Op weg naar elektronische facturatie

De verschillende Belgische overheden zetten volop in op de elektronische facturatie door bedrijven aan de overheid (Business-to-Government of B2G). Eén van de toekomstige stappen is een verplichte elektronische B2B-facturatie. Waarom is dit belangrijk en wat zijn de voordelen voor de bedrijven? Wouter Bollaert, Adviseur-generaal bij de FOD Financiën, geeft ons een woordje extra uitleg.

Onze gesprekspartner

Wouter werkt reeds 14 jaar bij de Federale Overheidsdienst Financiën. Hij startte bij de operationele diensten en werkt nu al bijna twaalf jaar op de dienst managementondersteuning van de administratie KMO, binnen de Algemene Administratie van de Fiscaliteit. Deze afdeling vormt de link tussen de operationele en ondersteunende diensten. Ze nemen de lead in projecten en initiatieven die de efficiëntie verhogen. Dat kan concreet gaan over applicaties verbeteren of werkmethodes optimaliseren, maar ook beleidsmatig voorstellen maken en uitwerken. E-invoicing is daar een voorbeeld van.

Verplichte B2B-facturatie

“Momenteel zitten we nog in een groeitraject waarbij we onderzoeken hoe we de mogelijkheden voor iedereen optimaal kunnen benutten”, vertelt Wouter. De potentiële baten zijn namelijk enorm, maar er zijn ook heel veel stakeholders bij betrokken. Een verandering van deze omvang moet dus goed begeleid worden. De visie moet duidelijk zijn voor iedereen en stakeholders moeten overtuigd zijn van de noodzaak om te veranderen. Dit kan en mag dus niet halfslachtig worden ingevoerd. Bovendien is er afstemming nodig met de Europese Commissie, want in de huidige stand van zaken moet er bijvoorbeeld een afwijking gevraagd worden op de btw-richtlijn, om een B2B-verplichting te kunnen invoeren. Al deze zaken vragen de nodige tijd.

Interoperabiliteit

Het grootste aandachtspunt in dit debat is de interoperabiliteit om over te kunnen gaan op een volledige digitalisering. Peppol heeft in het geval van B2G-facturatie al zijn meerwaarde bewezen. Dit bewijst dat we nood hebben aan een open ecosysteem, waarbij ondernemingen zich slechts eenmalig moeten registreren. Zo kunnen ze iedereen op het netwerk bereiken om gestructureerde data uit te wisselen.

Zeker voor KMO’s is dit een belangrijk voordeel, aangezien zij vaak niet de middelen hebben om op maat gemaakte oplossingen op te zetten. Peppol is het afsprakenkader dat hiervoor de beste garanties biedt, niet alleen tussen sectoren onderling (cross-sector), maar ook over de grenzen heen (cross-border). De gezamenlijke verklaring van OpenPeppol en EESPA (de Europese vereniging van service providers) is een belangrijk signaal dat het project heel wat rugwind geeft. De vaststelling dat ook landen buiten Europa zich focussen op Peppol (Australië, Japan, Singapore, Nieuw-Zeeland, …) zet deze stelling alleen maar kracht bij.

Digitalisering zou de zaken makkelijker en efficiënter moeten maken, maar dat is nu niet altijd het geval. Men probeert dan een tussenoplossing uit te werken door een ongestructureerde PDF (elektronisch papier) via een uniek kanaal (e-mail) te verzenden. Dit blijven echter oplossingen die uitgaan van een papieren flow, daar waar de echte meerwaarde zit in een volledig digitaal proces, machine-to-machine. Het definiëren en opleggen van een standaard geeft alle ondernemingen in België de kans om hun facturatieproces te optimaliseren; niet alleen de ondernemingen met een op maat gemaakt ERP-pakket.

De meerwaarde van GS1

Het is een algemene regel dat men eerst moet standaardiseren alvorens te automatiseren. Standaarden, zoals die van GS1, spelen dus een belangrijke rol, zeker als deze grensoverschrijdend gebruikt kunnen worden. Denk hierbij aan het Global Location Number (GLN) om de verschillende partijen van een factuur te identificeren. Gezien de geglobaliseerde economie, heeft het geen zin voor ondernemingen, noch voor de overheid om oplossingen uit te werken die enkel toepasbaar zijn binnen de eigen landsgrenzen. “Om die reden nemen we uiteraard deel aan de bestaande overlegstructuren met internationale organisaties, zoals de Europese Commissie en de OESO”, vertelt Wouter.

Wat brengt de toekomst?

“De grootste uitdaging is voldoende draagvlak creëren door de neuzen van alle stakeholders in dezelfde richting te krijgen.”, benadrukt Wouter. Het staat buiten kijf dat de baten verder gaan dan enkel het efficiënter maken van één document, de digitale factuur. Het gaat om de digitalisering en het future proof maken van onze maatschappij, zodat de real-time economy op een brede schaal mogelijk wordt gemaakt. Het is de taak van de overheid om de juiste marktcondities te creëren, maar dit zal uiteraard in nauw overleg met ondernemingen en hun vertegenwoordigers dienen te gebeuren. Enkel zo kunnen we zoveel mogelijk ondernemingen bereiken. Op dit moment is e-invoicingde drijvende kracht voor verandering. Het lijkt me zeker aangewezen dat er op een bepaald moment, met alle betrokken overheidsinstanties, een globaal plan wordt opgesteld waarin ook andere documenten worden opgenomen in de roadmap. Een studie van UHasselt schat de totale kostenbesparing voor de Belgische economie, bij veralgemeende e-invoicing op 3,5 miljard euro. “Wat zou de kostenbesparing dan wel niet zijn, mocht dit worden toegepast op elk document”, vraagt Wouter zich af.

“De digitalisatie is onomkeerbaar, gelet op de win-win voor zowel overheid als ondernemingen. Het komt er nu vooral op aan om de juiste keuzes te maken zodat de richting die we inslaan future proof is”, besluit Wouter.