Peppol voor B2B-gebruik? VDAB sluit het niet uit
Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding (VDAB) zet sinds 2001 in op e-facturatie en in 2018 begonnen ze met het proefproject rond e-ordering samen met leverancier Prosafco. In april dit jaar sloot CEBEO zich aan bij het project en ondertussen antwoorden ook andere leveranciers positief op de evolutie. Waarom ze bij VDAB aan e-facturatie doen? “Dankzij die automatisatie win je natuurlijk tijd en kosten, maar de kleinere kans op ”valse” facturen is ook van onschatbare waarde.”
Op weg naar 100 % inkomende facturen via Peppol
Al 20 jaar doen ze aan e-facturatie en VDAB kan binnen Vlaanderen een echte koploper op vlak van e-procurement genoemd worden. “We hebben een enorme evolutie gekend op vlak van e-facturatie”, vertelt Sarah De Coninck, Provinciaal Deskundige Financiën bij VDAB. “In 2019 kwam 78 % van onze inkomende facturen via het Peppol-netwerk binnen. In het coronajaar 2020 ontving VDAB 35.500 facturen, waarvan 86 % via Peppol. Dit jaar zitten we aan zo’n 90 %. Ons doel is om te evolueren naar 100 %.” Dankzij het gebruik van Peppol kan VDAB ook een snelle betaling van facturen verzekeren, wat gemiddeld binnen de 48 uur gebeurt.
Met zulke goede cijfers is het dan ook niet verwonderlijk dat VDAB een e-Fa award van de Vlaamse Overheid ontving, waarbij GS1 Belgilux jurylid was. Door de jaren heen heeft VDAB eraan gewerkt dat al 65 % van hun inkomende facturen automatisch verwerkt wordt zonder enige manuele tussenkomst. Ook qua uitgaande facturen zet de organisatie in op digitalisatie. “Zo wordt nu al 23 % van onze uitgaande facturen ook elektronisch via Peppol verzonden. Tel daar een 14 % via e-mail met elektronische bijlagen bij en dan komen we al aan 4 op 10 facturen die elektronisch verzonden worden. Tegen het einde van het jaar hopen we boven de 50 % elektronisch te zitten”, vertelt Dieter Cools, Analyst en Programmeur bij VDAB.
Overtuigd van de voordelen
Welke voordelen haal je uit het overstappen op e-facturatie? “Enerzijds heb je natuurlijk kosten- en tijdsbesparing, maar wat anderzijds voor ons ook opvallend is, is dat je minder kans hebt op vervalsing bij de inkomende facturen”, zegt Dieter Cools. “Op een papieren factuur kan je bijvoorbeeld makkelijk de IBAN-rekening vervalsen en dan waren er collega’s fulltime bezig met het nakijken of de rekening klopte. Dankzij Peppol valt dat weg.” Daarnaast is de archivering van facturen ook eenvoudiger bij het elektronisch verwerken.
Naast al deze voordelen prijkt toch automatisatie bovenaan het lijstje van beweegredenen om aan e-facturatie te doen. “Binnen VDAB gebruiken we unieke inkoopreferenties voor onze leveranciers. Als die referenties juist ingevuld zijn, verloopt het proces volledig automatisch en halen we al die bovengenoemde voordelen.”
De organisatie wil bovendien het gebruik van Peppol stimuleren. “Ik zie het gebruik van Peppol de komende jaren ook evolueren van B2G naar B2B. Het zou handig zijn als ieder bedrijf een soort van virtuele postbus heeft op het Peppol netwerk en dat alle communicatie vlot, automatisch en elektronisch kan verlopen via een uniform systeem.” Zo kan bijvoorbeeld de professionele eBox daar een belangrijke meerwaarde in bieden.
Met vallen en opstaan
In 2018 startte VDAB als eerste met het e-ordering project van de Vlaamse overheid, waarbij GS1 Belgilux deel uitmaakt van de werkgroep e-ordering. Daarbij was het met vallen en opstaan leren hoe dit optimaal gebruikt kon worden. “Eerst was er geen Order Response, waardoor het zoeken was waar bepaalde orders bleven vastzitten. Nu is dat opgelost en om onze bestellingsprocedure te verzekeren tijdens het testen van nieuwe zaken, konden we snel overschakelen op onze oude procedure tot alles terug opgelost was”, legt Simon D’Haeninck, Business Analyst bij VDAB, uit.
“Ondertussen heeft FOD BOSA ook een helpdesk opgezet, waardoor we makkelijker terecht kunnen met onze vragen als we op problemen stoten”, vult Krist Dewilde, Analyst en Programmeur bij VDAB, aan. Dankzij die helpdesk werkt alles nu vlotter en kijkt VDAB naar een verdere uitrol. Ondertussen sloot ook CEBEO zich aan en zijn ze momenteel bezig met het opzetten van e-ordering met Staples.
Bij het e-ordering project kon VDAB ook rekenen op de steun en expertise van het Peppol-kenniscentrum bij GS1 Belgilux. “GS1 hielp ons bij het testen van bepaalde procedures en we volgden ook al opleidingen. Ze geven daarnaast ook af en toe sessies bij de e-facturatiewerkgroep van de Vlaamse overheid, waarbij GS1 formaten die wij misschien niet meteen als nuttig ervaren, uitlegt en de voordelen van e-procurement scenario’s aanduidt.”
VDAB is klaar om verder te werken aan hun e-procurement implementatie en hoopt hun indrukwekkende cijfers aan te houden en in de toekomst nog te verbeteren.
