Betrouwbare locatiegegevens in België, Luxemburg en daarbuiten

In België en Luxemburg schakelen we alvast een versnelling hoger bij het uitwisselen van elektronische berichten. Verplichte, gestructureerde facturen versturen naar publieke organisaties wordt in beide landen alvast gefaseerd opgestart. Momenteel is e-invoicing naar de overheid nog deels vrijblijvend, maar binnenkort (1/1/2024?) wordt hier de volgende stap gezet: verplichte gestructureerde factuuruitwisseling tussen alle ondernemingen in deze landen. Een veelal onderschat probleem bij deze gegevensuitwisseling is het benoemen van de betrokken partijen. Naast bestaande nationale databanken, veelal gebaseerd op nationale identificaties (bv. het KBO register in België met het ondernemingsnummer), ontwikkelt GS1 een wereldwijde centrale databank voor het raadplegen van locatie-informatie via de lokale GS1 organisaties. Hoever staan we hiermee?

Deze opgedane kennis kan makkelijk toegepast worden op het uniek identificeren van partijen en locatiegegevens. De eigenaars van de prefixen beheren zelf de informatie die gepubliceerd wordt voor elk uniek Global Location Number (GLN). Denk hierbij aan het benoemen van de locatie, de adresgegevens, additionele informatie, gelinkte identifiers (bv. KBO- & BTW-nummer) enz. Ook andere extra informatie kan toegevoegd worden zoals bv. geografische coördinaten (zeker bruikbaar voor het berekenen van optimale route-informatie). Aangezien deze informatie beheerd wordt door de eigenaars zelf, kan de authenticiteit van de gegevens gegarandeerd worden.

Een tweede belangrijk aspect is natuurlijk de raadpleegbaarheid. Het doel van GS1 is deze informatie zowel via lokale als internationale databanken ter beschikking te stellen. De achterliggende synchronisatie wordt ook door GS1 uitgevoerd zodanig dat ook internationale GLN-informatie via lokale interfaces benaderd kan worden.

Technologie

Ten slotte is ook het technisch aspect belangrijk. GS1 Belgium & Luxembourg biedt 3 toepassingen aan voor het beheer van de GLN informatie:

1. My Locations Manager (onderdeel van My GS1)
   Via deze webtoepassing kan een eigenaar van een bedrijfsprefix informatie van de eigen GLNs raadplegen en aanpassen. My Locations Manager kan dus niet worden gebruikt om  nationale en internationale GLN gegevens van andere partijen te raadplegen.
2. Verified by GS1 (onderdeel van My GS1)
   Via deze toepassing kan iedereen (mits registratie op My GS1) via zoekcriteria op zoek gaan naar GLN-informatie. Er wordt echter slechts een deel van de beschikbare GLN informatie getoond (bv. GLN specifieke locatienaam, adresinformatie, andere identifiers, …) .
3. De GLN API (machine-to-machine koppeling)
   Deze toepassing heeft 2 functies:
   1. Enerzijds een upload service vergelijkbaar met de My Locations Manager functionaliteit;
   2. Anderzijds een download service vergelijkbaar met de Verified by GS1 functionaliteit.
   Beide toepassingen zijn beschikbaar in een TEST- en een PRODUCTIE-omgeving. Door gebruik te maken van deze tools kunnen ERP-systemen hun locatie master data gesynchroniseerd houden met de wereldwijde GS1 locatie databank.

Besluit: het centraal beheer van gecertifieerde locatie-informatie zal in de toekomst steeds belangrijker worden aangezien nog meer ingezet zal worden op geautomatiseerde, elektronische gegevensuitwisseling. Het verifiëren van deze informatie in een onafhankelijke en beveiligde centrale databank zal daardoor onmiskenbaar een belangrijk element zijn in toekomstige ontwikkelingen. Met de toekomst voor ogen kiest GS1 Belgium & Luxembourg er daarom resoluut voor zijn leden te ondersteunen op gebied van “trusted identifiers (in dit geval dus locaties)”.