Coca-Cola Europacific Partners wedt in België op twee paarden voor elektronische facturatie
Sinds maart 2019 werkt Coca-Cola Europacific Partners (CCEP) in België op vraag van de Vlaamse Overheid met Peppol voor hun e-facturatie. Sindsdien speelt Peppol een almaar belangrijkere rol in dit facturatieproces. CCEP wedt op twee paarden door naast Peppol ook gebruik te maken van klassieke EDI (EDIFACT/EANCOM gebaseerd) voor hun grotere klanten. “Peppol is een ideale aanvulling voor EDI”, zegt Erik De Clercq van CCEP in België.
Onze gesprekspartner
Erik De Clercq is Customer Collaboration Manager in het customer service departement bij CCEP. Hij werkt voornamelijk aan alle projecten die gerelateerd zijn aan EDI en GS1 Global Data Synchronization Network (GDSN). Een belangrijk deel van de projecten betreft bijvoorbeeld het implementeren van EDI orders en alles omtrent het beheer van het Peppol-systeem. Daarnaast is hij ook co-chair van de GS1 BNL maintenance-groep van GS1 Belgilux en de e-invoicing business expert groep van VBO. Erik implementeert al meer dan 30 jaar de GS1 standaarden en is actief betrokken bij GS1.
Tien jaar geleden werkte CCEP in België nog op de traditionele manier met enkel papieren facturatie. Toen is CCEP gestart met een pilootproject samen met GS1 voor de implementatie van EDI. Samen met de grotere klanten werd EDI geïmplementeerd om elektronische, transactionele data uit te wisselen met bijvoorbeeld de grote retailers. Een zevental jaar geleden is hier ook e-mailfactuur (met PDF) aan toegevoegd. Vandaag is ook de Peppol e-factuur mogelijk en kunnen klanten ook hun facturen raadplegen via My CCEP, het B2B webportaal van CCEP.
Introductie tot Peppol
In maart 2019 kwam de vraag van de Vlaamse Overheid om met Peppol te werken voor hun elektronische facturatie. Nadien sprongen ook ziekenhuizen snel op deze kar. Sindsdien is het aantal commerciële klanten die Peppol gebruiken, gestaag gegroeid. Momenteel worden er per maand al meer dan 500 facturen via Peppol uitgestuurd. “Vandaag beslaat de facturatie via Peppol nog maar twee à drie procent”, vertelt Erik, “maar we zitten hiermee in de lift en een snelle groei willen we zeker aanhouden.”
EDI en Peppol
Voor de grotere retailers, grossisten, cateraars en drankenhandelaars werkt CCEP Belgium met EDI, omdat dit voor hen (tot nader order) de beste oplossing is. Voor de kleinere bedrijven is Peppol echter een meer geschikte oplossing. Het principe van Peppol is: connect once, reach all. Kortom, er hoeft voor elke nieuwe klant geen project opgezet te worden om de systemen op elkaar af te stemmen. Bij Peppol moet het systeem bij aansluiting van het bedrijf één keer worden opgezet en kunnen alle klanten nadien onmiddellijk naadloos aansluiten. “Als klanten vandaag vragen om via Peppol facturen te mogen ontvangen, is dit de volgende dag al in orde”, aldus Erik. “Een EDI project neemt meer tijd in beslag omdat er telkens een specifieke connectie (vb. AS2) moet worden opgezet en we toch telkens een aantal aanpassingen moeten doorvoeren.”
Aangezien Peppol gebaseerd is op de kernelementen van een factuur, is factureren eenvoudiger voor diensten en prestaties. CCEP verhuurt namelijk ook drankautomaten en koelers aan bedrijven en ziekenhuizen. Deze diensten hebben geen GTIN of andere identifiers voor unieke productidentificatie beschikbaar, in tegenstelling tot EDI, waar identifiers wel vereist zijn.
Uitdagingen met Peppol
De grootste uitdaging zit momenteel in de verdere uitbreiding van het Peppol-netwerk. “Vandaag versturen we nog maar de helft van onze facturen elektronisch. Er is dus nog zeker marge om te groeien,” kaart Erik aan. “Hierbij nemen we zelf gericht contact op met de klant om na te gaan of we kunnen starten met de facturatie via Peppol”, geeft Erik nog mee. “Dit gebeurt meestal op basis van de gegevens in de Peppol directory.”
Daarnaast zijn er ook de persoonlijke wensen van iedere klant. Sommige klanten willen namelijk toch nog hun factuur per e-mail ontvangen of anderen willen een PDF bijgevoegd aan de Peppol-factuur. Er zijn een aantal klanten die Peppol gebruiken via hun boekhoudkantoor, waardoor deze factuur niet rechtstreeks in de distributieloop van de klant zit. De elektronische flow varieert dus afhankelijk van de klant.
“In de toekomst gaan we zeker nog extra functionaliteiten toevoegen,” aldus Erik. “Als we via het Hermes-netwerk gaan factureren, zijn er bijvoorbeeld extra vereisten (zoals een e-mailadres) die we moeten vermelden op het elektronisch bericht.”
Ondersteuning GS1 Belgilux
Erik is in Peppol gerold via de GS1 Belgilux EDI-werkgroepen. GS1 heeft ook meegeholpen om Peppol op de kaart te zetten in België. Hij heeft de evolutie van Peppol altijd op de voet gevolgd. En daar heeft GS1 ook altijd uitstekend in ondersteund. Om zich verder te verdiepen, volgde Erik een aantal opleidingen bij GS1, zeker een aanrader. Daarnaast begeleidde GS1 CCEP uitstekend in het volledige implementatieproces van Peppol. Bovendien helpt de GS1 nieuwsbrief door de verschillende cases die worden uitgelicht en waar er dus inspiratie kan worden geput. Ten slotte bevat de website heel veel handige informatie.
Zo snel mogelijk starten met het traject
Erik raadt iedereen aan om zo snel mogelijk te beginnen met het traject: “Als de B2B verplichting om elektronisch facturen te versturen en te ontvangen er komt, zal het moeilijk zijn om het gecontroleerd te implementeren. Het leerproces is langer dan je zou denken.” Bovendien moeten er een aantal facturatieprocessen aangepast worden. Een volledige verplichting heeft een enorme impact op de facturatie. Een e-mail is bijvoorbeeld geen volwaardig gestructureerd elektronisch bericht. Het moet ook geïntegreerd kunnen worden bij de klant om zo ook automatisch ontvangstbevestigingen en statusupdates te kunnen versturen. Er blijft sowieso veel werk aan de winkel. Enerzijds voor het versturen van de facturen via Peppol en anderzijds voor het ontvangen van Peppol-facturen in het kader van de nakende B2B-verplichting.
