Plan d’audit par étapes

À partir de la gamme de produits figurant dans My Product Manager, nous sélectionnons des échantillons de produits selon des critères de sélection spécifiques, qui seront vérifiés dans le programme d’audit. 

La sélection des produits se fait sur base des critères suivants :

Echantillon 

Dans le cadre du programme, nous recourons à une méthode aléatoire qui consiste à choisir le nombre et le type de produits qui feront l’objet d’un audit via l’application « My Audits ».

Par itération

Le programme d’audit dure 2 ans et est divisé en 8 périodes (appellées itération). Chaque itération, un nouvel échantillon est prélevé dans la gamme de produits et vous serez informé par e-mail de la disponibilité de nouveaux produits pour l’audit. Ces produits sont affichés avec le statut « nouveau » dans l’aperçu de l’application « My Audits ».

Exception :
Les fournisseurs comptant moins de 40 produits au début du programme d’audit dans My Product Manager seront interrogés une itération sur deux (soit 4 fois). A partir de 41 produits dans My Product Manager, un fournisseur est interrogé à chaque itération (et donc 8 fois au total). Au début du programme d'audit, chaque fournisseur est affecté à un groupe particulier en fonction de la taille de sa gamme à ce moment-là.  Important : le pourcentage de produits échantillonnés sera le même pour les deux groupes. Seule la fréquence des contacts est différente. 

Critères de sélection 

Les produits pour l’échantillonnage sont sélectionnés sur base des critères suivants : 

• Taille de la gamme de produits ;
   
• Caractéristiques du produit : au sein de la gamme, seuls les produits alimentaires préemballés qui constituent une unité de consommation (donc également les multipacks) sont pris en compte ; 
   
• Produits de marque nationale : les produits de marque privée ne sont pas concernés ;
   
• Focalisation sur les produits récents : l’échantillonnage sera réalisé sur 80 % de produits récents et 20 % de produits moins récents. Si le nombre de produits récents sélectionnés est insuffisant, l’échantillon se verra complété d’autres produits.

Lien avec un mécanisme de récompense

Si vous obtenez un bon score pour vos informations produit lors de l’audit, vous serez récompensé. Au cours de l'itération suivante, votre échantillon sera en effet réduit dès que vous obtiendrez un score moyen de 96 % « first time right » (première fois correct) à l’audit. Autrement dit, les fiches produits doivent obtenir un score moyen de 96 %. 

Au cours de la première itération, chaque fournisseur commence dans la catégorie d’échantillon de niveau 50 %. La catégorie la plus basse concerne 10 % des produits, et la catégorie la plus élevée 100 %.

Un exemple pratique :

Un fournisseur dispose d’une gamme de 160 produits qui peuvent faire l’objet d’un audit. A la première itération, 20 produits sont donc sélectionnés pour l’audit (160 produits ÷ 8 itérations × 50 %). Le score moyen de ces  20 produits est de 96 %. A l'itération suivante, seuls 2 produits feront l’objet d’une demande d’audit (160 produits ÷ 8 itérations × 10 %). ATTENTION : si le pourcentage moyen d’audits « first time right » au cours de l'itération est inférieur à 96 %, le fournisseur retournera dans la catégorie d’échantillon supérieure à l'itération suivante, etc.

Pour vous préparer à l’audit, nous vous invitions à effectuer quelques actions, notamment : vérifier les règles de validation dans My Product Manager, collecter les artworks ou les photos ainsi que demander des exemptions le cas échéant.

Pour préparer à l’audit de vos données produit, nous vous invitons à effectuer quelques actions : 

Résultat des règles de validation

Le rapport My Product Manager contient les éventuels avertissements ou erreurs liés à vos produits. Afin de ne pas perturber le processus d’audit et d’accroître vos chances d’obtenir un bon score à l’audit « first time right », il est recommandé de remédier à ces erreurs et avertissements avant l’audit. 

Demandes d’exemption

Si vous pensez qu’un ou plusieurs des produits sélectionnés répondent aux critères d’exemption, signalez-le au helpdesk sectoriel. Mentionnez à cet effet le programme d’audit + « exemption » dans le sujet du message et précisez dans l’e-mail le ou les produits concernés ainsi que la raison pour laquelle vous soumettez la demande. Vous serez ensuite informé de l’évaluation :

• Si la demande est jugée injustifiée et n’est donc pas retenue, rien ne change et nous vous inviterons à poursuivre les étapes ultérieures du plan par étapes. Le produit conserve son statut « nouveau ».
   
• Si la demande est jugée justifiée, ce produit se verra attribuer le statut « exempté » dans l’application « My Audits », et un nouveau produit avec le statut « nouveau » sera proposé comme alternative. 

Images/artwork 

Avant que l’audit ne puisse commencer, au moins 1 (et au maximum 6) photo(s) ou artwork(s) doit être lié à chacun des produits pour lesquels une demande d’exemption est en cours. Sans photos ni artwork, l’audit ne peut être lancé. Les formats acceptés pour les photos ou artwork sont les suivants : JPEG/PNG/TIFF et PDF. 

