Facturatie aan een specifiek departement, levering van materiaal aan de juiste afdeling of het registreren van processen per filiaal; het zijn slechts enkele situaties waarin een eenduidige identificatie van locatie essentieel is.
Het gebruik van een unieke locatiecode verhoogt de efficiëntie, verbetert de traceerbaarheid en faciliteert een vlotte samenwerking tussen systemen en handelspartners. Dit voorkomt fouten en ondersteunt digitale processen zoals elektronische bestellingen, facturatie en logistieke stromen.
Wat is het Global Location Number (GLN)?
Een Global Location Number (GLN) is een wereldwijd gestandaardiseerde identificatiecode die gebruikt wordt om locaties uniek en eenduidig te identificeren.
Het is een numerieke code die een specifieke locatie identificeert, zoals:
• Wettelijke entiteit: zoals jouw bedrijf, een filiaal of een afdeling.
• Functionele entiteit: bijvoorbeeld de boekhoudafdeling binnen jouw organisatie.
• Fysieke locatie: zoals een magazijn, laadkade of ziekenhuisafdeling.
• Mobiele locatie: zoals een vrachtwagen of foodtruck.
• Digitale locatie: zoals een API-toegangspunt of andere virtuele omgeving.
Deze gestandaardiseerde identificatie is cruciaal voor een efficiënte goederen- en informatiestroom tussen handelspartners.
Waarom zou een bedrijf een GLN gebruiken in plaats van een interne code?
Bedrijven gebruiken soms eigen interne codes voor leveringslocaties omdat het makkelijker is, maar dit kan leiden tot fouten wanneer men Order To Cash informatie probeert uit te wisselen tussen handelspartners.
Hoewel het GLN het meest wordt gebruikt in Electronic Data Interchange (EDI) en Peppol, kunnen de voordelen duidelijk zijn in elk bedrijf en zeker bij sector- of grensoverschrijdende transacties.
GLN’s beheren en opzoeken
Beheer jouw GLN’s eenvoudig via My Locations Manager (op het My GS1-platform).
Via My Locations Manager kan je:
• Zelf GLN’s aanmaken en beheren
• GLN’s delen
Het consulteren van GLN's gebeurt aan de hand van onze “Verified by GS1” applicatie.
Veranderende gegevens over het Global Location Number (GLN)
Sinds 1 juli 2022 is het niet langer toegestaan om GLN’s te hergebruiken, ongeacht de sector. Elke locatie moet een eigen, blijvend uniek GLN hebben. Verandert een locatie of gekoppelde informatie zoals een btw-nummer? Dan moet je mogelijks een nieuwe GLN aanmaken.
Raadpleeg de GLN-toekenningsregels van GS1 Global om te bepalen of een nieuwe GLN vereist is.
Hoe zit het Global Location Number (GLN) in elkaar?
Een GLN bestaat uit drie delen:
1. GS1 Bedrijfsprefix: uniek per organisatie.
2. Locatienummer: om verschillende locaties binnen één bedrijf te onderscheiden.
3. Controlecijfer: validatie van het volledige nummer.
| GS1 Bedrijfsprefix (54 M1 M2 ...) en adresnummer (X1, X2 ...) | Controlecijfer | |||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 5 | 4 | M1 | M2 | M3 | M4 | M5 | L1 | L2 | L3 | L4 | L5 | C |
| 5 | 4 | M1 | M2 | M3 | M4 | M5 | M6 | L1 | L2 | L3 | L4 | |
| 5 | 4 | M1 | M2 | M3 | M4 | M5 | M6 | M7 | L1 | L2 | L3 | |
| 5 | 4 | M1 | M2 | M3 | M4 | M5 | M6 | M7 | M8 | L1 | L2 | |
| 5 | 4 | M1 | M2 | M3 | M4 | M5 | M6 | M7 | M8 | M9 | L1 | |
Een GLN is structureel vergelijkbaar met een GTIN (Global Trade Item Number), maar de context (zoals barcodetype of Application Identifier) bepaalt de interpretatie van het nummer.