GS what? Hoe werkt de GS1 organisatie en de FMCG & Foodservice sector?
In de voorbije nieuwsbrieven gaven we steeds uitleg over de verschillende GS1-standaarden en oplossingen en de bijhorende dienstverlening die we onze leden aanbieden. Maar hoe komen die standaarden en oplossingen eigenlijk tot stand? En wie bepaalt wat er in de FMCG & Foodservicesector op de agenda komt?
We legden de vraag voor aan onze sector manager Tom Depoorter.
“We kunnen misschien beginnen met onze naam die eigenlijk een afkorting is en voluit Global Standards One luidt. Samen met onze tagline 'The Global language of business’ zegt het al heel veel.
Als standaardenorganisatie bieden wij producenten en groothandelaars van o.a. levensmiddelen, verzorgings- en onderhoudsproducten, supermarkten, cateraars en andere spelers uit de sector een set van standaarden en oplossingen om efficiënt samen te werken.
Hoewel al deze spelers eigen ICT-systemen hebben, zorgen onze supply chain standaarden voor een gemeenschappelijke taal, waardoor tijd en geld bespaard worden.”
Bepaal jij als sectormanager met jouw team hoe de bedrijven moeten werken; welke productgegevens er uitgewisseld moeten worden en welke gegevens er op een elektronische leverbon moeten staan?
“Nee, zo werkt het niet. We zijn naast een standaardenorganisatie vooral een user community. 2 miljoen bedrijven zijn wereldwijd lid van onze organisatie. Aan die leden bieden wij allerlei diensten, maar vooral ook een platform om te overleggen over niet-concurrentiële zaken. Bepaalde zaken krijg je immers gewoon niet gedaan zonder met je handelspartners of concurrenten samen te werken.
"Boven alles zijn we een user community"
Het zit in het DNA van onze organisatie. Toen een Amerikaanse supermarktketen in de jaren ‘70 de barcode wilde introduceren, was die zo slim om eerst het idee bij de andere supermarkten af te toetsen, om daarna gezamenlijk de fabrikanten te overtuigen van de meerwaarde van die lelijke streepjes op hun mooie verpakkingen.”
Hoe werkt die user community dan concreet?
"We hebben verschillende nationale werkgroepen waarin alle geïnteresseerde leden actief kunnen participeren.
Eén van die werkgroepen houdt zich bezig met de overgang van nationale nummers naar globaal unieke nummers of GTIN's voor consumentenartikelen met variabel gewicht. De doelstelling is om dit GTIN samen met het gewicht (en eventueel additionele productgegevens) in een ander type barcode te coderen. Dit kan o.a. in een 2D barcode; en we merken dat de vraag hiernaar groot is. In de werkgroep bespreken we de impact van deze transitie op de stakeholders en delen we ervaringen en best practises die voortkomen uit de implementaties. GS1 poogt zo de overgang naar GTIN’s en naar 2D barcodes zo vlot mogelijk te laten verlopen.
"Onze actieve leden beheren en ontwikkelen mee onze standaarden"
Er is ook een werkgroep die de gestandaardiseerde productfiche (het datamodel) beheert die in GDSN kan uitgewisseld worden. Zij wegen elk wijzigingsverzoek af op basis van business- of legal requirements. Klopt de business case wel, hoe krijgen we de invoerinstructie helder voor mensen die productgegevens registreren, hoe gaan we het business attribuut als technisch attribuut voorstellen, zodat het ook voor systemen die productinformatie geautomatiseerd uitwisselen, leesbaar is.
En tot slot is er ook een werkgroep die hetzelfde doet voor de standaard van de elektronische bestelbon, leverbon en factuur (Harmonized Order to Cash.)”
Dus elk bedrijf dat lid is van GS1 kan deelnemen aan de werkgroepen?
“Er zijn meer dan 7.500 bedrijven lid van GS1 Belgium & Luxembourg waarvan meer dan de helft tot de FMCG & Foodservicesector behoort. Het is uiteraard onmogelijk om met zoveel spelers te vergaderen.
De meeste van hen zijn ‘passieve’ leden, die gebruik maken van onze standaarden en dienstverlening, maar er is ook een kleine groep actieve, werkende leden Die tweede groep beheert ook onze standaarden en gaat die dus mee ontwikkelen en aanpassen.
"Alleen door samen te werken komt men tot standaarden die bruikbaar zijn voor heel de sector."
Het voordeel voor hen is dat zij mee aan het stuur zitten en altijd als eerste op de hoogte zijn. Maar actief participeren vergt ook een investering: wij verwachten dat zij tijd en kennis investeren, goed voorbereid zijn en actief aan vergaderingen deelnemen.
Belangrijk is te beseffen dat je tijdens zo’n vergadering niet alleen je eigen bedrijf vertegenwoordigt, maar eigenlijk ook je sectorgenoten. Zit er maar een groothandelaar van groenten en fruit aan tafel, dan moet die ook nadenken namens zijn concullega’s en zich bovendien ook inleven in de rol van de ander partners voor en na hem in de keten. Alleen zo komt men tot standaarden die bruikbaar zijn voor heel de sector.”
Kunnen die werkgroepen zomaar om het even welk initiatief nemen?
“Nee, er bestaat ook een Raad van Bestuur waarin een 20-tal stakeholders uit de verschillende sectoren zetelen. Zij worden verkozen uit de actieve, werkende leden. De bestuurders werken samen met de directieleden van GS1 het strategisch plan uit. Dit bevat de speerpunten voor een periode voor 3 jaar. Zij waken ook hoe mensen, geld en andere middelen binnen GS1 worden ingezet.
Één van de belangrijkste speerpunten is dat volop moet ingezet worden op het uitwisselen van een zo’n breed mogelijke set kwalitatieve gestandaardiseerde productgegevens op een laagdrempelige manier . Het project waarin wij de systemen waarmee de sector productinformatie uitwisselt, herbouwen, past binnen deze strategie: er komt één centrale tool om de identificatiesleutels van producten (GTIN’s) en alle productinformatie in te beheren: My Product Manager.”
Bekijk het overzicht van bestuurders en werkende leden
Interesse om actief te participeren rond onze standaarden en oplossingen? Contacteer dan de sectormanager op: fmcg-foodservice@gs1belu.org of +32 2 229 18 88.
