Tuin- en diersector maakt haast met GS1 datapool

Retailers in de tuin- en diersector willen tempo maken met het geautomatiseerd en gestructureerd delen van productdata. Zij roepen leveranciers op om voor 31 december 2023 al hun productdata in de GS1 datapool te zetten. De retailers die nu nog niet live zijn zullen dan ook data via GS1 kunnen ontvangen. Tijdens een drukbezochte informatiebijeenkomst legden zowel retailers als leveranciers uit waarom de datapool nodig is en hoe leveranciers daarmee kunnen starten. De belangrijkste tips: begin klein en begin morgen.

Wat is belangrijker? Een product dat in het schap van een tuincentrum of dierenspeciaalzaak ligt of de digitale productinformatie van dat product? Het antwoord op deze vraag is niet meer zo vanzelfsprekend als een paar jaar geleden. “Met mijn handelshart zou ik willen zeggen, het gaat om het product. Beter een goede verkoop die slecht geregeld is dan andersom”, antwoordt Peter Paul Kleinbussink, algemeen directeur Intratuin. “Maar dat principe gaat niet meer op vandaag de dag. Productdata heb je keihard nodig in de hele keten. Productdata is een ‘license to operate’.”

Lex van Ewijk sluit zich bij die woorden aan. “Productdata zijn extreem belangrijk, bijvoorbeeld vanwege de online vindbaarheid”, stelt de directeur van GRS Inkoop & Services, een serviceorganisatie voor 150 Nederlandse en Belgische tuincentra. “Voordat klanten tot aankoop overgaan, zijn ze online al op zoek geweest. Waar is het product verkrijgbaar? Wat zijn de specificaties? Goede productdata laat ons toe om de verkoopkansen enorm te vergroten. En vergeet niet dat data ook belangrijk zijn voor bijvoorbeeld de kassasystemen en schapindeling in de fysieke winkel. Ook daar helpt data om nog meer te verkopen.”

Intratuin en GRS doen namens de andere retailers in de tuin- en diersector een dringende oproep aan alle leveranciers om de GS1 datapool te gebruiken voor het delen van productdata. Nu verloopt dat grotendeels nog via Excel-bestanden, maar die zien er voor elke retailer weer anders uit. Daardoor is het invullen van die bestanden tijdrovend en foutgevoelig. Leveranciers die overstappen op de datapool, zien zowel de efficiëntie als de datakwaliteit toenemen. “Daarnaast verbetert ook de time-to-market. Als productdata sneller beschikbaar zijn, worden nieuwe producten eerder in het assortiment van retailers opgenomen. Ook dat is in het belang van leveranciers”, benadrukt Gert van Ginkel, operationeel directeur van Pokon Naturado.

De afgelopen jaren is er hard gewerkt om de GS1 datapool geschikt te maken voor de tuin- en diersector. Het resultaat is een datamodel waarin onderscheid wordt gemaakt tussen bijna 2.000 productgroepen, variërend van graszaad en hondenvoer tot grasmaaiers en kunstkerstbomen. Retailers willen dat leveranciers niet alleen productdata van consumenteneenheden, maar ook van handelseenheden (omdozen) in de datapool zetten. Daarnaast is minimaal één productafbeelding nodig, zeker als het product online wordt verkocht.

Naast een aantal velden zoals artikelcode (GTIN) en merknaam die voor alle producten gelden, zijn de meeste velden bestemd voor commerciële informatie, zoals data die consumenten helpen om online de juiste producten te vinden en te selecteren. Inkoopprijzen vallen daar niet onder. “Dat was aanvankelijk wel de bedoeling, maar het opnemen van deze informatie in een centrale datapool bleek gevoelig te liggen. Daarom hebben we het GS1 prijsbericht opgesteld. Dit is een bericht met prijsinformatie die leveranciers via e-mail naar retailers kunnen sturen. Dat is nog steeds een Excel-bestand, maar dan wel in de vorm van een vaste template.”, verklaart Marco van der Lee, sectormanager doe-het-zelf, tuin en dier bij GS1 Nederland.

