Pilootproject integratie van elektronische bestelbonnen binnen de Foodservice sector is een succes
In België bestaat er geen centraal platform om elektronische bestelbonnen via EDI uit te wisselen. Om de kloof tussen fabrikanten, Foodservice groothandelaren, horecazaken en cateraars te dichten, startte GS1 Belgilux daarom een pilootproject op. Sony Van Gasse, Business Development Manager van het horeca management platform Growzer en Erik De Clercq, Customer Collaboration Manager, Coca-Cola Europacific Partners delen hun ervaring over het pilootproject bij de implementatie van EDI in hun bestelprocessen.
Dat producten elektronisch besteld worden via EDI tussen supermarkten, groothandelaars en fabrikanten in de FMCG-sector, spreekt de dag van vandaag voor zich. Maar voor orderuitwisseling in de Foodservice sector is dit een ander verhaal. Om een oplossing te bieden aan leveranciers die vragende partij zijn voor elektronische bestelbonnen, startte GS1 een pilootproject op in februari 2021 dat datzelfde jaar in oktober nog live ging. Drie verschillende spelers namen deel aan de piloot; Délifrance als restaurant, Coca-Cola Europacific Partners (CCEP) als fabrikant en Growzer als ondersteunend horecamanagement platform.
Growzer het ontbrekende puzzelstukje
“Growzer is een horeca management platform die de horecaondernemer helpt met het centraliseren van de bestellingen, het beheer van de stock en de berekening van marge-bepaling via smart menu engineering” legt Sony Van Gasse, Business Development Manager, Growzer uit.
Voor dit pilootproject heeft GS1 zelf contact opgenomen met Growzer. “Onze CEO werd gecontacteerd over een testcase rond het verzenden van digitale orders vanuit de horecazaken naar producenten. GS1 was moderator van het project, zij kenden ons potentieel en met een partner als CCEP kon dit project niet mislukken. Ze hielpen ons met het hele technische aspect en volgden alles op de voet op.”
Drie Délifrance-winkels die producten van CCEP afnemen via het Growzer platform, namen ook deel aan de piloot. De feedback van deze implementatie liet niet op zich wachten. “De Délifrance testwinkels hebben haast niets gemerkt van de omschakeling van bestelbonnen per mail naar elektronische bestelbonnen via EDI, hoogstens een wijziging in een productcode of een beschrijving. Ze kunnen op hun vertrouwde manier blijven bestellen bij CCEP, én bij andere leveranciers. Naast Délifrance hebben nog andere leveranciers weinig impact ervaren wat betreft deze integratie” stelt Sony Van Gasse.
De Business Development Manager ziet nog potentieel om de Harmonized Order-to-Cash (HO2C) sectorstandaard te integreren en uit te breiden naar andere leveranciers. Nu de 3 Délifrance-winkels elektronische bestelbonnen sturen naar CCEP overwegen zij ook nog de mogelijkheid om elektronische leverbonnen en elektronische facturen van de leverancier te ontvangen.
“Wij zijn steeds vragende partij om integraties te maken met leveranciers. Hierdoor heeft de horecazaak meer controle over de bestelling, de beschikbaarheid en de levertermijn. Het platform bevat ook een controlemodule voor facturen.”
“Als we die digitaal ontvangen, kan de horecazaak de digitale bestelbonnen matchen met de factuur. Dit betekent nul verloren bestelbonnen en 1 op 1 zicht over wat al dan niet geleverd is.”
De waaier aan ERP-systemen in de voedingssector is enorm, dankzij deze integratie kan Growzer zich onderscheiden door een gestandaardiseerde oplossing aan te bieden.
My Product Manager maakt het plaatje compleet
Er werd van het pilootproject gebruik gemaakt om ook My Product Manager te integreren in het platform. Hierdoor kunnen de Délifrance-winkels nu ook de productinformatie rechtstreeks van CCEP ontvangen.
Dankzij de gedetailleerde informatie in My Product Manager ontvangen we nu steeds de correcte productinformatie rechtstreeks van de leverancier.”
"Bv. allergeneninformatie is uit eerste hand beschikbaar voor consumenten. Voor onze klanten zijn de foto’s een echte meerwaarde, het visuele is de dag van vandaag steeds meer een must” aldus Sony.
Sony bevestigt dat de eerste kennismaking met de supply chain standaarden van GS1 echt wel een succes is. “We kunnen dit enkel maar toejuichen! Bij het bekijken van mogelijke integraties met ERP-systemen merken we dat het toch telkens maatwerk is. Hoe groter de groep die op dezelfde manier werkt, hoe gemakkelijker we een integratie kunnen maken.”
Fabrikant is vragende partij voor standaardisatie in de Foodservice sector
Wat kenmerkend is binnen de Foodservice sector is dat deze samengesteld is uit vele middelgrote en zelfs kleinere regionale bedrijven die weinig of niet actief bezig zijn met EDI. Zelfs de uitwisseling van productinformatie verloopt meestal niet via gestructureerde systemen. Vandaar dat een ontzorging van deze foodservicebedrijven voor deze complexe materie door horeca management systemen zoals Growzer een goeie zaak is.
