Goede artikeldata cruciale voorwaarde in jaargesprekken

Calodar verdeelt al meer dan 60 jaar sanitair. “We leveren een breed assortiment, van complete badkamerinrichtingen tot losse onderdelen. Ook technische producten die, om ze goed te kunnen verkopen, veel kennis vragen. Als wij de retail uitgebreid informeren met how-to video’s, foto’s, technische informatie en data over bvb. verpakkingen, afmetingen en gewicht resulteert dat in betere verkopen en minder retouren”, zegt Caroline van der Voort, commercieel directeur van Calodar en vicevoorzitter van de GS1 business council.

“Met een universele standaard kunnen wij in één keer de juiste informatie aanleveren. Dat biedt tijdwinst die voor ons én de retail mooi meegenomen is. Daarom hebben we ons jaren geleden ook aangesloten bij de GS1 Benelux datapool. Als je in de retail wil verkopen, biedt GS1 de enige standaard.”

Het belang van goede en uniforme artikeldata is de laatste jaren steeds groter geworden. “Vooral sinds corona zien we een enorme groei van de online aankopen door consumenten. Een keuze die steeds vaker leidt tot conversie naar aankoop. Zowel commercieel als logistiek wordt de kwaliteit van artikeldata steeds belangrijker.”

Goede artikeldata vraagt voortdurende aandacht van leveranciers. “Het onderhoud van data is een ongoing proces. Het GS1 datamodel wordt minimaal vier keer per jaar geactualiseerd. Afhankelijk van de productgroep waarin je als leverancier actief bent, vraagt dit onderhoud veel werk. Binnen Calodar zijn collega’s continu bezig met het bekijken van de data die wij met de retail delen. Veranderende wetgeving speelt daarbij een belangrijke rol. ”Zo is data over energielabels en milieuprestaties van artikelen en gevaarlijke stoffen door nieuwe Europese en landelijke wetgevingen de afgelopen jaren steeds belangrijker geworden binnen GS1. “Leveranciers zijn verplicht om die informatie ook duidelijk te communiceren richting retail en de consument.”

Volgens Van der Voort moet goede artikeldata een thema zijn tijdens de jaargesprekken tussen leveranciers en retailpartners. “Het aanleveren van die data gaat in de toekomst een cruciale voorwaarde worden in de samenwerking. Goede data levert, zowel ons als leveranciers als de retailpartners, grote voordelen op in de verkoop. Daarom speelt het een prominente rol in de jaarlijkse afspraken die je met elkaar maakt.”

De leveranciers zijn verantwoordelijk voor de invoer van artikeldata. “Logisch, zij kennen alle details van de producten en weten hoe ze toegepast of geïnstalleerd moeten worden. Vervolgens is het aan de retail om de beschikbare data in de juiste structuur binnen hun backoffice te importeren. Zij moeten er vervolgens voor zorgen dat de informatie voor intern gebruik én voor de consument goed en snel gevonden kan worden.”

Het huidige GS1 datamodel is volgens Calodar voldoende ontwikkeld. “Daarmee kunnen we nu ruim 80% van de door de retailpartners gevraagde data standaard aanbieden. Iedere retailer heeft nog wel specifieke velden die ze aanvragen, maar we willen uiteindelijk streven naar zo min mogelijk custom velden.”

Niet alle retailorganisaties in de doe-het-zelf, tuin en dier sector hebben op dit moment het delen van artikeldata even goed georganiseerd. “Er zijn nog steeds retailers die werken met Excel als eis voor leveranciers. Jammer, want GS1 biedt zoveel meer waardevolle productinformatie. Data waarvan ook de retail zeker profiteert.”

Het structureren van goede artikeldata biedt leveranciers niet alleen voordeel in de samenwerking met de retail, ook intern is dat erg nuttig. “Oorspronkelijk heb je als leverancier alle informatie en data die over je assortiment gevraagd wordt wel in huis. De uitdaging is vaak dat die data op verschillende plekken en in verschillende systemen is opgeslagen. Vaak staan de foto’s op de ene schijf en een uitgebreide productbeschrijving of handleiding weer op een andere. Wij hebben die informatie in een PIM-systeem ondergebracht en daaruit kunnen we nu eenvoudig de gewenste informatie halen. Zowel voor intern als extern gebruik.”

Van der Voort roept leveranciers en retailers vooral op om net als Calodar GS1 te omarmen. “Begin desnoods klein en breid het daarna uit, maar start in ieder geval. Werken met goede artikeldata biedt leveranciers en retail alleen maar voordelen.”