Samen sterker dan alleen, zo bewijzen UZ Gent en Arco
UZ Gent en Arco werken sinds 2019 samen, en dat partnerschap heeft zijn vruchten al afgeworpen. Momenteel ontvangt de ziekenhuisgroep al zo’n 30 % van hun jaarlijkse facturen via het Peppol netwerk. Dat is op z’n minst een razendsnelle vooruitgang te noemen, aangezien het project pas echt in 2020 gestart werd na enkele maanden voorbereiding. Hoe enthousiast ze aan het avontuur begonnen, des te enthousiaster kijken ze naar de verdere uitrol van eOrdering en zendnota’s via Peppol. Bovendien ziet UZ Gent ook GS1 een nog prominentere rol spelen in de interne track and trace van assets in het ziekenhuis.
De gezondheidssector heeft er twee extra drukke jaren opzitten en voorlopig lijkt er nog geen beterschap in zicht. “We waren net begonnen aan de technische opzet van het eInvoicing project met Arco toen de lockdown hard toesloeg. Uiteraard lag toen nog meer dan ooit de focus op de zorg en niet op administratieve processen”, vertelt Bernard Fockaert, Diensthoofd ICT bij UZ Gent. “Toch zijn we daardoor digitaal vooruitgegaan en hebben we in alle stilte samen hard gewerkt, waardoor we nu trots op een zeer mooie evolutie kunnen terugkijken.” Diane Ruysschaert, Accountmanager bij Arco, beaamt dat: “De pandemie heeft de kracht van digitalisering nog maar eens aangetoond. Het was het uitgelezen moment om volop in te zetten op EDI zodat ziekenhuizen zich konden focussen op wat er echt toedoet: de zorg.”
Die evolutie mag zelfs een revolutie genoemd worden. Hoewel pas in september 2020 de eerste leveranciers succesvol waren opgezet, ontvingen ze aan het jaareinde van datzelfde jaar al zo’n 10 % van de facturen via het Peppol netwerk. “Als je weet dat UZ Gent jaarlijks zo’n 85.000 tot 100.000 facturen ontvangt, is dat niet niks”, vult Bernard aan. Hoe UZ Gent hiervoor hun facturatie verwerkte? Manueel op papier. De doorlooptijd van een factuur kon dus makkelijk enkele maanden duren, rekening houdend met eventuele resource problemen. Stap voor stap werden de administratieve processen aangepakt: enerzijds het ontvangen van facturen via mail en anderzijds nog slechts twee flows van facturen namelijk één met en één zonder bestelbonreferentie. Met de invoering van EDI zijn we erin geslaagd om de registratie en codering van aankoopfacturen tot een strikt minimum te herleiden en is de vol automatische verwerking van kwalitatieve EDI facturen met bestelbon een feit.
Tijdens ons gesprek wordt er al snel iets duidelijk: de kracht van samenwerking. UZ Gent en Arco vullen elkaar goed aan, waardoor ze dit project zo vlot en goed op de rails hebben gekregen. “We hebben ons agile aangepast aan de huidige situatie. We hebben alles nauw opgevolgd en zochten altijd samen naar oplossingen”, vertelt Bernard. “We zijn een agile tandem geworden”, lacht Diane.
Bernard en Diane hadden het niet enkel over hun eigen samenwerking. “Wij ondersteunen zo’n 47 ziekenhuizen bij hun transactionele gegevensuitwisselingsprojecten. Het grootste deel van de leveranciers zijn gemeenschappelijk voor veel ziekenhuizen en komen bijna allemaal uit de farmasector”, legt Diane uit. “Als wij leveranciers aanschrijven om over te stappen op EDI, spreken wij vanuit Arco dus niet alleen voor UZ Gent, maar ook voor onze andere klanten. Daardoor toon je de leveranciers ook meteen het belang van het overstappen op EDI aan. Ze hebben dan namelijk 47 vliegen in één klap.” Bovendien werk je in de gezondheidssector veel met internationale bedrijven, waarvan het hoofdkantoor vaak niet in België ligt. “Momenteel is eInvoicing nog niet verplicht in België. Daarom zien veel bedrijven het nog niet als prioritair. Wij schrijven en spreken hen actief aan om hen toch te overtuigen van de voordelen om het nu al in te voeren. Aangezien Arco meerdere ziekenhuizen ondersteunt, hebben zij de kracht om ook die internationale toeleveranciers te overtuigen”, vertelt Bernard.
“Voor leveranciers is eOrdering het interessantst”, gaat hij verder. “Wij willen daar zeker op ingaan, maar wel op voorwaarde dat ze eerst eInvoicing via Peppol kunnen garanderen. Ondertussen hebben we al zo’n 20 leveranciers op eOrdering via Peppol.” Samen met Arco en een viertal leveranciers bekijkt UZ Gent nu hoe ze zich nog beter kunnen organiseren via Peppol voor onder andere onderhouds- en servicecontracten, consignaties en zichtzendingen. Het doel is om ook dit op een gestandaardiseerde wijze op orde te krijgen.
Ook wordt bekeken hoe de zendnota’s via Peppol kunnen ontvangen worden. Daar ligt de uitdaging in het correct verwerken van de specifieke identificaties op medicijnen en hun verpakkingen die op aangeleverde paletten aangebracht zijn.
Van pallet tot bij de patiënt
Bernard kijkt ook verder vooruit. “Het ultieme doel is dat we in het ziekenhuis de artikels die op paletten aankomen kunnen traceren tot bij de patiënt. Daarin zal GS1 ook een grotere rol kunnen spelen. We moeten er eigenlijk voor zorgen dat de informatie van de leveranciers vlot kan doorstromen in onze interne administratie en dat dus de masterdata volledig op GS1 standaarden georiënteerd wordt.” Er wordt nu volop bekeken hoe dit in de praktijk verwezenlijkt kan worden.
Er staat dus nog heel wat op de planning, maar als de volgende stappen net zo vlot en in harmonie verlopen als de eerste aanzet, dan belooft dit ongetwijfeld een succesvol project te worden.
