Stappenplan opstart EDI

Stap 1

Bepaal voor welke handelspartner(s) je EDI wil implementeren en welke berichttypes je wil uitwisselen. De meest gebruikte GS1 EDI berichten zijn de Order to Cash berichten ORDERS (bestelling), DESADV (levernota) & INVOIC (factuur). Laat je inspireren door de EDI mogelijkheden via de Order to Cash brochure en de Order to Cash film:

 

Stap 2

Communiceer je GLN (Global Location Number) en GTINs (Global Trade Item Numbers) aan uw handelspartner(s). De afstemming van elkaars GLN en de te bestellen/leveren/factureren GTINs is een basisvoorwaarde voor EDI.

Tips:

  • In My Locations Manager vind je het GLN van je handelspartner terug. 
  • Via ons platform CDB  kan je productgegevens of etiketgegevens voor voeding (gekoppeld aan het GTIN van het artikel) met je handelspartners uitwisselen. 

Stap 3

Spreek met je handelspartner af volgens welke technische specificaties (MIG, Message Implementation Guide) de EDI berichten opgesteld moeten worden. Specifiek voor de Fast Moving Consumer Goods (FMCG) en Foodservice sectoren van België en Luxemburg heeft GS1 Belgilux samen met de retailers en de leveranciers een 100% geharmoniseerde richtlijn voor de EANCOM 2002 ORDERS, DESADV en INVOIC ontwikkeld. Het is echter mogelijk dat je handelspartner de geharmoniseerde Order to Cash berichten niet gebruikt en er (voorlopig) zijn eigen richtlijnen op na houdt of nog van de oude 'ideale' Order to Cash berichten gebruik maakt.

Stap 4

Beslis of je beroep doet op een EDI solution provider, of zelf de EDI ontwikkelingen en -infrastructuur verzorgt.

Wat heeft je nodig? Om EDI berichten met je handelspartner(s) uit te wisselen, heb je een EDI vertaler (vertaalt de taal van je computerprogramma in de gemeenschappelijke GS1 standaardtaal) en communicatiesoftware (verstuurt het vertaalde bericht naar het systeem van je handelspartner) nodig, ook wel een "EDI oplossing" genoemd.

De meest courante EDI oplossingen zijn de “geïntegreerde EDI oplossing” (automatisch) en de “weboplossing” (manueel). Welke EDI oplossing je kiest, bepaal je zelf, ongeacht het systeem waarmee uw handelspartner werkt. GS1 EDI is namelijk onafhankelijk van technologie of computersystemen. Vraag de GS1 ROI calculator aan. Hij kan je een indicatie geven of een geïntegreerde EDI oplossing je voldoende return on investment oplevert en op welke termijn je de investering kan terugverdienen.

Stap 5

Indien je beroep wenst te doen op een EDI solution provider, raadpleeg onze Solution Provider Finder.

Het kan zinvol zijn na te gaan met welke EDI Solution Provider(s) de leverancier van je (ERP-)softwarepakket samen werkt. Eventueel kan je via mail een afspraak en/of offerte aanvragen. Onderstaande leidraad zet je alvast goed op weg:

  • Voor welke handelspartner(s) wenst je EDI te implementeren?
  • Welke EDI berichten wens je met de handelspartner(s) uit te wisselen?
  • Gebruikt je handelspartner de geharmoniseerde Order to Cash berichten van de FMCG en foodservice sector, de oude ideale Order to Cash berichten of heeft hij zijn eigen richtlijnen?
  • Hoeveel bestellingen ontvang je periodiek van je handelspartner(s) (per week/ per maand)?
  • Hoeveel artikellijnen komen er gemiddeld in de bestelling van de desbetreffende handelspartner(s) voor?
  • Indien je nog geen handel drijft met de desbetreffende handelspartner(s): hoeveel bestellingen denk je in de toekomst van je handelspartner(s) te ontvangen?
  • Indien je een deadline heeft: wanneer dien je ten laatste te starten met de EDI uitwisselingen?
  • Heb je nog andere handelspartners/retailers waarmee je samenwerkt (die momenteel nog geen EDI vragen)?
  • Met welk ERP systeem werk je?
  • Laat je ERP systeem integratiemogelijkheden toe?
  • Welk budget zou je spenderen aan IT automatisering?
  • Heb je bepaalde wensen m.b.t. de berichtenuitwisseling? Snelle opzet / eenvoudig in gebruik / lage kosten / wenst u orders automatisch te importeren in je ERP systeem / ... ?

Stap 6

Indien je opteert om zelf de EDI berichten te ontwikkelen, dan kan je zich baseren op de GS1 EDI handleidingen. Je bent ook altijd welkom om één van onze opleidingen om de GS1 standaard EANCOM te leren interpreteren.

Stap 7

Start de ontwikkeling. Maak eventueel gebruik van de Calimero testtool om te controleren of je EDI ORDERS, DESADV en INVOIC conform de ‘GS1 Belgilux geharmoniseerde berichten’ voor de FMCG en Foodservice sectoren, de multisectorale 'GS1 Belgilux ideale berichten' of de wereldwijde ‘EANCOM 2002 richtlijnen’ zijn. Eenmaal je alle scenario’s getest hebt met je klant, ga je live.

Stap 8

Bepaal samen met je handelspartner(s) de rollen en verantwoordelijkheden van elke partij. Wij adviseren je om gebruik te maken van een Interchange agreement.

Het GS1 Belgilux EDI departement wenst je een succesvolle EDI roll-out!