Coca-Cola Europacific Partners (CCEP) deed ook mee aan de piloot en is als fabrikant, al langer vragende partij om het EDI gebeuren binnen de Foodservice sector op te lossen. Erik De Clercq, Customer Collaboration Manager leidt alle projectimplementaties die verband hebben met elektronische uitwisseling zoals elektronische bestelbonnen, leverbonnen, facturen via EDI evenals uitwisseling van productinformatie. Recent hebben ze hier ook de PEPPOL factuur aan toegevoegd.
“Voor dit pilootproject hebben we vooral de manier van synchroniseren van productinformatie met onze afnemer, Délifrance, moeten veranderen, in feite versimpelen.”
“We worden als leverancier geconfronteerd met zeer uiteenlopende vragen van onze Foodservice klanten. In Nederland werd deze problematiek opgevangen door een centraal platform dat door verschillende grote fabrikanten wordt ondersteund”, legt Erik uit.
Via dat ene platform kunnen foodservicebedrijven via een webinterface bij vele fabrikanten een bestelling plaatsen. Ze hebben daar ook inzicht in de productinformatie die vanuit GS1 GDSN naar dat platform wordt gepubliceerd.
“Helaas bestaat er in België geen gelijkaardig platform om de voordelen van EDI-bestelling en de uitwisseling van gestandaardiseerde productinformatie te kunnen benutten. Dankzij het horeca management systeem van Growzer wordt deze rol nu voor één van onze klanten, Délifrance, vervuld.” vertelt Erik.
Op het vlak van orderverwerking met EDI zijn er nog heel wat win-win voordelen te rapen wat betreft efficiëntie volgens Erik. “Vandaag gebeurt de orderopname voor de meeste Foodservice klanten manueel en op basis van een e-mail.
Pilootproject onder de loep
In februari 2021 vond de kick-off plaats waarin de doelstellingen en scope van het pilootproject werden vastgelegd. Het was de bedoeling om de EDI orderverwerking te implementeren tussen Délifrance en CCEP via Growzer. En ervoor te zorgen dat de nodige productinformatie ook elektronisch kon worden uitgewisseld. Growzer was reeds vertrouwd met EDI Orders zodat er al in mei 2021 een testorder kon worden uitgewisseld. Het moeilijkste deel was de productinformatie, omdat dit voor Growzer en Délifrance een nieuw proces was. Ook moest GS1 eerst nog een upgrade uitvoeren van My Product Manager omdat niet alle gegevens beschikbaar waren.
“Dit is pas begin oktober 2021 gerealiseerd door GS1 met de aanpassing van de laatste migratiestap van My Product Manager waarbij de oude webinterface van de GDSN-datapool Central DataBank uit dienst werd gesteld. Pas daarna konden we het vereenvoudigd proces voor uitwisseling van productinformatie opzetten. “Eind oktober 2021 zijn we live gegaan en de oplossing voldoet perfect aan de verwachtingen. Een implementatie bij een tweede klant zal van een leien dakje lopen gezien het hele procesmodel nu ook gedocumenteerd staat.”
GS1 als rode draad
“Ik denk niet dat wij er zonder de hulp van GS1 in zouden zijn geslaagd om dit geïmplementeerd te krijgen. Het is immers niet zo evident om de uitwisseling van productinformatie technisch en procesmatig te begrijpen en te gebruiken. GS1 heeft dat uitstekend gedaan” luidt het langs de kant van Erik
Potentieel in de kuip
CCEP heeft nog andere foodservice klanten die het horaca management systeem van Growzer gebruiken. Eenzelfde procesbenadering komt iedereen ten goede. “Het potentieel is voor ons beperkt, maar niet te verwaarlozen.” Erik wil beginnen met de klanten te informeren dat er een mogelijkheid bestaat om elektronisch te bestellen. Maar het is voor CCEP moeilijk in te schatten of al de klanten die Growzer gebruiken ook allemaal over dezelfde modules en functionaliteiten beschikken. “We wensen de klanten ook geen bijkomend werk en kosten op te dringen om EDI orders te sturen naar CCEP.
Sterke masterdata fundament van succesvol EDI-project
EDI vraagt uiteraard om ‘iets’ meer. Snellere en correcte productinformatie zijn hier een must have. Denk daarbij in eerste instantie maar aan de GTIN die de verpakking van het product wereldwijd uniek identificeert. “Het uitwisselen van extra productinformatie in Excel-bestanden via e-mail om bestellingen elektronisch te ontvangen is een no-go.”
“De oplossing lag simpelweg in My Product Manager waar alle productgegevens van CCEP beschikbaar waren. Growzer is een data afnemer geworden in naam van Délifrance.
Daarnaast ontvangt Growzer meer informatie dan dat nodig is voor de EDI Orders zoals het fotomateriaal en de ingrediëntenlijsten.”
“We rekenen op GS1 om de oplossing te promoten waar mogelijk. We zijn zeker bereid om andere pilootprojecten te ondersteunen” concludeert Erik.
