pgb-Europe bevestigt kwaliteit tijdens Data Quality Contest
pgb-Europe was de grote winnaar van de Data Quality Contest in de categorie Ironman (>2500 GTIN's). Dit deden ze door 100% datakwaliteit te behalen, alle productafbeeldingen toe te voegen, verpakkingsattributen aan te vullen en alle warnings op te lossen. Wij vroegen aan Cedric Nolf hoe ze dit hebben aangepakt.
Onze gesprekspartner
pgb-Europe is groothandel en fabrikant van bevestigings- en verankeringsmateriaal. De Europese hoofdzetel bevindt zich in Gent, en er zijn ook vestigingen in Polen, Frankrijk en Azië. Cedric Nolf startte bij pgb- Europe als verantwoordelijke master data en evolueerde zo tot Business Improvement Manager. In zijn functie zorgt hij ervoor dat data doorheen de hele organisatie worden uitgewisseld om processen te optimaliseren en te automatiseren.
Data Quality Contest kwam als geschenk
We hadden voor 2023 als jaardoel om onze productinformatie via GS1 uit te wisselen met de retailers. “De Data Quality Contest kwam als een geschenk om ons extra te motiveren en heeft het traject, dat we sowieso gingen doen, versneld”, vertelt Cedric. “We hadden al een voorstudie gedaan waarbij we hadden onderzocht hoe het datamodel juist werkt en de impact ingeschat. In juni, bij het begin van de wedstrijd, zijn we helemaal van nul begonnen met het invullen van alle attributen.” Een solution provider begeleidde het vierkoppige team van pgb-Europe doorheen het volledige traject.
Kwalitatieve productinformatie als verlengstuk van het fysieke product
Kwaliteit leveren is één van de ankerpunten voor pgb-Europe. “Kwalitatieve productinformatie is een verlengstuk van het fysieke product geworden en is een extra service die we bieden aan onze klanten”, verklaart Cedric. Denk maar aan de verschillende webshops waarbij klanten enkel kunnen vertrouwen op deze informatie. Als retailers vandaag vragen voor een dataset van een aantal producten, wordt dit nu ook eenvoudiger om aan te leveren. Intern is goeie data ook een sterke meerwaarde voor efficiëntere processen en vlottere analyses en rapporteringen.
“We kozen ervoor om te beginnen met enerzijds de meest coherente bricks te nemen waar het meeste GTIN’s inzaten en anderzijds voor het assortiment dat het meest wordt verkocht. De scope besloeg 13.000 GTIN’s. Op basis van deze scope werd dan samen met de solution provider een retroplanning opgesteld met een aantal mijlpalen.”
Uitdaging
De meeste productinformatie was intern al beschikbaar via het ERP-systeem, maar niet altijd in de correcte vorm in lijn met de richtlijnen van het GS1 datamodel. Bijvoorbeeld onze productafbeeldingen stonden niet in het juiste formaat of voldeden niet aan de vereisten omdat er bijvoorbeeld geen transparante achtergrond was. Om dit op te lossen hebben we een extern bureau aangesproken om ons te helpen conform te zijn met de vereisten. De verpakkingsinformatie was dan wel iets dat we eenvoudig konden beheren.
Om de voortgang goed te kunnen opvolgen, werd er een werkdocument opgemaakt en een goede taakverdeling opgesteld. Wekelijks waren er ook meetings waar iedereen een stand van zaken meegaf.
Van zodra alle velden voorbereid waren, werd alles manueel opgeladen in My Product Manager. Nadien maakten we gebruik van de datakwaliteitsrapporten om de foutmeldingen te analyseren en bij te schroeven waar nodig.
Ten slotte was er een debrief om best practices te delen en potentiële hindernissen in de toekomst te vermijden. Op deze manier zorgden we ervoor dat iedereen op dezelfde golflengte zat en multi-inzetbaar was.
Toekomstige projecten
“Tegen het einde van het jaar willen we de productinformatie van 25.000 GTIN’s die specifiek relevant zijn voor de retail op orde hebben”, vertelt Cedric. Met andere woorden de resterende 12.000 GTIN’s. Dit komt overeen met wat er beschikbaar is op de eigen webshop van pgb-Europe.
Tijdens de Data Quality Contest waren we eerder resultaatgericht en wilden we zo snel mogelijk de data beschikbaar maken. Op termijn willen we dit proces ook klaar maken voor de toekomst door te werken met een machine-to-machine-connectie. “Dit zal ons toelaten om rechtstreeks vanuit ons ERP-systeem te publiceren naar My Product Manager en zo één bron van de waarheid te hebben”, besluit Cedric.
