Databeheer bij Oh'Green
Met GS1 als betrouwbare partner
Graag zetten we even de gloednieuwe samenwerking tussen Oh'Green en GS1 Belgilux in de kijker. Er was al een eerste introductie tijdens het GS1 Forum, maar nu treden we meer in detail over het datamanagement en de data-uitwisseling bij deze retailer. Onze gesprekspartner voor deze kennismaking is business process & IT manager Koen Grauls
Wie is Koen Grauls?
Als 'business process & IT manager' stuurt Koen Grauls het interne IT-team aan bij tuincenter Oh'Green. Hij beheert de relaties met een groot deel van de leveranciers waarbij Oh'Green diensten afneemt voor IT-aspecten die de retailer niet intern zelf afdekt.
"Daarnaast neem ik de rol op van business analist/business architect in de IT-projecten die we doen," legt Koen Grauls uit.
"Het gaat er enerzijds om keuzes te maken inzake de grote lijnen qua oplossingen, en anderzijds om de noden en eisen van onze businesscollega's zo goed mogelijk te begrijpen en te challengen, en de functionele mensen bij de verdere uitwerking bij te staan."
Oh'Green zit in de retailtak 'tuincentra', een begrip dat in de markt uiteenlopende invullingen kent. Het assortiment van Oh'Green is breed: van planten en bloemen voor binnen en buiten, boeketten ook (met thuislevering), over alles voor tuinonderhoud (meststoffen, bescherming, bevloeiing, werktuigen, maar geen machines), maar ook dierenvoeding en –accessoires, tot tuinmeubilair, parasols, barbecues, allerhande decoratieve items en keukengerei.
Helder nieuw verhaal
"Onze klanten komen bij ons omwille van het kwaliteitsaanbod," klinkt Koen Grauls trots en zelfverzekerd, "en ze doen er inspiratie op om het leven in en om het huis het hele jaar door gezellig te maken. Oh'Green leeft sterk volgens het ritme van de seizoenen en de gekende feestdagen, met het kerstthema als jaarlijks hoogtepunt. Zo zorgen we voor een mooie beleving van ons assortiment."
Oh'Green is ontstaan uit een fusie tussen enkele Waalse en Vlaamse retailers. Dat bracht grote uitdagingen met zich. "Bij de start was de grootste uitdaging om alle neuzen in dezelfde richting te krijgen," geeft Koen Grauls aan. "We hadden in het team veel relevante ervaring uit de bedrijven van voor de fusie, maar daar moest dus een helder nieuw verhaal voor worden gemaakt, zodat al die kennis en ervaring maximaal kon renderen."
Om dat te bewerkstelligen heeft Oh'Green op drie aspecten ingezet. Op IT-technisch vlak is ervoor gekozen om een gemeenschappelijk ERP-platform te installeren. Inhoudelijk is een doordacht nieuw verhaal neergezet op het vlak van missie, visie en waarden. Qua uitstraling ten slotte was een volledige re-branding van het nieuwe Oh'Green aan de orde.
De keuze voor GS1
Sinds kort werkt Oh'Green samen met GS1 Belgilux als partner voor het datamanagement en de data-uitwisseling. In de voorbereidingsfase van het PIM-project van Oh'Green (twee jaar geleden) heeft de retailer onderzocht of GS1 mogelijk een meerwaarde kon bieden. Op dat moment was de inschatting eerder van niet.
"Enerzijds zou de samenwerking een behoorlijke integratie-inspanning vergen," licht Koen Grauls toe, "en anderzijds leverde toen nog maar een beperkt aantal leveranciers data aan bij GS1 Belgilux. Intussen staan we verder, is GS1 geëvolueerd en zijn onze inzichten over de meerwaarde van een centrale bron voor masterdata bijgesteld."
Oh'Green is als organisatie erg hands-on. "We nemen graag zo concreet mogelijke stappen die snel businesswaarde genereren, ook al weten we bij de start nog niet altijd alles in detail. We willen de koppeling op technisch vlak dus snel leggen, zodat we beter en dieper kunnen kennismaken met alles wat GS1 te bieden heeft. Dat zal ongetwijfeld tot vervolgprojecten leiden die mogelijk de structuur van onze PIM gaan beïnvloeden."
Stroomversnelling
De pandemie heeft e-commerce in een stroomversnelling gebracht, ook bij Oh'Green. Covid heeft de retailer ertoe verplicht om snel te schakelen. Het online aanbod is uitgebreid van een 25-tal bloemboeketten naar bijna 3000 referenties (eind 2020). De consument kan kiezen voor thuislevering of bestellen via een click & collect-formule.
Tijdens de opbouw van de eerste webshop werd Oh'Green meteen geconfronteerd met het feit dat de retailer geen PIM-systeem in huis had en dus niet over verrijkte data beschikte, alvast niet op een gestructureerde manier. "Het was een zeer leerrijke periode," beseft Koen Grauls, "bij momenten hectisch, maar zo is wel de basis gelegd voor het huidige project, waarmee we onze webshop naar een hoger niveau tillen."
Daarnaast is Oh'Green ook permanent bezig om zijn logistieke stromen te verbeteren. "Dat is immers een essentiële pijler voor een goede e-commercewerking," aldus Koen Grauls. "Het gaat dan zowel over de juiste voorraad die op het juiste moment aanwezig moet zijn, als over een goed assortimentsbeheer, met het juiste artikel in de afgesproken winkels."
Dataflow optimaliseren
"Rond datamanagement hebben we nog veel te leren," geeft Koen Grauls tot slot toe. "Een goed evenwicht tussen pragmatische voortgang en toch ook voldoende zicht op lange termijn, vinden we belangrijk, zodat we niet op een dwaalspoor belanden. Daarvoor rekenen we onder meer op de expertise van GS1 om ons te ondersteunen."
Daarnaast wil Oh'Green meer efficiëntie brengen in zijn datamanagement. "De droom is om dat met een minimum aan hand- en routinewerk te doen. Data-uitwisseling is technischer; op dat vlak zijn we op zoek naar de juiste partner." Koen Grauls ziet in nabije toekomst sowieso veel energie gaan naar het GS1-project en naar de optimalisering van alle dataflows.
"We rekenen op de expertise van GS1 om ons te ondersteunen in ons datamanagement."
