En Belgique, Coca-Cola Europacific Partners assure ses arrières en matière de facturation électronique

Depuis mars 2019, à la demande des autorités flamandes, Coca-Cola Europacific Partners (CCEP) travaille en Belgique avec Peppol pour leur facturation électronique. Depuis lors, le rôle joué par Peppol au sein de ce processus de facturation est de plus en plus important. CCEP assure ses arrières en ayant recours, en parallèle de Peppol, à l’EDI traditionnel (basé sur EDIFACT/EANCOM) pour ses plus grands clients. « Peppol complète parfaitement l’EDI », nous dit Erik De Clercq de CCEP en Belgique. 

En mars 2019, les autorités flamandes ont demandé d’avoir recours à Peppol pour leur facturation électronique. Et les hôpitaux n’ont pas tardé à leur emboîter le pas. Et depuis, le nombre de clients commerciaux qui utilisent Peppol n’a cessé d’augmenter. Actuellement, plus de 500 factures sont envoyées par mois via Peppol. « Pour le moment, la facturation via Peppol ne représente que deux à trois pour cent », explique Erik, « mais les choses évoluent rapidement et nous entendons bien maintenir ce rythme ».

Pour les plus grands retailers, grossistes, traiteurs et distributeurs de boissons, CCEP travaille en Belgique avec l’EDI, car il s’agit pour eux de la meilleure solution (pour le moment). Peppol est une solution qui convient mieux aux plus petites entreprises. Le principe de Peppol est le suivant : connect once, reach all. En bref, il n’est pas nécessaire pour chaque nouveau client d’élaborer un projet pour aligner les deux systèmes. Avec Peppol, le système doit être configuré une seule fois lors de l’adhésion de l’entreprise, et l’ensemble des clients peuvent ensuite se connecter immédiatement sans aucun problème. « Si un client demande aujourd’hui à pouvoir recevoir ses factures via Peppol, le lendemain c'est déjà en ordre », ajoute Erik. « Un projet EDI prend plus de temps, car il faut à chaque fois établir une connexion spécifique (comme AS2). Et nous devons toujours effectuer quelques adaptations. »

Dans la mesure où Peppol se base sur les éléments de base d’une facture, la facturation est simplifiée pour les services et les prestations. CCEP loue en effet aussi des distributeurs de boissons et des réfrigérateurs aux entreprises et hôpitaux. Ces services n’ont pas de GTIN, ni aucune autre identification unique de produit, contrairement à l’EDI qui requiert des identifiants.

Le plus grand défi réside actuellement dans l’élargissement du réseau Peppol. « Aujourd'hui, seule la moitié de nos factures est envoyée par voie électronique. Nous avons donc encore une bonne marge de progression », évoque Erik. « Nous prenons à cet effet un contact ciblé avec le client, pour voir dans quelle mesure il est possible de démarrer la facturation électronique via Peppol », précise Erik. « Cela se fait généralement sur la base des données issues du Peppol directory ».
Et puis, il y a également les souhaits personnels propres à chaque client. Certains clients souhaitent encore recevoir leur facture par e-mail, d’autres préfèrent un PDF joint à la facture Peppol. Certains clients utilisent Peppol via leur bureau comptable, ce qui implique que cette facture n’est pas directement remise au client. Le flux électronique varie donc en fonction du client.
« D’autres fonctionnalités viendront assurément s’ajouter à l’avenir », ajoute Erik. « Si nous facturons via le réseau Hermes, d’autres exigences entrent en ligne de compte (comme une adresse e-mail), et celles-ci doivent être mentionnées sur le message électronique ».

Erik a découvert Peppol via les groupes de travail EDI de GS1 Belgilux. GS1 a également contribué à déployer Peppol en Belgique. Il a toujours suivi l’évolution de Peppol de très près. Et GS1 a toujours apporté un soutien infaillible. Pour se spécialiser, Erik a suivi une série de formations chez GS1, qu’il recommande sans hésiter. Et CCEP a bénéficié d’un excellent soutien de GS1 durant tout le processus de mise en œuvre de Peppol. Sans oublier la newsletter de GS1 qui apporte, elle aussi, son aide en présentant différents cas inspirants. Et enfin le site Internet qui regorge d’informations très pratiques.

Erik conseille à tout le monde de mettre en route le processus dans les meilleurs délais : « Si le B2B se voit contraint d’envoyer et de recevoir des factures électroniques, l’implémentation contrôlée risque d’être difficilement envisageable. Le processus d’apprentissage est plus long qu’on ne l’imagine ». Sans compter toute une série de processus de facturation qui doivent être adaptés. Une obligation totale aura un impact énorme sur la facturation. Un e-mail, par exemple, n'est pas un message électronique structuré à part entière. L’intégration doit pouvoir se faire également chez le client, afin d’être en mesure d’envoyer des accusés de réception et des mises à jour de statut. Il y a donc du pain sur la planche. D’une part pour envoyer les factures via Peppol, et d’autre part pour recevoir les factures Peppol dans le cadre de l’obligation imminente pour le B2B.