“Nu moeten we de leveranciers overtuigen van de voordelen van eOrdering”
In een ideale wereld kan het bestelproces volledig automatisch afgehandeld worden via Peppol. Dat vertelt Dirk Verreyen, Project Manager bij de eOrdering werkgroep van de Vlaamse Overheid, ons. Sinds 2016 test de werkgroep hoe ze Peppol eOrdering kunnen invoeren. Het pilootproject bevindt zich nu op een kantelpunt om uitgerold te worden. Als Peppol-expert ondersteunt GS1 Belgium & Luxembourg het team bij alle technische aspecten van het proces, maar geeft daarnaast ook adviezen en test de procedures mee uit.
Als je je afvraagt of de toekomst digitaal en elektronisch is, dan zal Dirk Verreyen daar volmondig ‘ja’ op antwoorden. De eOrdering werkgroep is in 2016 begonnen en bestaat uit verschillende partners die elk hun eigen rol hebben binnen het eOrdering proces. Zo zitten onder andere MAGDA, dienstenintegrator van de Vlaamse Overheid, en Mercurius, de centrale postkamer van de federale overheid voor elektronische documenten, rond de tafel. In 2017 startte de groep een pilootproject met VDAB langs klantzijde en PROSAFCO als leverancier. Uiteindelijk vervoegde ook GS1 Belgium & Luxembourg de groep als kenniscentrum voor Peppol.
Dat GS1 de werkgroep vervoegde, heeft het proces voor Dirk Verreyen sterk vereenvoudigd. “GS1 is onze directe hulplijn voor alle technische aspecten over Peppol en we kunnen ook terugvallen op hun netwerk. Dankzij hen blijven wij op de hoogte van de laatste updates en trends binnen Peppol. Bovendien is GS1 ook het contactpunt voor leveranciers die vragen hebben rond elektronische facturen via Peppol, waardoor die communicatie niet eerst langs de Vlaamse Overheid moet. Dat zullen ze ook voor elektronische orders worden.”
Onafhankelijk en efficiënt
“We zijn het project begonnen om onafhankelijk te worden van leveranciers. In de meeste ERP-pakketten zit eOrdering er voor een stuk al in, maar dat is niet volgens de Peppol-standaard. Aangezien het daar dan meestal om Point-to-Point implementaties gaat, ben je afhankelijk van het ERP-systeem van klant en leverancier”, vertelt Dirk Verreyen. Daarom besloten ze om Peppol eOrdering uit te rollen, waardoor er slechts één standaard is voor eOrdering. Bovendien is eInvoicing binnen de Vlaamse overheid ook gebaseerd op Peppol, waardoor je eOrders en eInvoices direct kan linken aan elkaar. “Dat vereenvoudigt je boekhoudproces immens. Zo kan je facturen op basis van de bestelbon goedkeuren.”
Met vallen en opstaan de weg leiden
“Bij de start van het pilootproject was het voor ons belangrijk om de leverancier niet te veel te belasten. Peppol voorziet standaard een Order Response, maar die hebben we er in het begin uitgelaten om zo min mogelijk aanpassingen langs de kant van de leverancier te vragen”, legt Dirk uit. Toch bleek dat orders soms verdwenen of niet aankwamen, waardoor het opvolgproces moeilijk werd. Daarom besloot de werkgroep om de Order Response alsnog toe te voegen aan het proces.
Het Mercurius platform biedt intussen ook eOrdering aan, maar kijkt ook naar het eOrdering team van de Vlaamse Overheid. “Mercurius had net zoals wij oorspronkelijk geen Order Response. Toen wij dit invoerden, zijn zij ons hierin gevolgd en hebben ze ook de door ons vastgelegde richtlijnen overgenomen.” De Order Response is sinds begin april live gegaan, na meermaals testen tussen VDAB en GS1 als testleverancier waarbij er met verschillende scenario’s rekening werd gehouden.
Peppol als algemene taal
Wanneer we Dirk naar het ideale plaatje vragen, is dat voor hem dat de volledige order-to-cash flow altijd via Peppol gebeurt. “eInvoices zijn nu al goed ingeburgerd. Als we daar ook de eOrders aan kunnen toevoegen, dan haal je daar direct voordeel uit aangezien alle informatie direct in je financieel systeem terecht komt. Zo bespaar je tijd en kosten en kan je je budget beter opvolgen.”
“Ook voor leveranciers is het interessant om tot een Peppol eOrdering-systeem over te stappen. Grote leveranciers leveren vaak aan verschillende openbare instellingen die allemaal Peppol gebruiken. Je moet dan niet meer focussen op die specifieke Point-to-Point eOrdering, maar je kan Peppol voor meerdere klanten gebruiken. Ook in openbare aanbestedingen kan dit een meerwaarde hebben: je hebt namelijk al een systeem dat werkt.”
Vooruitkijken
Het verhaal houdt hier natuurlijk nog niet op. De volgende stap is het toepassen van eOrdering voor zoveel mogelijk bestelprocessen, zoals bestellingen van diensten, stockbeheer door een externe partij en last minute bestellingen binnen de catering. Zo worden wijzigingen aan een bestelling nu meestal opgelost via telefoon. Er moet nu nog bekeken worden hoe dit ook op een elektronische manier snel en efficiënt kan aangepakt worden.
Dat is voorlopig nog toekomstmuziek. Momenteel is het kwestie van het opvolgen of er nog orders verloren gaan nu de order response live is. Zodra dat goed werkt, kunnen meer leveranciers instappen in het project. “Het is een pilootproject, maar we bevinden ons nu op een kantelpunt. Het is intussen voldoende ontwikkeld om uit te rollen”, concludeert Dirk Verreyen.
