La collaboration avec le client est essentielle pour des données d'article de qualité
Cela fait des années que SHI non-food concepts veillent à ce que les rayons de ses clients soient bien remplis. Active dans la quincaillerie, le matériel d’installation électrique, la peinture et l’outillage, les multimédias et les sanitaires, SHI propose des articles et concepts incontournables pour la finition ou la modernisation des espaces de vie et de travail. Et ils partagent les données d’article de leur assortiment via la datapool de GS1. « Nous offrons ainsi un service supplémentaire au client, dans la mesure où les données chez GS1 sont présentées de manière claire et uniforme », nous dit Francis van Weert, responsable de l’introduction des données d’articles chez SHI.
C’est principalement la demande croissante des clients, à savoir les grossistes, retailers et e-tailers issus du canal professionnel et du bricolage, qui a poussé SHI à partager les données d’article via la datapool de GS1. « La densité de notre distribution nous permet d’achalander les rayons de nos clients. Si trois pinceaux sont vendus dans un magasin Gamma, ils sont de nouveau remis en rayon le lendemain. Certains clients nous ont également demandé si nous pouvions les décharger au niveau des données d’article. La datapool de GS1 est une plateforme qui convient parfaitement pour ce faire », nous explique Rico Coolen, legal & quality control manager chez SHI.
Il insiste sur le fait que les clients ne sont pas les seuls à bénéficier des avantages de la datapool de GS1. « Les données d’article étoffées dans la datapool de GS1 enrichissent aussi la base de données de notre propre système ERP. Au début, ce dernier n’était pas en mesure de prendre en charge toutes les données, mais une mise à jour a permis d’apporter les adaptations nécessaires. Cette connexion nous permet également de disposer plus vite de toutes les données en interne ».
Notre responsabilité
SHI a commencé par engager un intermédiaire pour le chargement des données dans la datapool, mais les résultats attendus n’étaient pas au rendez-vous. « C’est ce qui nous a poussés à travailler directement dans l’interface Web de GS1. Introduire les données directement dans l’interface nous a permis de travailler bien plus rapidement et efficacement. L’introduction des données relève désormais uniquement de notre responsabilité ».
Van Weert est chargé depuis le mois de mai d’introduire les données d’article. « J’ai commencé par me plonger dans la datapool et le mode de fonctionnement de GS1. Les informations disponibles sur le site de GS1 ont été d’une très grande aide à cet effet. On y trouve une description claire du fonctionnement de la datapool et de la manière d’introduire les données. L’interface est très claire, ce qui rend le démarrage facile et accessible ».
Des accords clairs
Coolen et Van Weert souhaitent donner un conseil important aux entreprises qui ont l’intention de passer à la datapool de GS1. « Passez des accords clairs avec le client, à propos des assortiments que vous livrez et que vous allez introduire dans la datapool. Quelles sont les données qu’ils attendent et celles dont ils ne veulent pas ? Les champs obligatoires sont évidents, ce sont plutôt les données spécifiques que les clients veulent parfois intégrer qui demandent une attention particulière dès le début. Cela permet d’éviter du travail inutile et supplémentaire par la suite », précise Coolen.
Van Weert estime également qu’il faut commencer par des petites étapes. « Nous déterminons avec le client la brick (catégorie de produits) avec laquelle nous allons démarrer. Nous commençons par introduire les données d’une sélection d’articles et en discutons ensuite avec le client. Si cela convient, alors nous pouvons passer à l’introduction et le chargement en masse ».
Suivi rapide des questions
Outre les clients pour lesquels Van Weert introduit les données d’article, il est également en contact régulier avec GS1. « Les contacts sont très agréables. Les questions sont prises en charge et réglées rapidement, ce qui permet de continuer à avancer. Sans oublier le fait que GS1 est ouverte aux suggestions d’amélioration de la datapool. Une véritable recherche de solutions se fait constamment ».
Pour Van Weert et Coolen, il est essentiel de bien maintenir le dialogue. « En collaboration avec les clients et GS1, nous cherchons en permanence à optimiser le set de données. Tout n’est pas possible, mais la datapool offre de nombreuses possibilités qui profitent tant à nos clients qu’à nous ».
Produit à portée de main
Van Weert aimerait également partager un petit conseil pratique : veillez à avoir le produit à portée de main au moment d’introduire les données d’article. « Je m’assure toujours d’avoir le produit à proximité quand j’introduis des données. Cela vous permet d’effectuer une vérification supplémentaire et d’éviter ainsi d’introduire des erreurs ».
Coolen ajoute également qu’il ne faut jamais se fier aux données disponibles dans son propre système. « Il se peut très bien que l’emballage ait changé, ou que le produit présente des mentions différentes ou nouvelles. Redoubler d’attention au moment de l'introduction vous épargne beaucoup de travail par la suite ».
Délai de commercialisation
Coolen considère que la datapool de GS1 offre de nombreuses opportunités. « Nos vendeurs se rendent chez les clients, et s’ils conviennent de livrer de nouveaux articles, nous sommes directement en mesure de charger les données de ces produits dans la datapool. Ainsi, les données sont directement disponibles pour les clients concernés, et ils peuvent reprendre le produit immédiatement dans leur assortiment ».