Les directives concernant les spécifications des photos et artworks doivent toujours être respectées et sont d’une importance capitale pour l’exécution correcte et fluide de l’audit. 

Une fois les produits prêts dans l’application My Audits, vous disposez de 4 semaines dans My Product Manager pour corriger ou compléter les informations produit, demander une exemption, télécharger les images/l’artwork et demander le lancement de l’audit.

Lancement de l'audit 

Une fois les étapes préliminaires terminées, vous pouvez approuver officiellement et lancer l’audit par produit en cliquant sur le bouton « débuter l’audit ». Chaque produit pour lequel vous lancez un audit aura l’état « demandé » dans l’aperçu et sera soumis à un audit (voir l’étape suivante). . 

Attention

Lorsque vous lancez l’audit, un « instantané » des données de My Product Manager sera pris. Les informations modifiées dans My Product Manager après la prise de l’instantané ne seront pas prises en compte pour l’audit. 

L’exécution de l’audit se fait par voie numérique et à l’aide d’un logiciel spécifique. Le mécanisme de notation des champs audités, qui repose sur les critères d’évaluation établis, garantit un résultat correct par produit.

L’audit des produits est effectué par voie numérique sur base des photos de produit ou des artworks fournis. Cette méthodologie permet d’éviter la complexité et les coûts d’un flux logistique physique. Les photos ou les artworks sont traitées par un logiciel spécial qui analyse et interprète les différents blocs d’information figurant sur l’emballage. Les informations des blocs correspondant aux champs à vérifier selon le programme d’audit sont lues et comparées aux données de ces champs dans My Product Manager. Un auditeur évaluera le résultat de cette comparaison et examinera manuellement les blocs d’information qui n’ont pas pu être traités automatiquement. 

Les fichiers numériques étant la seule source d’information pour l’audit, il est crucial de suivre les directives relatives aux photos. Veuillez noter que ces directives ne doivent pas être confondues avec les directives relatives à un packshot. Si les photos/artworks fournis ne permettent pas de réaliser l’audit (par exemple, certaines informations ne sont pas lisibles ou sont cachées sous une autre partie de l’emballage du produit), vous serez invité par e-mail à télécharger de nouvelles photos/artworks ou des photos/artworks supplémentaires avant que la poursuite du processus d’audit. Le produit se verra attribuer le statut « inadéquat ».

Attribution des scores : Au cours du processus d’audit, un score est enregistré pour chaque fiche produit par point de contrôle, selon que les informations dans My Product Manager sont correctes (score 1) ou incorrectes (score 0). Le score de chaque point de contrôle est ensuite pondéré selon un facteur qui détermine l’importance du point de contrôle (1 = faible, 5 = moyenne, 10 = élevée). Le résultat de cette multiplication par point de contrôle est ensuite additionné et converti en un score sur 100 pour cette fiche produit.

La taille de l’échantillon pour l'itération suivante variera selon que le score moyen de toutes les fiches produit de l’échantillon est d’au moins 96 % ou inférieur.

Vous trouverez ici une vue d’ensemble des champs audités et ici les critères d’évaluation utilisés lors de l’audit.

A titre d'information

Tant que l’audit est en cours, le statut d’un produit dans l’application My Audits reste « demandé ». La progression de l’audit chez GS1 n’est pas visible pour un fournisseur.

Après avoir effectué les audits, il est temps d’obtenir les résultats. Vous serez informé par e-mail lorsque le feedback sur vos produits sera disponible dans l’application My Audits.

Une fois l’audit de tous les produits terminé, vous serez averti par e-mail. L’état des produits dans l’application My Audits sera désormais « terminé ». En outre, un verdict (satisfaisant/insuffisant) sera attribué pour chaque produit en guise de feedback de l’audit : 

• Pour les produits ayant remporté le verdict « satisfaisant » : bonne nouvelle ! 
  Vous n’avez rien à faire d’autre. 
   
• Pour les produits avec le verdict « insuffisant » : Assurez-vous de corriger les erreurs dans My Product Manager dans un délai de 3 semaines en vous servant du rapport présent dans l’application My Audits et n’oubliez pas de demander votre nouvel audit (voir l’étape suivante). Le produit reviendra alors au statut « demandé ». 

Un nouvel audit peut être demandé pour les produits avec verdict « insuffisant ». Nous ré-auditerons les produits après correction des erreurs dans My Product Manager.

Pour les produits qui ont été jugés insuffisants lors de l’audit, le ré-audit de votre ou vos produits peut être demandé après correction des erreurs. Les étapes 3 et 4 sont ensuite répétées. Le premier ré-audit par produit est gratuit. 

Si tous les produits par itération sont en fin de compte vérifiés et approuvés, vous avec la certitude que ces informations sur les produits sont correctes, complètes et actualisées ! 

Important

les informations relatives à l’évaluation d’un produit audité seront également mises à la disposition des retailers.