Leveranciers hebben meerdere opties om data aan te leveren bij de GS1 datapool. Ze kunnen een PIM-systeem (product information management) inzetten om alle productdata te beheren en automatisch te ontsluiten naar de datapool. Of ze kunnen zelf een koppeling laten maken tussen hun eigen IT-systeem en de datapool. Daarnaast beschikt GS1 over een webinterface waarmee productdata handmatig ingevoerd of geüpload kunnen worden.

Edelman is met een portfolio van ruim 20.000 artikelen allesbehalve een kleine leverancier, maar ze hebben er toch voor gekozen om te starten met de GS1 webinterface. “Samen hebben we twee jaar geleden de eerste producten één voor één handmatig ingevoerd. Dat is de beste manier om feeling met het werk te krijgen en om te ontdekken wat nodig is om de juiste productdata boven water te krijgen”, weet Dorien Veelenturf, teamleader productdata bij Edelman. Zij krijgt bijval van Lisa Verhiest, productdata-specialist bij Edelman. “Daarnaast hebben we veel baat gehad van de informatie en instructievideo’s op de website van GS1. En nog een tip: start met één productgroep, niet met alle productgroepen tegelijk.”

Dat het delen van productdata via de GS1 datapool voor een efficiëntere werking zorgt, blijkt uit de ervaring van verlichtingsfabrikant Signify. Nog niet zo lang geleden had het bedrijf 18 werkdagen nodig om de nieuwe en gewijzigde product assets, zoals afbeeldingen, te delen met alle retailers. “Nu we aangesloten zijn op de datapool, hebben we nog maar 5 werkdagen nodig. En als we kiezen voor de optie om in één keer een hele bulk op te laden, kan het zelfs in 2 werkdagen. Dat betekent een tijdsbesparing van 90 procent”, vertelt Simone Boeve, marketing data en content manager van Signify.

Retailers verwachten dat leveranciers snel met productdata aan de slag gaan, maar omgekeerd mogen leveranciers ook wat van retailers verwachten. “Retailers kunnen tot uiterlijk 31 december 2023 vragen om productdata via Excel aan te leveren. Na deze datum zullen de retailers de data uit de GS1 datapool moeten halen. Dat betekent dat leveranciers straks verlost zijn van alle verschillende Excel-bestanden. Er is dan nog maar één bron voor productdata, zodat iedere retailer straks over dezelfde data kan beschikken”, legt Van der Lee uit. “Gezamenlijk investeren in productdata, is gunstig voor ons allemaal, zowel in tijd als in omzet. Standaardisatie en ketensamenwerking is cruciaal”, vertelt Marc Luning, commercieel manager van Tuinbranche Nederland.

De sector heeft 31 december 2023 dus als deadline gesteld. Dat klinkt ver weg, maar leveranciers zullen de tijd hard nodig hebben om op tijd klaar te zijn. “Wacht niet af, maar begin morgen”, luidt het advies van Van Ginkel. “Want het is een karwei. Allereerst moet de directie overtuigd worden van het belang van data, zodat die de juiste technische en organisatorische middelen beschikbaar stelt. Daarnaast is het een struggle om de juiste data te krijgen van de verschillende data-eigenaren binnen het bedrijf. We hebben binnen Pokon Naturado een speciale productdata-afdeling opgezet, maar ook andere afdelingen moeten tijd vrijmaken om data te verstrekken.”

Kleinbussink benadrukt nogmaals het belang van productdata. “Onze sector is groot geworden door in te spelen op emotie met mooie producten in mooie kleuren en geuren. Dat is nog steeds belangrijk, maar productdata hebben we broodnodig. Niet alleen voor logistieke processen, maar ook voor de customer journey via onze offline en online kanalen. Daarnaast willen we steeds meer analyses kunnen maken. Het is super belangrijk om de emotie erin te houden, maar we worden steeds meer datagericht.” Van Ewijk roept leveranciers en retailers op om samen te werken. “Ik hoop dat leveranciers niet denken dat wij, als retailers, hen dit opdringen. Het gebruiken van de GS1 datapool leidt tot een win-win-situatie voor alle partijen.”