La valeur ajoutée de Peppol pour Colruyt Group
Que ce soit pour la facturation entrante ou sortante, Colruyt Group utilise de plus en plus le cadre d’accord international Peppol. « Nous sommes convaincus que ce format va gagner en importance en matière d’échange d’informations entre les secteurs », explique Bernadette Roesems, responsable de la communication d’entreprise chez Colruyt Group.
Bernadette Roesems travaille depuis cinq ans au sein du département IT de Colruyt Group. Elle est responsable de la communication d’entreprise. Son équipe assure le traitement automatique des commandes, factures et de tous les autres documents liés au core business de l’entreprise. « Nous convertissons les messages reçus dans des formats standards externes (EDIfact, Universal Business Language (UBL)) au format de nos applications internes ».
Colruyt Group utilise Peppol aussi bien pour envoyer que recevoir des factures. En quoi est-ce avantageux d’opter pour Peppol ? « Il s’agit d’un format déjà imposé par les autorités », ajoute Bernadette Roesems, « et il est donc généralement déjà connu. Il s’agit désormais d’un standard international, et la plupart des logiciels comptables sont en mesure de générer et traiter ce format. Certains fournisseurs, dont des plus petits également, sont capables de communiquer au format Peppol.
Jusque fin 2021, la facturation entrante chez Colruyt Group se composait de deux flux principaux : format PDF et format EDIfact (Harmonized Order-to-Cash (HO2C)). « Les factures issues du retail sont principalement au format EDIfact et traitées entièrement automatiquement », nous dit Bernadette Roesems. « Les factures sont liées aux bons de livraison, aux documents de réception et aux commandes, ce qui nous permet de les traiter rapidement pour procéder au paiement ».
Les factures au format PDF proviennent généralement des fournisseurs issus d’autres secteurs que le retail, et sont envoyées par la poste ou par e-mail. « Elles sont transférées à notre service OCR. Là, nous extrayons les champs nécessaires par machine et nous envoyons les données au service finance pour imputation. Ce processus n’est pas entièrement automatisé : pour chaque fournisseur et chaque mise en page PDF, un processus de lecture par machine est nécessaire ».
Si vous comparez le flux PDF avec le flux EDIfact, il apparaît qu’EDIfact est source de moins d’erreurs. Cela n’a rien de surprenant, affirme Bernadette Roesems. « Durant l’extraction des champs nécessaires, il se peut en effet que certains éléments soient mal lus, en fonction de la qualité du document source. Certaines factures sont donc encore systématiquement vérifiées manuellement. Une tâche laborieuse et chronophage ».
Peppol peut apporter de la valeur ajoutée au processus de facturation entrante, déclare Bernadette Roesems. « EDIfact est propre au retail. Nous souhaitons permettre à d’autres fournisseurs (cross-sectoriels) d’envoyer également des factures électroniques. Cela permettra de réduire la marge d’erreur, étant donné qu’il n’y aura plus d’erreurs de lecture et d’interprétation, et le contrôle manuel d’une série de factures disparaîtra ».
Colruyt Group envoie d’ailleurs déjà des factures via la réseau Peppol. « Je pense notamment aux factures de caisse pour les autorités et les stations-service DATS24. Solucious (qui fait partie de Colruyt Group) envoie également des factures Peppol. Chaque mois, nous envoyons environ trois mille factures via Peppol, essentiellement aux autorités, mais les clients B2B qui souhaitent également recevoir des factures Peppol peuvent en faire la demande.
La difficulté, c'est que le standard existe, mais qu’il n’a pas encore été élaboré dans les moindres détails pour tous les secteurs. Bernadette Roesems : « Ainsi, il arrive parfois que l’interprétation des différents champs ne soit pas univoque. La validation stricte d’application pour les factures UBL constitue un défi pour l’expéditeur, mais un avantage pour le destinataire ».
Colruyt Group a pu compter sur le soutien de GS1 Belgilux lors de la mise en œuvre. « GS1 faisait partie du groupe de travail avec les autorités pour la conception des factures sortantes », explique Bernadette Roesems, « et ils ont veillé à clarifier les choses et à ce que le mapping soit uniforme. GS1 a vérifié le standard UBL au regard de la législation belge, en a poursuivi le développement et a ajouté les exemples nécessaires ».
Le standard n’a pas encore été complété clairement pour tous les secteurs. GS1 rassemble les personnes qu’il faut autour de la table afin de trouver des accords en matière d’uniformité. GS1 propose en outre des formations consacrées à Peppol. N’hésitez pas à les suivre et à demander de l’aide, le cas échéant. « Je recommande aux lecteurs d’analyser leurs processus et de créer des business cases », ajoute Bernadette Roesems. « Automatiser vos processus vous permettra de réduire considérablement les coûts ».
