“Dankzij de HO2C-to-Peppol mapping tool kunnen onze klanten naadloos overschakelen naar Peppol”
Elektronische gegevensuitwisseling kent een enorme groei de laatste jaren. Hoewel sommige bedrijven nog overtuigd moeten worden, is Konings er al volledig mee weg. “Het vergemakkelijkt processen enorm. Gegevens kloppen en worden automatisch verwerkt.” Om hen hier in te begeleiden, werken ze al jaren samen met GS1-partner B2Bgrid. Joris Ballet, Integration Architect en Managing Partner bij B2Bgrid, en Joris Claes, Group ICT Manager bij Konings NV, geven hun inzichten over elektronische uitwisseling en vertellen hoe de GS1 HO2C-to-Peppol mapping tool de implementatie van Peppol in Konings’ bedrijfsprocessen faciliteerde.
B2Bgrid is een Belgisch bedrijf, dat voornamelijk gespecialiseerd is in EDI (Electronic Data Interchange) en B2B-integratie. Het werd opgericht door EDI-experts met als doel om EDI en B2B-integratie toegankelijk te maken voor alle bedrijven in België. Hiervoor hebben ze een cloud-gebaseerd platform opgericht waardoor implementatie snel en eenvoudig is. Sinds hun opstart is B2Bgrid al partner van GS1 Belgilux. “Voor ons was dat een evidentie. GS1 is al jaren een pionier op vlak van gegevensuitwisseling en ook alomtegenwoordig in België”, vertelt Joris Ballet.
Ook co-packer in de voedingsindustrie Konings schuift mee aan tafel. Zij verzorgen de verpakking en een deel van de bereiding voor verschillende grote drankenproducenten. Het bedrijf bestaat al sinds 1946 en kent sinds 2007 een enorme groei. Momenteel zijn ze actief in vier landen met zes sites en stellen ze zo’n 700 medewerkers te werk. “B2Bgrid is al sinds jaar en dag onze EDI-partner en die samenwerking is altijd al vruchtbaar en flexibel geweest.”
Elektronische gegevensuitwisseling aanmoedigen
“Gegevensuitwisseling gebeurt al jaren. Toch was dat vaak beperkt tot de grote bedrijven. Veel bedrijven hadden het idee “Don’t touch a working system”, maar manueel is dat een administratieve rompslomp”, vertelt Joris Ballet. Joris Claes vult aan: “Voordien gebeurde onze gegevensuitwisseling op papier. Zo’n papieren factuur raak je makkelijk kwijt, er is geen directe matching met het order. Zelfs al scan je dat in, dan nog blijft het een heel manueel proces.”
Beide heren zijn het er dan ook over eens dat elektronische gegevensuitwisseling niets dan voordelen biedt. Er is minder manuele tussenkomst nodig en gegevens zijn juister en sneller beschikbaar. Bovendien sluiten bedrijfsprocessen nauwer op elkaar aan en gebeuren er minder fouten. Voor eInvoicing zijn er dan weer minder disputen bij het uitsturen van facturen, aangezien je gegevens kloppen.
“De Vlaamse overheid duwt bedrijven ook steeds meer in het elektronische uitwisselen van gegevens. Wat ik trouwens goed vind. Toen we nog geen elektronische verwerking hadden, kreeg we geen betalingen meer van de overheid en moesten we wel overschakelen naar elektronische gegevensuitwisseling, waardoor we ook alle voordelen hadden. Wij stimuleren dat nu ook bij onze klanten”, concludeert Joris Claes.
Met oog op de toekomst
Als je Konings vraagt wat voor hen de grootste evolutie is, dan is het dat de afpunting of matching automatisch gebeurt. “De tools worden slimmer. Waar je vroeger nog maar een 50 % matching rate had, zitten we nu al aan de 80 à 90 %. In de toekomst zie ik dat zeker nog verbeteren.”
B2Bgrid ziet dan weer de vraag naar elektronische gegevensuitwisseling stijgen. “Enerzijds heb je de overheid die het eist, maar bedrijven zien ook steeds meer de voordelen ervan in. Die gegevensuitwisseling gaat dus enkel breder worden.”
De Harmonized Order-to-Cash-to-Peppol mapping tool
Peppol is steeds prominenter aanwezig in het eInvoicing landschap. “Hoewel veel klanten al met Harmonized Order-to-Cash werken, is Peppol nog niet zo vanzelfsprekend. Dankzij deze GS1-tool betekent de overgang naar Peppol niet langer een lange en complexe implementatie, maar ondervinden klanten zelfs geen hinder bij de implementatie ervan”, legt Joris Ballet uit.
Joris Claes beaamt dit. “B2Bgrid heeft de implementatie volledig voor ons verzorgd. Wij hebben daar geen impact van ondervonden. Dat we nu Peppol gebruiken, heeft natuurlijk wel als gevolg dat onze boekhouding makkelijker facturen kunnen afhandelen.”
De mapping tool is een software die de Harmonized Order-to-Cash-taal van GS1 omzet naar Peppol, de standaard die door de overheid verwacht wordt. Het is nog een relatief recente tool en Konings was één van de eersten die ermee aan de slag ging. “In de volgende fase gaan we dus ook andere klanten aanspreken om deze tool te implementeren omdat we merken dat het zo vlot verloopt”, vult Joris Ballet nog aan. De tool is namelijk niet enkel bruikbaar in een B2G-omgeving, maar past ook perfect voor de B2B-sector.
GS1 als kenniscentrum
Hoewel zelf expert in EDI, staan B2Bgrid en GS1 Belgilux vaak in contact. “Zo blijven we op de hoogte van de laatste evoluties binnen de gegevensuitwisseling. Zelf hebben we ook al enkele GS1-opleidingen gevolgd. Omdat deze van hoge kwaliteit zijn, raden we die ook aan onze klanten aan”, sluit Joris Ballet af.
