Datakwaliteit op agenda door nieuwe taskforce doe-het-zelf-, tuin- en diersector

Nu meer en meer leveranciers in de doe-het-zelf-, tuin- en diersector aanhaken bij de GS1 datapool, groeit de aandacht voor de kwaliteit van de gedeelde productdata. Een speciale Taskforce Datakwaliteit heeft drie actiepunten geformuleerd die moeten resulteren in een hogere datakwaliteit: verbetering van het datamodel, verhoging van de vulgraad en meer bewustwording voor het onderwerp in de sector. Marco van der Lee van GS1 Nederland: “Alles begint vandaag de dag met goede productdata.”

Het online kanaal in de doe-het-zelf-, tuin- en diersector groeit enorm. Leveranciers die met hun producten in dat kanaal zichtbaar willen zijn, moeten goede productdata aanleveren. Die data zijn nodig om de zoekfilters van webshops beter te vullen en daarmee consumenten beter te bedienen. “De meeste consumenten oriënteren zich eerst online voordat ze starten met een klus. Als de productdata niet op orde is, komen consumenten uit bij het verkeerde product. En als ze het gewenste product helemaal niet kunnen vinden, komen ze niet naar de winkel”, vertelt Marco van der Lee, sectormanager doe-het-zelf, tuin en dier bij GS1 Nederland.

Taskforce Datakwaliteit

Datakwaliteit is om meer redenen belangrijk. Van der Lee wijst op de strenge wetgeving rondom gevaarlijke stoffen. Retailers hebben productdata en veiligheidsbladen nodig om gevaarlijke stoffen veilig op voorraad te leggen en te vervoeren, maar ook om ze in het online kanaal te mogen opnemen. Sinds begin dit jaar controleert de overheid meer dan voorheen of de juiste data over de risico’s van gevaarlijke stoffen online voorhanden zijn. “Daarnaast is goede en betrouwbare data belangrijk voor de dagelijkse operatie. Betere data zorgt voor betere beladingsgraden, betere schappenplannen en betere bestellingen, leveringen en facturen. Kortom: de hele keten functioneert beter.”

Op dit moment kunnen retailers nog niet blindelings op de data vertrouwen. Een speciaal opgerichte Taskforce Datakwaliteit wil daarin verandering brengen. Die bestaat uit afgevaardigden van zowel Nederlandse als Belgische retailers en leveranciers: Intergamma, Hubo België, Eltra, Calodar en Soudal. Zij worden ondersteund door GS1 Belgilux en GS1 Nederland.

Datamodel verbeteren

Het eerste actiepunt dat de taskforce heeft geformuleerd, betreft optimalisatie van het bestaande GS1 Benelux datamodel. Dat datamodel bevat verschillende datavelden voor uiteenlopende productgroepen. “Wij gaan al die datavelden nog eens kritisch bekijken. Welke afspraken hebben we daarover gemaakt? Moeten we de beschrijving van datavelden verbeteren? Kunnen we datavelden weglaten? Verbetering en vereenvoudiging van het datamodel leidt tot minder fouten.”

Daarnaast wil de taskforce de GS1 datapool nog eens goed vergelijken met de verschillende leveranciersportalen van retailers. De meeste retailers die zijn aangesloten op de datapool, houden een eigen portaal in de lucht voor data die niet in het GS1 Benelux datamodel zijn opgenomen. “De GS1 datapool zal die nooit helemaal kunnen vervangen. Als onafhankelijke organisatie gaan wij namelijk geen inkoopprijzen en andere gevoelige retailerspecifieke data delen”, benadrukt Van der Lee. “Maar we gaan wel onderzoeken of we de verschillen kunnen terugbrengen tot 5 à 10 procent, bijvoorbeeld door datavelden uit die leveranciersportalen toe te voegen aan ons datamodel. Als dat lukt, hoeven leveranciers voor het overgrote deel van hun productdata alleen nog maar de GS1 datapool te gebruiken. Ook dat verkleint de kans op fouten en is natuurlijk veel efficiënter voor alle partijen.”

Toetsen op volledigheid

Een ander actiepunt gaat over de volledigheid van productdata. Nu gebeurt het regelmatig dat leveranciers vergeten om bepaalde datavelden te vullen. “Wij gaan nog meer validaties inbouwen. Stel dat een leverancier bij het invoeren van een product aangeeft dat het om verf gaat. Dat is hij verplicht om ook de kleur van de verf en de droogtijd in te voeren. Doet hij dat niet? Dan krijgt hij een melding en kan hij het product niet publiceren. Dergelijke automatische controles zitten al in de datapool, maar die gaan we nog verder uitbreiden.”

Begin 2021 zullen voor leveranciers de eerste effecten zichtbaar zijn. “Wij gaan niet wachten totdat we voor het hele datamodel extra validaties hebben ingebouwd. We pakken dit gefaseerd aan, zodat de deelnemers zo snel mogelijk profiteren van de verbeteringen”, legt Van der Lee uit. “Tegelijkertijd starten we een pilot met vulgraadrapportages. We gaan leveranciers nauwgezet informeren hoeveel datavelden ze hebben ingevuld. De lat ligt hoog. De sector eist een vulgraad van 100 procent voor alle verplichte datavelden. Daarnaast verwachten retailers dat de leveranciers de optionele velden vullen die voor hun producten van toepassing zijn. “Hoe meer data we in de zoekfilters kunnen opnemen, hoe beter de producten zichtbaar zijn, hoe meer omzet we samen genereren.”

Piep-systeem voor datakwaliteit

De grootste uitdaging is het actiepunt dat Van der Lee nog niet heeft genoemd: het vergroten van de bewustwording in de sector. “Veel fouten in data zijn het gevolg van gebrekkig onderhoud. Als leveranciers eenmaal een product hebben opgevoerd, besteden veel leveranciers niet of nauwelijks meer aandacht aan de productdata. Ze hanteren een piep-systeem: pas als de klant begint te piepen of te klagen over datakwaliteit, komen ze in actie.”

Het beheren en delen van productdata is geen taak meer die leveranciers ‘eventjes’ erbij kunnen doen. Een goed databeheer vraagt echt meer aandacht, stelt Van der Lee. “In het verleden startte elke verkoop met een fysiek product. Vandaag de dag is het omgedraaid: alles begint met goede productdata. In de toekomst wordt productdata een noodzakelijke voorwaarde om een product te mogen verkopen. Leveranciers die daaraan willen voldoen, kunnen nu een start maken door iemand verantwoordelijk te stellen voor productdata.”