L’union fait la force, comme le prouvent l’UZ Gent et l’Arco
L’hôpital universitaire de Gand (UZ Gent) et Arco ont entamé leur collaboration en 2019, un partenariat qui a déjà porté ses fruits. Aujourd’hui, le groupe hospitalier reçoit déjà environ 30 % de ses factures annuelles via le réseau Peppol. Une progression d’autant plus rapide que le projet n’a réellement démarré qu’en 2020, après plusieurs mois de préparation. L’enthousiasme avec lequel l’UZ Gent s’est lancé dans l’aventure décuple l’impatience de poursuivre le déploiement des commandes électroniques (eOrdering) et des notes d’envoi via Peppol. L’UZ Gent envisage également de confier à GS1 un rôle encore plus important dans le suivi et la traçabilité internes des ressources de l’hôpital.
Le secteur des soins de santé a connu deux années très mouvementées et aucune amélioration ne pointe à l’horizon. « Nous venions à peine de commencer la mise en place technique du projet de facturation électronique (eInvoicing) avec Arco quand le confinement a été décrété. Bien sûr, à l’époque, la priorité était les soins de santé et non les processus administratifs », explique Bernard Fockaert, responsable informatique à l’UZ Gent. « Cela ne nous a pas empêchés de réaliser des progrès sur le plan numérique et de continuer à travailler discrètement, de sorte que nous pouvons à présent voir avec fierté une très belle évolution. » Diane Ruysschaert, Account Manager chez Arco, ne peut qu’acquiescer : « La pandémie a une fois de plus démontré le pouvoir de la numérisation. C’était le moment idéal pour investir pleinement dans l’EDI afin de permettre aux hôpitaux de se concentrer sur ce qui compte vraiment : les soins de santé. »
Cette évolution pourrait même être qualifiée de révolution. Bien que les premiers fournisseurs n’aient véritablement été mis à contribution qu’en septembre 2020, ils recevaient déjà environ 10 % de leurs factures via le réseau Peppol à la fin de cette même année. « Quand on sait que l’UZ Gent reçoit quelque 85 000 à 100 000 factures par an, ce n’est pas rien », ajoute Bernard Fockaert. Comment l’UZ Gent gérait-il sa facturation auparavant ? À l’ancienne, sur papier. Compte tenu des éventuels problèmes de ressources, le délai de traitement d’une facture pouvait donc facilement s’étaler sur plusieurs mois. Les processus administratifs ont été analysés petit à petit : d’une part la réception des factures par e-mail et d’autre part seulement deux flux de factures, l’un avec et l’autre sans référence à un bon de commande. Avec l’introduction de l’EDI, nous sommes parvenus à réduire l’enregistrement et l’encodage des factures d’achat à un strict minimum, et le traitement entièrement automatique de factures EDI qualitatives avec bon de commande est désormais une réalité.
Un élément est rapidement apparu au cours de notre conversation : le pouvoir de la collaboration. L’UZ Gent et Arco se complètent bien, ce qui explique la mise sur les rails si rapide et efficace du projet. « Nous avons fait preuve d’agilité et nous sommes rapidement adaptés à la situation actuelle. Nous avons effectué un suivi minutieux et avons toujours cherché des solutions ensemble », explique Bernard Fockaert. « Nous sommes devenus un tandem agile », s’amuse Diane Ruysschaert.
Bernard et Diane ne parlent pas seulement de leur propre collaboration. « Nous soutenons quelque 47 hôpitaux dans leurs projets d’échange de données transactionnelles. La plupart des fournisseurs sont communs à de nombreux hôpitaux et proviennent presque tous du secteur pharmaceutique », explique-t-elle. « Chez Arco, quand nous invitons des fournisseurs à passer à l’EDI, nous ne visons pas seulement l’UZ Gent, mais aussi nos autres clients. Nous démontrons ainsi immédiatement aux fournisseurs l’importance de passer à l’EDI. Ils font alors d’une pierre 47 coups. » En outre, le secteur des soins de santé implique une collaboration importante avec des entreprises internationales dont la plupart n’ont pas leur siège en Belgique. « Pour l’heure, la facturation électronique n’est pas encore obligatoire en Belgique. C’est pourquoi de nombreuses entreprises n’y voient pas encore une priorité. Nous leur apportons directement des arguments pour les convaincre des avantages d’une mise en œuvre immédiate. Comme l’organisation soutient plusieurs hôpitaux, Arco a le poids nécessaire pour convaincre également ces fournisseurs internationaux », affirme Bernard Fockaert.
« Pour les fournisseurs, c’est la possibilité de passer des commandes électroniques (eOrdering) qui constitue l’argument choc », poursuit-il. « Nous sommes tout à fait disposés à nous engager sur cette voie, mais à condition qu’ils puissent d’abord garantir la facturation électronique via Peppol. Aujourd’hui, nous avons déjà une vingtaine de fournisseurs qui pratiquent l’eOrdering via Peppol ». En collaboration avec Arco et quatre fournisseurs, l’UZ Gent étudie à présent comment s’organiser encore mieux via Peppol, notamment pour les contrats d’entretien et de maintenance, les consignations et les envois à vue. L’objectif est d’organiser toutes ces tâches de manière standardisée.
Ils analysent également la manière dont les notes d’envoi peuvent être reçues via Peppol. La difficulté consiste à traiter correctement les identifications spécifiques sur les médicaments et leurs conditionnements qui sont apposées sur les palettes livrées.
De la palette au patient
Bernard Fockaert voit encore plus loin. « L’objectif ultime est d’être à même d’effectuer dans l’hôpital un suivi des articles qui arrivent sur des palettes, et ce jusqu’au patient individuel. Et c’est là que GS1 pourra également apporter une contribution plus importante. Nous devons en fait nous assurer que les informations provenant des fournisseurs peuvent circuler rapidement jusqu’à notre administration interne et que les master data respectent totalement les standards GS1. » Ils examinent actuellement comment concrétiser cet objectif sur un plan pratique.
Le chemin est encore long, mais si les prochaines étapes se déroulent aussi bien et harmonieusement que les premières, ce projet promet d’être une nouvelle réussite.
