« Nous devons à présent convaincre les fournisseurs des avantages de la commande en ligne »
Dans un monde idéal, le processus de commande serait entièrement automatisé dans Peppol. C’est ce qu’explique Dirk Verreyen, Project Manager, au sein du groupe de travail eOrdering de la Région flamande. Depuis 2016, le groupe de travail teste les possibilités d’implémenter l’eOrdering de Peppol. Le projet pilote se trouve à présent à un point charnière avant son déploiement. En tant qu’expert Peppol, GS1 Belgium & Luxembourg soutient l’équipe dans tous les aspects techniques du processus, mais formule également des conseils et participe aux tests des procédures.
Si vous vous demandez encore si le futur sera numérique et électronique, la réponse de Dirk Verreyen ne se fera pas attendre : c’est un grand oui. Constitué en 2016, le groupe de travail eOrdering se compose de plusieurs partenaires qui ont chacun un rôle à jouer dans le processus de commande en ligne. On y trouve notamment MAGDA, l’intégrateur de services de la Région flamande, et Mercurius, le service postal de l’autorité fédérale pour les documents électroniques. En 2017, le groupe a lancé un projet pilote avec le VDAB côté client et PROSAFCO en qualité de fournisseur. Finalement, GS1 Belgium & Luxembourg a également rejoint le groupe comme centre de connaissances au sujet de Peppol.
L’arrivée de GS1 au sein du groupe de travail a considérablement simplifié le processus, affirme Dirk Verreyen : « GS1 est notre ligne d’assistance directe pour tous les aspects techniques de Peppol, mais nous pouvons également faire appel à leur réseau. Grâce à eux, nous restons informés des dernières actualités et tendances au sein de Peppol. De plus, GS1 est également le point de contact pour les fournisseurs qui ont des questions concernant la facturation électronique via Peppol. La communication ne doit donc plus passer d’abord par la Région flamande. Ils joueront également ce rôle pour les commandes électroniques. »
Indépendance et efficacité
« Nous avons lancé le projet pour prendre notre indépendance vis-à-vis des fournisseurs. L’eOrdering est déjà largement intégré dans la plupart des solutions ERP, mais pas suivant le standard Peppol. Comme il s’agit principalement d’implémentations de point à point, on est alors tributaire du système ERP du client et du fournisseur », explique Dirk Verreyen. Ils ont donc décidé de déployer l’eOrdering de Peppol, qui permet de n’avoir qu’un seul standard en matière de commandes électriques. De plus, l’eInvoicing de la Région flamande est également basé sur Peppol, ce qui permet de relier directement commandes électroniques et factures électroniques. « Cela simplifie considérablement le processus comptable. Il sera notamment possible d’approuver des factures sur base du bon de commande. »
Surmonter les obstacles
« Au début du projet pilote, il nous paraissait important de ne pas surcharger le fournisseur. Peppol prévoit un Order Response par défaut, mais nous ne l’avons pas intégré dans un premier temps afin de réduire les exigences imposées au fournisseur », explique Dirk. On a cependant constaté qu’il arrivait que des commandes disparaissent ou n’arrivent pas, ce qui compliquait le processus de suivi. C’est pourquoi le groupe de travail a finalement décidé d’ajouter l’Order Response au processus.
Entre-temps, la plate-forme Mercurius propose également l’eOrdering, mais se base sur l’équipe eOrdering de la Région flamande. « Comme nous, Mecurius n’était pas dotée d’Order Response dans sa première mouture. Mais ils nous ont suivis quand nous l’avons ajouté, et ils ont également repris les directives que nous avions établies. » L’Order Response est entré en service début avril, après plusieurs tests entre le VDAB et GS1 en qualité de fournisseur test, et différents scénarios ont été pris en compte.
Un langage commun
Idéalement, l’intégralité de la procédure order-to-cash passerait toujours par Peppol, affirme Dirk : « La facturation électronique est désormais généralisée. L’ajout de commandes électroniques serait immédiatement profitable, puisque toutes les informations aboutiront immédiatement dans le système comptable. Il en résultera des économies de temps et de coûts, et un meilleur suivi des budgets. »
« Pour les fournisseurs aussi, il est intéressant d’adopter un système de commande électronique basé sur Peppol. Les grands fournisseurs effectuent souvent des livraisons à différentes institutions publiques qui utilisent toutes Peppol. Dans ce cas, il ne sera plus nécessaire de se concentrer sur un eOrdering spécifique de point à point : on pourra utiliser Peppol pour plusieurs clients. Ce système apporte également une plus-value pour les marchés publics : on dispose en effet déjà d’un système opérationnel. »
Perspectives
Évidemment, l’histoire ne s’arrête pas là. La prochaine étape consiste à appliquer l’eOrdering au plus grand nombre de processus de commande possible, comme les commandes de services, la gestion des stocks par un tiers et les commandes de dernière minute dans la restauration. Ainsi, les modifications apportées à une commande sont encore généralement résolues par téléphone. Il est encore nécessaire de définir une procédure électronique rapide et efficace dans ce cas de figure.
Mais ce n’est pas pour tout de suite. À présent, il s’agit de déterminer si des commandes se perdent maintenant que l’Order Response est opérationnel. Dès que le système sera fonctionnel, d’autres fournisseurs pourront adhérer au projet. « C’est un projet pilote, mais nous nous trouvons à un moment charnière. Il est suffisamment abouti pour être déployé », conclut Dirk Verreyen.
