De facturatie bij Proximus, dat is Peppol First!
Proximus investeert al enkele jaren in de digitalisatie van facturen. Sinds 2018 gebruikt de telecomprovider ook het PEPPOL-netwerk voor het uitsturen van facturen naar de “Enterprises”-klanten. De laatste maanden is dit in een stroomversnelling geraakt met het project “Peppol First”. Wat is de rol van de PEPPOL-richtlijn en hoe wil Proximus het gebruik van deze standaard stimuleren? Dat is wat Bernard Philippe, Digital Invoices Program Manager bij Proximus, ons heeft uitgelegd.
Vandaag kunnen de klanten van Proximus hun facturen ontvangen via verschillende kanalen. Dit gaat van de traditionele papieren factuur via verschillende digitale mogelijkheden, zoals per mail in PDF-formaat of in de bankapplicatie van de klant via Zoomit, tot de integratie in de boekhoudsystemen van de klanten. “Initieel waren de grote klanten vragende partij voor een geïntegreerde oplossing om hun facturen rechtstreeks te ontvangen in hun boekhoudsysteem. Deze systemen waren echter niet gestandaardiseerd, waardoor er telkens een project moest worden opgestart om onze factuuropmaak te integreren met hun factuuropmaak”, legt Bernard Philippe, Digital Invoices Program Manager bij Proximus. Sinds 2018 kan Proximus ook facturen uitsturen in het PEPPOL-formaat. Het traject is begonnen in de openbare sector en is nadien uitgebreid naar de grote bedrijven en sinds 2021 is PEPPOL ook beschikbaar voor de KMO’s. “Het grote voordeel van PEPPOL is de standaardisatie en hierdoor moeten we ons niet meer de vraag stellen welk formaat er moet worden gebruikt voor diegene die de factuur ontvangt of welk protocol er moet worden gebruikt”, gaat Bernard verder.
PEPPOL is een garantie om op tijd facturen te ontvangen, het is een tijdswinst om ze te behandelen en om de gegevens in te lezen in de systemen.
Met het PEPPOL First-programma schakelt Proximus een versnelling hoger en wilt ze het aantal klanten uitbreiden die hun factuur ontvangt via PEPPOL. Dit programma heeft als doel om proactief de facturatie te activeren voor alle klanten die zich hebben geregistreerd op het PEPPOL-netwerk, rechtstreeks of via een service provider. “Concreet betekent dit dat we het PEPPOL-netwerk scannen en deze naast onze klantenlijst leggen om te analyseren welke klanten klaar zijn om hun factuur in PEPPOL-formaat te ontvangen, en dit zowel voor grote als kleine bedrijven”, preciseert Bernard. Voor de grote ondernemingen, nemen we zelf contact met hen op om te valideren of zij klaar zijn om hun factuur te ontvangen via PEPPOL.”
Proximus werkt ook samen met Codabox om het gebruik van PEPPOL te ontwikkelen bij de KMO’s. “Codabox levert ons elke maand een overzicht van hun nieuwe klanten die hun factuur wensen te ontvangen via PEPPOL”, legt Bernard uit. Codabox is dus de toegangspoort voor PEPPOL bij deze KMO’s. Codabox ontvangt de facturen namelijk in PEPPOL-formaat, stuurt deze in PDF-formaat naar de eindklant en in een XML-bestand naar de boekhouder. Een groot voordeel voor de boekhouder die dan over alle gestructureerde informatie beschikt in zijn boekhoudsysteem voor een snelle en foutloze verwerking.
Van de theorie tot de implementatie
Tijdens de implementatie moet je waakzaam zijn om de goeie informatie in te vullen in de goeie XML-velden. GS1 heeft ons goed geholpen door dit aandachtspunt uit te klaren en om ons goed de PEPPOL-norm te doen begrijpen. Het was op het eerste gezicht niet evident om alle velden te begrijpen, vertelt Bernard.
Proximus moest ook twee belangrijke uitdagingen het hoofd bieden tijdens de implementatie van PEPPOL. De eerste uitdaging zat in de detaillering van de factuur, die te uitgebreid is om in XML-formaat te zetten. Daarom heeft Proximus een samengevatte factuur opgemaakt, met minder informatie. “De tweede uitdaging is dat onze bedragen berekend zijn op 4 cijfers na de komma en dat de PEPPOL-norm 2 cijfers na de komma oplegt. Door over te schakelen naar 2 cijfers hebben we echter afrondingsfouten, waarvoor we een oplossing hebben moeten zoeken. Om dit probleem van de baan te krijgen, hebben we rond de tafel gezeten in verschillende werkgroepen met de e-invoicing business expert group, georganiseerd door de VBO waar GS1 deel uitmaakt”, zegt Bernard.
En de toekomst?
Proximus verstuurt vandaag per maand meer dan 14.000 facturen via het PEPPOL-netwerk. “Er is nog ruimte, wat ik zou willen, is dat onze systemen dagelijks de PEPPOL-directory scannen en automatisch de facturatie via PEPPOL activeert, maar we zijn er nog niet! We werken eraan om onze PEPPOL-configuratie toegankelijker te maken voor onze klanten via het MyProximus-portaal en we gaan hier ook promotie voor maken. We nodigen bovendien al onze klanten uit om ons MyProximus-portaal te raadplegen en om te kiezen voor de digitale facturatie via PEPPOL of via één van onze andere voorgestelde oplossingen”, besluit Bernard.
En de bedrijven die nog niet in de mogelijkheid zijn om PEPPOL-facturen te ontvangen, raadt Bernard aan om in een overgangsfase de oplossing HERMES te gebruiken. Dit platform werd opgericht door de federale overheid om uit te testen en om te genieten van de voordelen van het PEPPOL-netwerk.
