De meerwaarde van Peppol voor Colruyt Group
Zowel voor inkomende als voor uitgaande facturatie maakt Colruyt Group steeds meer gebruik van het internationale afsprakenkader Peppol. "We zijn ons ervan bewust dat dit formaat aan belang zal winnen voor de uitwisseling van informatie tussen de sectoren," stelt Bernadette Roesems, verantwoordelijke businesscommunicatie bij de Colruyt Group.
Bernadette Roesems werkt sinds vijf jaar op de IT-afdeling van de Colruyt Group. Ze is er verantwoordelijk voor de businesscommunicatie. Haar team staat in voor de automatische verwerking van orders, facturen en alle andere documenten die gerelateerd zijn aan de core business van het bedrijf. "Wij mappen de berichten in externe standaardformaten (EDIfact, Universal Business Language (UBL)) om naar een formaat van onze interne applicaties."
Colruyt Group gebruikt Peppol om zowel facturen te ontvangen als te versturen. Welke voordelen biedt de keuze voor Peppol? "Het is een formaat dat de overheid sowieso al oplegt," aldus Bernadette Roesems, "en het is dus intussen algemeen gekend. Het is inmiddels een internationale standaard en de meeste boekhoudpakketten kunnen het formaat genereren en verwerken. Verschillende leveranciers, ook kleinere trouwens, kunnen in het Peppol-formaat communiceren.”
Tot eind 2021 bestond de inkomende facturatie bij Colruyt Group uit twee grote instroomlijnen: in pdf-formaat en in EDIfact-formaat (Harmonized Order-to-Cash (HO2C)). "De retailfacturen zijn grotendeels in EDIfact-formaat en worden volledig automatisch verwerkt," legt Bernadette Roesems uit. "De facturen worden gelinkt met leverbonnen, receptiedocumenten en bestellingen, en we kunnen ze zodoende snel verwerken richting uitbetaling."
De facturen in pdf-formaat zijn veelal afkomstig van leveranciers uit andere sectoren dan de retail en worden via e-mail of per post aangeleverd. "Ze gaan naar onze OCR-dienst. Daar capteren we de nodige velden machinaal en we sturen de data naar finance voor boeking. Dat proces is niet volledig automatisch: voor iedere leverancier en iedere lay-out in pdf-formaat is een leerproces van de machine nodig."
Als je de pdf-flow met de EDIfact-flow vergelijkt, blijkt dat er via EDIfact minder fouten gebeuren. Dat wekt geen verbazing, aldus Bernadette Roesems. "Toch kunnen bij de captatie van de nodige velden sowieso dingen verkeerd ingelezen worden, afhankelijk van de kwaliteit van het oorspronkelijke document. Bepaalde facturen worden dan ook nog systematisch manueel nagekeken. Dat is arbeidsintensief en tijdrovend."
Peppol kan een meerwaarde toevoegen aan dat proces voor inkomende facturatie, beweert Bernadette Roesems. "EDIfact is specifiek voor retail. We willen andere leveranciers (cross-sectorieel) ook de mogelijkheid geven om ons elektronische facturen te sturen. De foutmarge zal daardoor verkleinen, aangezien er geen lees- en interpretatiefouten meer kunnen gebeuren, en de manuele controle voor een aantal facturen wegvalt."
Colruyt Group stuurt trouwens zelf al facturen uit via het Peppol-netwerk. "Ik denk daarbij dan aan kassafacturen naar de overheid en DATS24-tankstations. Ook Solucious (deel van de Colruyt Group) stuurt Peppol-facturen. We sturen maandelijks zo'n drieduizend facturen via Peppol, voornamelijk naar de overheid, maar ook B2B-klanten die geïnteresseerd zijn om een Peppol-factuur te ontvangen, kunnen dat aanvragen."
De grote uitdaging is dat de standaard er wel is, maar dat hij nog niet voor alle sectoren in detail is uitgewerkt. Bernadette Roesems: "Daardoor is de interpretatie van de verschillende velden soms niet eenduidig. De strikte validatie die voor UBL-facturen geldt, is een uitdaging voor de verzender, maar voor de ontvanger dan weer een pluspunt."
Bij de implementatie heeft GS1 Belgilux Colruyt Group ondersteuning geboden. "Voor de opzet van de uitgaande facturen zat GS1 in de werkgroepen met de overheid," legt Bernadette Roesems uit, "en zij hebben ervoor gezorgd dat er meer duidelijkheid is en dat de mapping uniform gebeurt. GS1 heeft de UBL-standaard afgetoetst op de Belgische wetgeving en heeft de standaard verder uitgewerkt, aangevuld met de nodige voorbeelden."
De standaard is nog niet voor alle sectoren eenduidig ingevuld. GS1 brengt de nodige mensen rond de tafel om afspraken te maken rond uniformiteit. GS1 biedt tevens opleidingen aan over Peppol. Aarzel niet om die te volgen en ondersteuning te vragen waar nodig. "De lezers raad ik aan om hun processen te analyseren en businesscases uit te bouwen," geeft Bernadette Roesems nog mee. "Door je processen te automatiseren kun je veel kosten besparen."
