GLN, de onderschatte identifier

GLN (afkorting van Global Location Number) is waarschijnlijk een van de meest onderschatte identifiers om bedrijven van over de hele wereld te identificeren. Dit identificatienummer kan door bedrijven worden gebruikt om hun locaties te identificeren, waardoor zij over de volledige flexibiliteit beschikken om elk gewenst type of niveau van locatie te identificeren. Een GLN kan (1) een juridische entiteit identificeren; (2) een functie; (3) een fysieke locatie of zelfs (4) een digitale locatie. Unieke en ondubbelzinnige identificatie van partijen is essentieel bij transactionele gegevensuitwisseling. Daarom zou het GLN de perfecte oplossing kunnen zijn om nationale en continentale identifiers, beperkt tot bepaalde grenzen en jurisdicties, te overstijgen.

Wat kan een GLN identificeren?

Een juridische entiteit

Een functie

Een fysieke locatie

Een digitale locatie

Waarom zou een bedrijf een GLN gebruiken in plaats van een interne code?

Hoewel het GLN waarschijnlijk het meest wordt gebruikt in Electronic Data Interchange (EDI), kunnen de voordelen duidelijk zijn in elk bedrijf en zeker bij sector- of grensoverschrijdende transacties. Elk bedrijf kan zijn eigen interne codestructuur ontwerpen om locaties te identificeren. Hoewel dit de gemakkelijkste en snelste manier lijkt, kan dit problemen opleveren wanneer men Order to cash informatie probeert uit te wisselen tussen handelspartners. Denk bijvoorbeeld aan de bestemmende partij waar goederen of diensten moeten worden geleverd. Door te voorzien in één universele wereldwijde identifier (die kan worden geraadpleegd in een centraal, wereldwijd register), kan deze leveringsplaats ondubbelzinnig worden geïdentificeerd voor zowel koper als leverancier (en alle tussenliggende partijen zoals bv. logistieke dienstverleners). Hierdoor zou het in ERP-systemen niet langer nodig zijn interne bedrijfsspecifieke codes te gebruiken om leveringslocaties te identificeren. Er zou gebruik kunnen worden gemaakt van wereldwijde identificatiecodes die in elke stap van het eProcurement-proces (pre-award en post-award) kunnen worden toegepast.

Eén universeel identificatienummer voor elk track-and-trace systeem

Een ander groot voordeel van het gebruik van het GLN is het feit dat deze identifier ook kan worden geïmplementeerd in verschillende track-and-trace systemen. Stel je een container voor die van Melbourne naar Brussel wordt verscheept. Deze container zal tijdens de reis op verschillende punten in de wereld moeten worden getraceerd. Een universele identificatiecode om de tijd aan te duiden op geografische locaties langs de route van de container zou een groot voordeel betekenen voor alle partijen die betrokken zijn bij het verplaatsen van deze goederen van punt A naar punt B.

European Commission Core Usage Invoice Specification

Zoals reeds vermeld, kan het GLN ook helpen om problemen te voorkomen bij het gebruik van nationale identificatiemiddelen. Dit was de reden waarom de Europese Commissie besliste om het GLN te gebruiken als enige identificatiecode voor de koper in hun "European Commission Core Usage Invoice Specification”, gebaseerd op de Europese norm inzake e-facturering (EN 16931).

Kort samengevat, GLN heeft vele voordelen om bedrijven over de hele wereld te ondersteunen:

Verbeteren van transparantie & zichtbaarheid en mogelijk maken van track and trace.
Tijdsbesparing op handmatige documentatie en gegevensinvoer.
Verhogen van de efficiëntie van het eProcurement proces (inclusief bestellen en factureren).
Gestroomlijnde communicatie in de gehele toeleveringsketen.

Wegnemen van de noodzaak van bedrijfseigen identificatiecodes die niet compatibel zijn met systemen van handelspartners.
Consolideren van gegevens en kenmerken met betrekking tot een partij of locatie in één enkel wereldwijd register dat alle relevante informatie bevat.
Het vertrouwen met handelspartners en consumenten vergroten.
GLN is volledig compatibel met ISO-norm 6523; de International Code Designator (ICD) voor GLN is '0088' (kan bv. worden gebruikt in het Peppol framework).