La facturation chez Proximus, c’est Peppol first !
Proximus investit dans la digitalisation des factures depuis de nombreuses années. Depuis 2018, l’opérateur de télécommunications utilise également le réseau PEPPOL pour l’envoi des factures vers les clients « Entreprises », et ces derniers mois, un coup d’accélérateur a été mis avec le projet « Peppol First ». Quel est le rôle du PEPPOL directory et comment Proximus entend-il stimuler l’utilisation de ce standard ? C’est ce que Bernard Philippe, Digital Invoices Program Manager chez Proximus, nous a expliqué.
Aujourd’hui les clients de Proximus peuvent recevoir leurs factures via différents canaux, allant de la traditionnelle facture papier vers différentes options digitales telles que l’envoi par email de la facture en format PDF ou dans l’application bancaire du client via Zoomit jusqu’à l’intégration dans les systèmes comptables des clients. « Historiquement, les grands clients étaient demandeurs de solution intégrée et voulaient recevoir leurs factures dans leur système comptable, mais les systèmes comptables n’étant pas standardisés, il fallait faire un projet à chaque fois pour intégrer notre format de facture vers leur format de facture », nous explique Bernard Philippe, Digital Invoices Program Manager chez Proximus. Depuis 2018, Proximus est également capable d’envoyer ses factures via le format PEPPOL. Le trajet a débuté avec le secteur public, puis a été étendu aux grandes entreprises et depuis 2021, PEPPOL est ouvert à toutes les PME. « Le gros avantage de PEPPOL, c’est la standardisation et grâce à cette standardisation, on ne doit plus se poser la question du format désiré par celui qui reçoit la facture ou du protocole à utiliser », continue Bernard.
PEPPOL, c’est une garantie de recevoir sa facture à temps, c’est un gain de temps pour la traiter, pour encoder les données dans les systèmes
Avec le programme PEPPOL First, Proximus passe à la vitesse supérieure et veut étendre le nombre de clients qui reçoivent leur facture via PEPPOL. Ce programme a pour but d’activer proactivement la facturation via Peppol pour tous les clients qui sont enregistrés sur le Peppol directory, que ce soit en direct ou via un service provider. « Concrètement, nous scannons le Peppol directory et le mettons en parallèle avec notre liste de clients pour identifier ceux qui sont prêts à recevoir la facture PEPPOL, et ce pour les petites et les grandes entreprises », précise Bernard. « Pour les grandes entreprises, nous prenons tout de même contact avec les clients pour valider qu’ils sont prêts à recevoir leurs factures via Peppol ».
Proximus collabore également avec Codabox pour développer l’usage de PEPPOL au sein des PME. « Codabox nous fournit chaque mois l’ensemble de leurs nouveaux clients qui souhaitent recevoir leur facture via PEPPOL, et il suffit juste d’activer la connectivité PEPPOL », explique Bernard. Codabox est alors le point d’entrée PEPPOL pour ces PME, c’est-à-dire qu’il reçoit les factures en format PEPPOL, les transmet au client final en format PDF et envoie au comptable le fichier complet en XML. Un vrai avantage pour le comptable qui dispose alors de toutes les informations structurées dans son système pour un traitement rapide et sans faute.
De la théorie à l’implémentation
« Lors de l’implémentation, il faut être attentif à mettre les bonnes informations dans les bons champs XML. GS1 nous a bien aidé sur ce point en clarifiant et en nous aidant à comprendre la norme PEPPOL, ce n’était pas évident de prime abord à comprendre tous ces champs », narre Bernard.
Proximus a dû également faire face à 2 challenges majeurs lors de l’implémentation de PEPPOL. Le premier est lié au détail de la facture qui était trop important pour tout mettre dans le format XML. Proximus a donc dû produire une facture résumée contenant moins d’informations. « Le deuxième challenge est que nos prix sont calculés avec 4 chiffres après la virgule et que la norme PEPPOL impose 2 chiffres après la virgule. En passant à 2 chiffres nous avions des erreurs d’arrondis pour lesquelles nous avons dû trouver une solution. Pour ce faire, nous avons eu de nombreux groupes de travail avec le e-invoicing business expert group organisé par la FEB dont GS1 fait partie pour régler ce problème », dit Bernard.
Et le futur?
Proximus envoie aujourd’hui plus de 14.000 factures par mois via le réseau PEPPOL. « Il y a encore de la marge, ce que j’aimerais, c’est que nos systèmes scannent tous les jours le PEPPOL directory et active automatiquement la facturation via PEPPOL, mais on n’y est pas encore ! Nous travaillons pour rendre la configuration PEPPOL plus accessible à nos clients sur le portail MyProximus et nous allons en faire la publicité. Nous invitons d’ailleurs tous nos clients à aller sur notre portail MyProximus et à choisir la facturation digitale via PEPPOL ou l’une des autres solutions proposées », conclut Bernard.
Et pour les entreprises qui ne sont pas encore en mesure de recevoir les factures PEPPOL, Bernard les invite à utiliser de façon transitoire la solution HERMES mise en place par le service fédéral pour tester et profiter des avantages du réseau PEPPOL.
