Peppol pour B2B ? Le VDAB ne l'exclut pas
Le VDAB (service flamand de l’emploi et de la fonction professionnelle) investit dans la facturation électronique depuis 2001. En 2018, il a lancé un projet pilote en matière d’e-ordering avec son fournisseur Prosafco. CEBEO a rejoint le projet en avril, et d’autres fournisseurs ont également répondu positivement à cette évolution. Pourquoi le VDAB opte-t-il pour la facturation électronique ? « L’automatisation génère évidemment des gains de temps et des économies, mais pour nous, le fait que l’e-facturation réduise également le risque de “fausses” factures revêt une valeur inestimable. »
Vers les 100 % de factures entrantes via Peppol
Ils font de l’e-facturation depuis 20 ans et le VDAB peut être considéré comme un véritable pionnier en matière d’e-procurement en Flandre. « En matière de facturation électronique, nous avons connu une évolution considérable », explique Sarah De Coninck, experte provinciale Finances au VDAB. « En 2019, 78 % de nos factures entrantes arrivaient via le réseau Peppol. En 2020 et malgré la crise sanitaire, le VDAB a reçu 35 500 factures, dont 86 % via Peppol. Cette année, nous en sommes environ à 90 %. Notre but est d’atteindre les 100 %. » Grâce à l’utilisation de Peppol, le VDAB peut également garantir un paiement rapide des factures, qui s’effectue en moyenne dans les 48 heures.
Avec de tels chiffres, il n’est pas étonnant que le VDAB ait reçu un e-Fa Award de la Région flamande, pour lequel GS1 Belgilux était membre du jury. Après plusieurs années d’efforts, le VDAB atteint déjà un taux de 65 % de factures entrantes traitées automatiquement, sans la moindre intervention manuelle. L’organisation investit également de la numérisation des factures sortantes. « Nous envoyons déjà 23 % de nos factures sortantes sous forme électronique, via Peppol. Ajoutez-y 14 % de factures expédiées par e-mail avec pièce jointe et nous en arrivons à quatre factures sur dix envoyées sous forme électronique. Pour la fin de l’année, nous espérions dépasser les 50 % pour les factures sortantes », explique Dieter Cools, analyste et programmeur au VDAB.
Convaincu des avantages
Quels avantages tirez-vous de la migration vers la facturation électronique ? « Il y a évidemment le gain de temps et les économies. Mais nous avons également remarqué que les factures électroniques entrantes réduisaient les risques de faux », répond Dieter Cools. « Sur une facture papier par exemple, il n’est pas difficile de falsifier le compte IBAN, et certains collègues avaient pour seule tâche de vérifier si les comptes étaient corrects. Grâce à Peppol, ce n’est plus nécessaire. » En outre, l’archivage des factures électroniques est plus aisé.
Outre tous ces avantages, l’automatisation est une de nos principales motivations à opter pour la facturation électronique. « Au sein du VDAB, nous utilisons des références d’achat unique pour nos fournisseurs. Si ces références sont correctes, le processus se déroule de manière totalement électronique et nous obtenons tous les avantages précités. »
L’organisation veut en outre stimuler l’utilisation de Peppol. « Je vois l’utilisation de Peppol évoluer du B2G au B2B au cours des années à venir. Il serait pratique que chaque entreprise dispose d’une espèce de boîte aux lettres virtuelle sur le réseau Peppol et que toutes les communications se déroulent de manière fluide, automatique et sous forme électronique via un système uniforme. » L’eBox professionnel pourrait offrir une plus-value importante.
Des hauts et des bas
En 2018, VDAB a été la première organisation à adopter le projet d’e-ordering de la Région flamande, au sein de laquelle GS1 Belgilux faisait partie du groupe de travail. Avec des hauts et des bas, ils ont appris à optimiser les processus. « Dans un premier temps, nous n’avions pas d’Order Response. Il fallait donc rechercher où certaines commandes restaient bloquées. Ce problème est à présent résolu et pour garantir notre procédure de commande quand nous testons de nouvelles fonctions, nous avons pu revenir rapidement à notre ancienne procédure jusqu’à ce que tout soit au point », explique Simon D’Haeninck, Business Analyst au VDAB.
« Entre-temps, le SPF BOSA a mis sur pied un helpdesk auquel nous pouvons adresser toutes nos questions quand nous rencontrons un problème », complète Krist Dewilde, analyste et programmeur au VDAB. Grâce à ce helpdesk, tout est aujourd’hui plus fluide et le VDAB envisage déjà la suite du déploiement. CEBEO les a rejoints et ils sont en train de mettre sur pied l’e-ordering avec Staples.
Dans le cadre du projet d’e-ordering, VDAB a également pu compter sur l’appui et l’expertise du centre connaissance Peppol de GS1 Belgilux. « GS1 nous a aidés dans le testing de certaines procédures et nous avons également suivi des formations. De plus, GS1 a donné des séances dans le groupe de travail de la Région flamande sur la facturation électronique et, notamment, a expliqué des formats que nous ne trouvions pas utiles ou souligné les avantages de scénarios d’e-procurement. »
Le VDAB est aujourd’hui prêt à continuer à travailler à l’implémentation de l’e-procurement et espère pouvoir conserver, voire améliorer leur taux de croissance impressionnant de ces dernières années.
