen of aanvullen.”
Steffie Defreyne, Project Lead Data Quality van GS1 Belgilux is verantwoordelijk voor de praktische uitvoering van het programma. “Nadat de AI-tool op basis van 100-tal producten getraind was, werd hij begin dit jaar aan een vuurdoop onderworpen. GS1 simuleerde tijdens een interne piloot de rol van leverancier voor 200 producten uit het assortiment van leveranciers die in onze Raad van Bestuur, het Data Committee of de werkgroep Datakwaliteit actief zijn. Hieruit werden heel wat nieuwe inzichten en leerpunten gehaald. De volgende stap is de externe piloot waaraan 12 leveranciers met 600 producten uit uiteenlopende productcategorieën en met verschillende verpakkingsvormen en -materialen deelnemen. Als die achter de rug is en wellicht het proces en de tool wat bijgestuurd zijn, kunnen we deze zomer al live gaan.”
Victor Vroklage, Business Analyst FMCG & Foodservice GS1: “Het is heel fijn dat sommige leveranciers enthousiast zijn dat ze hun competenties op vlak van productinformatie nu kunnen laten benchmarken en dat we zien dat zij met spanning op hun eerste auditrapport wachten.”
Tom Depoorter, Sectormanager FMCG & Foodservice GS1: “Alle leveranciers van voedingsmiddelen die hun producten bij supermarkten en/of foodservice bedrijven verdelen, moeten aandachtig onze communicaties in de komende maanden volgen. Er zitten meer dan 100.000 producten van meer dan 1.000 leveranciers in scope.”
Jan Somers sluit af: “Leveranciers leggen het best ook een auditbudget vast voor dit programma. Afhankelijk of men bij ons al dan niet een ledenbijdrage en/of een abonnement op My Product Manager betaalt, zal men een bedrag van € 20 tot € 35 voor een product dat geauditeerd wordt, moeten betalen. Het steekproefregime zal ervoor zorgen dat goede datakwaliteit beloond wordt, gezien goede scores tot kleinere steekproefgroottes en dus minder kosten zullen leiden.”
