« Grâce à l’outil de mapping HO2C-to-Peppol, nos clients peuvent migrer sans problème vers Peppol. »
L’échange de données électroniques a connu une croissance considérable ces dernières années. Si certaines entreprises ne sont pas encore convaincues, Konings y a totalement adhéré. « Cela facilite grandement les processus. Les données correspondent et sont traitées automatiquement. » Pour les accompagner dans ce processus, ils collaborent depuis plusieurs années avec B2Bgrid, partenaire de GS1. Joris Ballet, Integration Architect et Managing Partner chez B2Bgrid, et Joris Claes, Group ICT Manager chez Konings SA, donnent leur vision de l’échange électronique de données et expliquent comment l’outil de mapping GS1 HO2C-to-Peppol a facilité l’implémentation de Peppol dans les processus opérationnels de Konings.
B2Bgrid est une entreprise belge spécialisée avant tout dans l’EDI (Electronic Data Interchange) et l’intégration B2B. Elle a été fondée par des experts en EDI désireux de mettre l’EDI et l’intégration B2B à la portée de toutes les entreprises en Belgique. Pour y parvenir, ils ont aménagé une plate-forme basée sur le cloud qui permet une implémentation simple et rapide. B2Bgrid est partenaire de GS1 Belgilux depuis ses débuts. « Pour nous, c’était une évidence. GS1 fait figure de pionnier de l’échange de données depuis des années et est omniprésent Belgique », explique Joris Ballet.
Konings, co-packer pour l’industrie alimentaire, les a également rejoints. Ils prennent en charge le conditionnement et une partie de la préparation des produits pour plusieurs grands producteurs de boissons. L’entreprise existe depuis 1946, mais enregistre une énorme croissance depuis 2007. Actuellement, Konings exploite six sites dans quatre pays et emploie environ 700 collaborateurs. « B2Bgrid est notre partenaire EDI depuis des années et cette collaboration a toujours été fructueuse et flexible. »
Encourager l’échange de données électroniques
« L’échange de données n’a rien de neuf. Mais il se limitait souvent aux grandes entreprises. Beaucoup d’entreprises ne voulaient pas “toucher à quelque chose qui fonctionnait”, alors que les processus manuels représentent une charge administrative colossale », explique Joris Ballet. Joris Claes embraie : « Auparavant, l’échange de données s’effectuait sur papier. Mais une facture papier se perd rapidement, il n’y a pas de réconciliation immédiate avec la commande. Même quand on la scanne, cela reste un processus très manuel. »
Les deux hommes s’accordent dès lors à dire que l’échange électronique de données n’offre que des avantages. Il nécessite moins d’interventions manuelles et les données sont à la fois plus correctes et disponibles plus rapidement. De plus, les processus opérationnels sont mieux alignés et le nombre d’erreurs est réduit. L’eInvoicing génère moins de litiges à l’envoi des factures, puisque les données sont identiques des deux côtés.
« De plus, la Région flamande encourage de plus en plus les entreprises à opter pour l’échange électronique de données. Une chose que j’apprécie. Quand nous n’avions pas encore adopté le traitement électronique, nous ne recevions plus de paiement de l’administration. Nous avons donc été contraints de passer à l’échange électronique de données, ce qui nous a permis de bénéficier de tous les avantages. Aujourd’hui, nous encourageons nos clients à nous imiter », conclut Joris Claes.
Un objectif à long terme
Si l’on demande à Konings de citer la principale évolution, sa réponse fuse : c’est la réconciliation ou la mise en correspondance automatique des données. « Les outils sont de plus en plus intelligents. Alors qu’on avait un taux de correspondance de 50 % par le passé, nous en sommes déjà à 80 ou 90 %. Et cela va encore s’améliorer à l’avenir. »
B2Bgrid voit par conséquent la demande d’échange électronique de données augmenter. « D’une part parce que l’administration l’exige, mais aussi parce que les entreprises prennent de plus en plus conscience de ses avantages. L’échange de données ne va donc que gagner en popularité. »
L’outil de mapping Harmonized Order-to-Cash-to-Peppol
Peppol est de plus en plus présent dans le paysage de l’eInvoicing. « Bien que de nombreux clients travaillent déjà avec Harmonized Order-to-Cash, Peppol n’est pas encore aussi populaire. Grâce à cet outil GS1, la migration vers Peppol n’exige plus d’implémentation longue et complexe : les clients ne subissent aucune perturbation lors de l’implémentation », explique Joris Ballet.
Joris Claes acquiesce. « B2Bgrid a pris en charge la totalité de l’implémentation pour nous. Nous n’avons ressenti aucun impact. Le fait que nous utilisions désormais Peppol permet naturellement à notre comptabilité de traiter plus rapidement les factures. »
L’outil de mapping est un programme qui convertit le langage Harmonized Order-to-Cash de GS1 en Peppol, le standard exigé et attendu par l’administration. C’est un outil encore relativement récent, et Konings a été un des premiers à l’utiliser. Dans une phase ultérieure, nous allons donc interpeller d’autres clients et leur demander d’implémenter cet outil, parce que nous observons qu’il fonctionne très bien », complète Joris Ballet. En effet, l’outil n’est pas uniquement utile dans un environnement B2G : il est également parfaitement adapté au secteur B2B.
GS1, centre de connaissances
Bien qu’ils soient experts en EDI, B2Bgrid et GS1 Belgilux sont souvent en contact. « Nous restons ainsi au fait des dernières évolutions de l’échange de données. Nous avons déjà suivi plusieurs formations GS1. Comme elles sont de très grande qualité, nous les recommandons aussi à nos clients », conclut Joris Ballet.
